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会展策划基础知识了解
会展策划基础知识了解
1、参展的流程和注意事项
首先,展品选择是第一位的。展品是给观摩者留下印象的最重要因素。展品选择应依据三项原则:1 、针对性2 、代表性3 、独特性。针对性是指展品要符合展出的目的、方针、性质和内容。代表性是指展品要体现展出者的高新技术,生产能力及本行业特点。独特性是指展品要有自己的独到之处,与同类产品相比,明显有别。
其次,参展商的现场展示。现在,很多参展商都采用歌舞表演,有奖问答和视频音频的展示方法。这是因为在静态条件下,并不能说明展品的全部性能,显示全部特征,需要借助其他材料或设备等手段来加以说明,强调及渲染。参展商要注意引导参观者的现场参与,并准备一些小包装样品免费派发。
第三,展台设计。当前,很多展会还以特装修的比例为主要宣传点。各参展商也越来越重视特装修。但特装并非花钱越多,装修越豪华越好。参展商考虑的应是特装能否充分反映自己的形象,吸引参观者的注意力。因此,你可以从几个方面衡量装修是否达到目的:1 、展台设计要与展会整体的贸易气氛相协调;2 、展台设计是为了衬托展品,不可喧宾夺主;3 、展台设计需考虑参自身的公众形象,不可过于标新立异; 4 、不要忽略展台的展示、会谈、咨询和休息等基本功能。
第四,工作人员的配备是展览成功的关键。展台的人员配备可从四个方面加以考虑:1 、按展览会的性质选派合适类型或相关部门的人员;2 、根据工作量的大小决定人员数量;3 、人员的基本素质及个性;4 、加强专业知识的培训及产品性能的了解,包括专业知识、产品性能、演示方法等等。
第五,客户邀请。前往专业展会的参观者目标都很明确。所以参展者除了被动地等待客户,开展前要有意识地邀请客户。可采取直接登门拜访、刊登广告、现场宣传、派发资料等手段,邀请和吸引客户。
有经验的大公司做这些事情的时候,并非眉毛胡子一把抓,而是制定周详的计划。参考下表,看一看你做到了吗?
参展计划时间表:(一) 12 个月前:1 、从展览的规模、时间、地点、专业程度、目标市场等各方面,综合专家意见,确定全年展览计划;2 、与展览主办单位或代理公司联系,取得初步资料;3 、选定场地;(一般而言,首次参加国际大展,较难取得最佳位置);4 、了解付款形式,考虑汇率波动,决定财务计划。
(二) 9 个月前:1 、设计展览结构;2 、取得展览管理公司的设计批准;3 、选择并准备参展产品;4 、与国外潜在客户及目前顾客联络;5 、制作展览宣传册。
(三) 6 个月前:1 、以广告或邮件等进行推广活动;2 、确定旅行计划;3 、预付展览场地及其他服务所需款项;4 、复查公司的参展说明书、传单、新闻稿等,并准备必要的翻译;5 、安排展览期间翻译员;6 、向服务承包商及展览组织单位定购促销广告。
(四) 3 个月前:1 、继续追踪产品推广活动;2 、最后确定参展样品,并准备大量代表本公司产品品质及特色的样品,贴上公司标签;3 、将展位结构设计做最后的决定;4 、计划访客回应处理程序;5 、训练参展员工;6 、排定展览期间的约谈;7 、安排展览现场或场外的招待会;8 、出国展则需购买外汇。
(五)四天前:1 、将运货文件、展览说明书及传单等额外影印本放入公事包;2 、搭乘飞机至目的地。
(六)三天前:1 、抵达,饭店登记;2 、视查展览厅及场地;3 、咨询运输商,确定所有运送物品是否安全抵达;4 、指示运输承包商将物品运送至会场;5 、联络所有现场服务承包商,确定一般准备就绪;6 、与展览组织代表联络,告知通讯方法;7 、访问当地顾客。
(七)两天前:1 、确定所有物品运送完成;2 、查看租用的设备及所有用品,了解其功能;3 、布置展位;4 、将所有活动节目做最后的决定。
(八)一天前:1 、将摊位架构、设备及用品做最后的检查;2 、将促销用品送达直接分配中心;3 、与公司参展员工、翻译员等进行展览前最后沟通。
(九)展览期间:1 、尽早到会场;2 、展览第一天即将新闻稿送到会场的新闻中心;3 、实地观察后尽早预约明年场地;4 、详细记录每一个到访客户的情况及要求,不要凭事后记忆;5 、对于没有把握的产品需求,不要当场允诺,应及时报告总部作出合理答复。一旦应诺,必须按质按期完成;6 、将每日情况做成简报通知员工;7 、每天将潜在商机及顾客资料送回公司,以便及时处理及回应。
(十)展览结束:1 、监督摊位拆除;2 、处理商机;3 、寄出感谢卡。
会议中需要使用的设备搭配
尽管现在出现了非常精密、复杂的视听设备和电教系统,但会展策划师需要准备的基本视听设备种类还是一样的:屏幕/放映机/
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