集团内部企业登记与变更文件管理.docVIP

XX集团有限公司 内部会计控制规范—企业登记与变更文件管理 第一章 总则 第一条 为了规范集团本部及所属各控股公司登记、变更时相关文件管理，保护相关文件的安全与完整，根据管理需要，制定本控制规范。 第二条 适应范围：本管理办法适应于集团本部及所属各控股公司（含相对控股与间接控股，下简称各公司）。 第三条 集团所属各控股公司应根据本内部控制规范，建立适合本公司业务特点和管理要求的公司登记、变更文件管理制度，并具体组织实施。 第四条 集团所属各控股公司总经理与集团派驻财务负责人对本公司登记、变更文件管理制度的建立、健全和有效实施负责。 第二章 注册登记文件管理 第五条 本规范所称公司注册登记文件是指： （一）内资公司注册登记时需向有关部门提交的： 1、公司董事长签署的设立登记申请书全体股东指定代表或者共同委托代理人的证明司章程具有法定资格的验资机构出具的验资证明股东的法人资格证明或者自然人身份证明载明公司董事、监事、经理的姓名、住所的文件以及有关委派、选举或者聘用的证明公司法定代表人任职文件和身份证明企业名称预先核准通知书公司住所证明由中国合营者向企业主管部门呈报拟与外国合营者设立合营企业的项目建议书和初步可行性研究报告设立合营企业的申请书合营各方共同编制的可行性研究报告由合营各方授权代表签署的合营企业协议、合同和章程由合营各方委派的合营企业董事长、副董事长、董事人选名单中国合营者的企业主管部门和合营企业所在地的省、自治区、直辖市人民政府对设立该合营企业签署的意见 7、核准成立部门与工商登记管理部门需要的其它文件。 （三）在境外设立公司注册登记时向所在地注册登记部门提交的各种文件。 第六条 各公司应确定文件保管部门，除保管部门保存文件原件外，各公司财务部应完整保存整套文件，如原件有多份的应保存原件，如原件只有一份的则需保存复印件。 第七条 各公司应同时提交整套注册文件的复印件上交集团财务部。 第八条 各公司应建立文件管理办法，确定专人保管文件，规范文件归档、借阅、归还、复印等程序，并做好相关登记。 第九条 各公司经办人员在办完有关文件后应及时将文件交保管人员归档。 第三章 变更文件管理 第十条 本规范所称公司变更登记文件是指： （一）现有公司经营范围、注册资金、法定代表人、经营地址、公司性质、股东等变更文件。 （二）公司收购、合并与分立时需向有关部门提交的各种文件。 第十一条 各公司在进行上述项目变更后，应将办理完的变更文件交保管部门存档，同时交一份给本公司财务部存档。 第十二条 各公司应同时提交整套变更文件的复印件上交集团财务部。 第四章 其它文件管理 第十三条 各公司的营业执照、税务登记证、高新技术企业证书以及各类许可证、批准证书等除文件保管部门保存一套复印件外，应复印一套交本公司财务部门保管。 第十四条 各公司应同时提交上述证件的复印件给集团财务部。上述证件年检或更新后，各公司应及时将年检后各类证件复印件上交集团财务部更新。 第五章 附则 第十五条 本制度由集团财务部制（修）订。 第十六条 本制度自发布之日起执行。 第 3 页 共 3 页