环境记录程序.doc

PAGE PAGE 4 2003-7-1 发布 2003-7-1 实施 浙江盾安精工股份有限公司 环境记录管理程序 编 号 -EP18 版 次 A0 EMS程序文件 页 次 1/3 1 目的 建立公司各种环境记录的编制、签发、填写、审核和保管程序，确保在需要时提供环境管理体系有效运行的证据。 2 适用范围 适用于本公司环境管理体系运行有关记录的控制。 3 职责 3.1综合办公室是记录制定、编码、评审、修改、换版、分发的归口管理部门。 3.2各职能部门负责本部门环境记录的编制、填写、收集、保存。 3.3综合办公室负责环境记录归档及超过保存期环境记录销毁的归口管理。 4 工作程序 4.1环境记录内容 4.1.1环境记录是环境管理体系连续运行的证据，其中包括： a法律法规的要求； b环境因素和有关的环境影响； c环境培训活动； d检查、校准和维护活动； e监测数据； f违章情况、事故、投诉和手续措施； g文件控制记录； h环境信息交流记录； i供方和承包方信息； j体系日常运行情况； k环境审核和管理评审。 4.1.2公司环境记录的媒介形式为表格形式，也可以呈其他形式，如硬盘拷贝、电子媒介等。 4.1.3公司环境记录种类、相关部门和保存期限见《环境管理体系文件目录一览表》。 4.2环境记录的分级管理原则 4.2.1综合办公室负责环境记录的编码、登记、确定归档范围、保存期限、处置方法及需长期保存的环境记录和体系运行记录的管理。 4.2.2各使用环境记录的部门负责相关环境记录表式的编制、填写、收集、保存和管理。 4.3环境记录的编制和审定 4.3.1综合办公室负责组织编制环境记录格式。 浙江盾安精工股份有限公司 环境记录管理程序 编 号 -EP18 版 次 A0 EMS程序文件 页 次 2/3 4.3.2各部门根据工作需要可新编制的环境表式草案，经本部门负责人审核报综合办公室汇总审定、编码，由管理者代表批准，综合办公室负责登记和发放。 4.4环境记录的标识和检索 4.4.1根据《文件控制程序》，每一环境记录表式均应按规定有唯一的编号，内容主要是标题（名称）、编号。 4.4.2综合办公室编制《环境管理体系文件目录一览表》以便检索和管理，并将环境记录表式收集汇总成《环境管理体系记录格式汇编》，原件保存在综合办公室以便查阅和使用。 4.5环境记录表式的更改 环境记录表式更改时，部门负责人、公司主管领导签批后，综合办公室负责更改登记，必要时向各部门发放《文件修改记录》。 4.6环境记录的管理 4.6.1填写要求 a环境记录应真实、字迹清晰，并按要求正确填写，不应涂改。文字表达准确、简练，手续完备，具有可追溯性； b填写环境记录，必须使用黑色水笔或蓝黑水笔书写，复写时应用黑色单面复写纸。 4.6.2查阅、借阅 a需查阅、借阅环境记录，须经综合办公室及保管部门负责人的同意，可在保管部门查阅。 b所有环境记录的原件一律不外借； 4.6.3环境记录的编目、贮存 a各车间、部门文件管理员每月底按类别收集整理环境记录，装订成册，并编制部门环境记录目录，予以保存； b与环境体系有关环境记录，各部门每年度末送综合办公室归档并登记在《环境记录归档登记表》上； c保存环境记录，应有专人专柜，便于检索，并注意做好防火、防盗、防虫鼠、防潮等工作； d采用其他媒介形式的环境记录，也应有相应的贮存条件，如软盘，应注意防潮、防光、防磁，以免贮存内容丢失，并且每二年复制一次。必要时，应复制备份。 4.6.4环境记录的保存期 归档的环境记录，保存期按档案部门的规定执行。 4.7环境记录的处理 4.7.1已超过保管期且无查考价值的环境记录以销毁处理。 4.7.2需销毁的环境记录，文件管理员填写《文件和资料销毁清单》经部门负责人、管理者代表审批后，由综合办公室负责销毁，销毁时需二人在场。需作资料保留的作废记录，加盖“作废留用”印章方可留用。 浙江盾安精工股份有限公司 环境记录管理程序 编 号 -EP18 版 次 A0 EMS程序文件 页 次 3/3 5 相关文件 《文件控制程序》 6 环境记录 《环境记录清单(详见本表)》