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关于合并院校档案管理问题及其对策 的综述 作者：王亮 康启超 摘要：在知识经济空前发展的今天，国民教育越来越受到重视。近十年来，越来越多的高等院校开始寻求一条院校合并的道路，来提高自身竞争力，以达到强强联合的目的。在院校合并过程中，既有机遇也有挑战，合并院校的档案管理便是一方面。我们通过对进20篇论文的研究做出本篇综述，针对合并院校的档案管理进行研究，对档案管理所存在的一些问题提出对策和建议。旨在优化高校档案管理工作以适应高等教育改革和创新的发展需要。 关键词：合并院校 档案管理 问题与对策 目录 第一章 概述 第二章 档案分类 第三章 合并院校的档案管理问题 第四章 建议对策 第五章 结语 附 录 参考文献 第一章 概述 随着国家科教兴国战略的实施以及知识经济时代的到来，为增强院校的办学实力，提高竞争能力，优化资源配置，整合教育资源，各高校纷纷走上合并的道路，寻求强强联合的甘甜果实。但是，从两个或多个相似或不同院校合并为一个崭新的强大的学校，并不是像两条小溪汇成一条河流那样简单。新合并的院校面临着许多新的管理问题和挑战。而在院校的合并过程中，与高校办学改革、发展息息相关的档案信息的收集、管理与利用工作显得十分重要。 首先，我们必须深入了解档案信息对于合并院校的发展的意义所在。 早在600年前，明朝内阁大学士邱 就曾经用“今世赖之以知古，后世赖之以知今者也”来解释档案的作用。确实，有了档案的信息记录，我们就可以从中吸取古人总结的教训，也能借以证明当今研究的某些问题。所以档案又被称为“未掺水的史料”，它是真实工作的完整记录。而对于当今合并院校来说，档案也具有其重要的实际作用。 第二章 档案分类 档案可分为文书档案、教学档案、人事档案、会计档案、基建档案、期刊档案、照片档案等。 文书档案，它收录了包括上级指导性文件、学校各部门机构文件和学校各类会议记录文件等部分的内容，是学校行政职能、教学职能以及学校发展的见证，是学校在发展道路上不断摸索前行的缩影。 教学档案，它作为学校档案的主体部分，记载着以往各届学生的个人信息、录取信息、学业成绩、毕业论文等。无论学校合并与否，这一部分档案都是每个学生寻找工作时用人单位需要查阅的重要信息。因此，保证教学档案的科学管理，才能使学生学习就业工作的有序进行。 人事档案，它主要包括学校各位在职、离职、离休、退休教职工的档案，其保管妥善与否直接关系到所有教职工的个人情况。 会计档案，是各财务部门财务情况的真实反映。根据以往的财会记录，合并后的新学校可以据此更好的管理统筹学校的财务工作，为新学校各项工作正常的进行提供有力的保障。 基建档案，记录学校自建校以来各项施工的情况，记录学校的构建情况，可为合并后学校的改建施工提供重要资料。 期刊档案，照片档案等也作为独自的门类起着记录参考的作用。 第三章 合并院校的档案管理问题 档案管理对学校发展具有重要的意义，也是一项庞杂的工作。尤其是对于合并院校来说，如果各项管理工作不到位，很可能出现这样那样的问题。我们参考近20篇全国各合并院校档案管理工作者发表的文章，总结出以下几点问题： 合并前档案管理模式存在差异 许多合并院校的前身都是不同种类的大学，在合并前必然会存在档案工作、管理机制、运行机制等各方面的差异。院校会有各自的档案管理模式和档案整理方案。举例来说，学生最为常用的《学校录取新生名册》在装订整卷期间，某些院校是按省份分类进行装订，某些院校则是按照录取批次进行装订。而这些不同院校的同一类档案，在院校合并时就不可能将所有档案集中重新装订整理。 并校后硬件设施和档案馆舍规模问题 院校合并后，由于工作量加重，人员重新分配等原因，档案部门会有硬件设施的要求。缺少必备的档案专用电脑、扫描仪、胶装机等硬件设施，档案整理工作，包括工作量倍增的档案扫描，档案录入等任务很难在短期内高效率的完成。另外由于档案资料的重新归纳整理，原有档案馆舍的规模无法满足新档案的整理需要，无法容纳大量的档案资料，从而不能实现集中办公，为档案工作带来一系列障碍 档案集中统一收集受到限制 虽然合并院校在筹划合并之时已经考虑到校区距离的问题，但这绝不是首要考虑的因素，相邻院校的合并毕竟是少数，况且部分合并院校还可能在市外或省外建立分校，所以许多合并院校档案的集中统一管理都严重受制于校区距离，而一旦档案分区管理，又势必给管理员的工作带去很大的麻烦。 专业人员缺乏，现有管理人员的业务水平参差不齐 经合并后的院校师资队伍迅速膨胀，各门类档案的管理任务剧增，无形中就对档案管理人员的业务水平提出了较高的要求。但是根据了解，各高校中真正对档案管理有深入研究的管理人员并不多，很多档案员业务不熟练，经验不丰富。试问在这样严峻的形势下，这些档案员又怎能