04-RCPMIS实施指导手册之二-办公和资料管理.doc

铁路建设项目管理信息系统V2.0 Railway Construction Project Management Information System 实 施 指 导 手 册 之 二 办公和资料管理 铁道部信息技术中心 2007年3月 目 录 第一章 办公资料管理 1 1.1 办公资料管理概述 1 1.2 办公资料的各个方面管理 1 1.2.1 即时通讯 1 1.2.2 工作管理 1 1.2.3 信息发布 1 1.2.4 文档管理 1 第二章 系统介绍 1 2.1 系统设计原理 2 2.1.1矩阵式项目结构 2 2.1.2多级分模块权限管理 2 2.2 系统功能描述 2 第三章 系统实施 3 3.1 实施准备工作 3 3.1.1 前期协调 3 3.2 基础工作 3 3.2.1建立组织结构树 3 3.2.2分配角色列表 3 3.2.3基础权限分配 3 3.3 系统实施 5 3.3.1 实施范围 5 3.3.2 实施条件 5 3.3.3 实施步骤 6 第四章 系统操作 7 4.1 即时通讯 7 4.1.1 发送消息 7 4.1.2 接收消息 9 4.1.3 多媒体通讯 10 4.1.4 消息广播 11 4.1.5 广播窗口增加部门多选功能 12 4.1.6 文件传输 12 4.1.7 直接发送 12 4.1.8 服务器转发 13 4.1.9 文件分发 14 4.1.10 文件接收 14 4.1.11 直接接收 14 4.1.12 文件接收 16 4.1.13 个人文件储藏 17 4.1.14 会议室 17 4.1.15 查看屏幕 20 4.1.16 发送邮件 21 4.1.17 检查新邮件 22 4.1.18 查看留言 22 4.1.19 记录管理 22 4.1.20 查找用户/添加好友 23 4.1.21 组织结构 23 4.1.22 更改密码 24 4.1.23 更新系统数据 24 4.1.24 应用插件 24 4.1.25 滚动窗体 25 4.1.26 系统功能选项 25 4.1.27 分人设定 25 4.1.28 自动处理 27 4.1.29 邮件检测 27 4.1.30 外观 28 4.1.31 网络带宽 29 4.2 信息发布 29 4.2.1 登录 29 4.2.2 首页 30 4.2.3 信息发布与浏览 31 4.2.4 常见问题 35 4.3 文档管理 37 4.3.1 公文处理 37 4.3.2 起草发文 37 4.3.3 发文流转 40 4.3.4 归档 45 4.4 文档浏览 46 4.4.1 文档浏览 46 4.4.2 文件查找 47 4.4.3 借阅管理 47 4.5 工作管理 48 4.5.1 工作总结 48 4.5.2 日程安排 56 4.5.3 请示汇报 64 4.5.4信息审查 78 第五章 系统推进 79 5.1 推进措施 79 5.2 技术支持 79 5.3 监督考核 79 第一章 办公资料管理 1.1 办公资料管理概述 办公资料管理为用户提供强大的办公自动化功能，为铁路工程项目的建设过程构筑了一个信息化的基础平台。 办公资料管理提供了很多只有平台级产品才具备的基础服务，如统一用户管理、通用权限控制、通用流程驱动、文件传输服务、即时通讯服务等。利用这些基础服务，可以很容易地开发出针对实际业务的应用，如工作管理、文档管理等办公子系统。 1.2 办公资料的各个方面管理 1.2.1 即时通讯 即时通讯服务能提供常见的即时通讯功能，还可以被其他业务系统调用，让信息能够实时发送到目标用户桌面。即时通讯系统用户之间直接沟通协同工作的桥梁和纽带，对企业网络化工作起到极为积极的作用。如果用户不在计算机旁，还可以利用手机短信服务将重要的信息直接发送到用户手机上。将个人工作与部门计划有机的结合在一起，实现工作任务分发、汇报、总结、考核的一条龙管理。信息发布系统为企业信息的统一发布、加强员工之间的交流沟通、建设有特色的企业文化提供了一个完美的解决方案。文档管理系统为企业提供规范的文档流转过程控制和资料管理与查询功能，实现完整的文档生命周期管理。图形化的流程设计器，结合通用流程驱动，实现各种类型的收发文过程。矩阵式项目结构项目结构与部门结构形成矩阵式交叉，项目团队由不同职能部门的人员构成，确保项目成员能够各尽其职，充分发挥每个成员的职能作用。多级分模块权限管理平台中的每个业务模块都有数据读写权限控制，每个项目都可以无限分级。系统管理员负责维护指定项目负责人，由项目负责人维护项目组织结构，为项目成员分配模块使用权限和范围，在项目内部还可以实现二级授权。通过这种灵活的多级分模块权限控制，既能够保证项目数据安全，又能够保证项目管理者可以随时查看到最底层的项目数据，增加项目透明度，实现穿透式管理。梦龙协同工作平台是