文印及文印设备规定.docVIP

第 PAGE 4 页 共 NUMPAGES 4页 文印及文印设备管理规定 第一章 总则 为使公司文印工作规范化，保证和提高文印设备利用的效能与使用寿命，结合公司实际情况，特制订本规定。 本规定所指的文印设备为复印机、计算机、打印机、传真机等办公设备。 本规定适用于公司各部门和有关人员。 第二章 打印范围 公司的文件，属打印范围方予打印，否则不予打印。 凡经办公室上报下发的文件、报表、工作计划、总结、请示、报告、简报、通报、通告、信函、规章制度及其实施细则、宣传教育材料、任免决定、奖惩决定，以及办公室主任批准打印的文件、材料均属打印范围。 由归口部门负责拟订、编写的带有全局性的工作计划、总结、报告、重要活动、会议的纪要等，也属打印范围。 不需上报的各部门的工作计划、临时性工作安排、一般表格、一般资料和便函，内部传递的请示报告等均不属打印范围。 第三章 文印工作管理 复印、打印、传真文件事先须由申请人填写“复印、打印、传真申请单”（附有发文单除外），经申请部门负责人和秘书室主管签字同意后才予办理。办理保密文件按公司《保密制度》执行。 文印员接稿后，应认真检查审批手续是否完备，字迹是否清楚，文面是否整洁。对审批手续不全、文面凌乱不清的文稿，文印员有权拒绝执行。 文印员要树立严格的保密观念，不得将打印、复印或传真资料中有关公司秘密的事项透露给他人。 文印员要严格按照审批份数复印、打印，不得截留任何文件，废弃文稿须按规定销毁。对需要留存的文档，在打印完毕后，须将文档备份在软盘上并妥善保管软盘，不得在硬盘上留存。 文稿清样打印完毕后，文印员将原稿与清样及时送达呈交人或通知有关人员到文印室来取，不得延误。 拟稿人负责校对清样并签字。属校对未发现的错误由校对人负责，校对后没有改正的，由文印员负责。 文印员对打印、复印、传真的文件资料，应于“文件复印、打印、传真登记薄”做好记录，月终按部门汇总统计，报办公室主任。 私人资料，不得在公司复印、打印、传真。 公司级印章和介绍信由办公室管理，由秘书室主管负责保管和在批准后使用，并据实登记“用印登记表”。办公室主任对印信的保管和使用情况每月进行检查。 使用公司印章申请人必须填写“用印申请单”，由本部门经理、办公室主任审批。必要时办公室主任须上报行政总监或总经理，由其最终批准。 遇有下列情况之一时，须由总经理批准用印： 公司对外发文； 公司签订合同； 代表公司的其它行为需要。 对审批手续不全的要求，掌印人有权拒绝用印。 部门印章由部门经理指定专人保管，由部门经理批准使用。 第四章 文印设备管理 公司文印设备由办公室统一管理，并定期检查使用与维护情况。使用部门要指定专人（文印员）负责保管和使用，指定专人在使用前必须经过专业培训。其他人员不得使用，否则，造成设备损坏除负赔偿责任外，视情节给予50元—200元的罚款。 各种文印设备须放置在指定的地点，不得擅自移动。 文印员要熟悉文印设备的使用、保养方法，按规范要求操作，保持设备清洁和正常运行。发现故障，应及时向办公室报修，禁止私自对设备进行拆卸修理。 严禁使用计算机干与工作无关的事情，如玩游戏、私自上网、干私活。违犯者罚款50元/次。 使用计算机要提高安全和警惕意识，定期进行杀毒，禁止使用不明来历的软盘和质次的光盘。如需使用外部软盘，要先进行杀毒。 在未获批准和无专业人员指导的情况下，使用人员不得对计算机内软件和程序进行删除和修改，不得加载无关软件。 第五章 附则 本规定由办公室制订，报行政总监批准后施行，修改时亦同。 本规定由办公室负责解释与检查。 本规定施行后，凡其他相同的规章制度或与之相抵触的规定自行废止。 本规定自发颁布之日起施行。