为何提供年结功能.doc

为何提供年结功能？ 目前正航系列的部分系统有提供结清功能，但还有大部分的系统没有结清功能。同时，由于结清功能比较单一，纯粹是把旧数据删除，然后将部分数据初始到新年度。并且这种旧数据删除和初始化是分系统进行的，也是不全面的。 因此，为了解决目前系统在历史数据归档及归档后查询的缺陷，同时也为了符合用户实务中对年度核算的需求。特加入年度数据结转功能取代原先的结清功能。 年结与结清有何差异？ 年结会先产生一个年度数据库，然后将历史年度的旧数据结转到该数据库中。而结清功能纯粹是在原数据库中把旧数据删除。 年结后用户可以在登陆系统时通过切换年度的方式，来查询已结转的历史旧数据。而结清功能则无法直接查询到历史旧数据。 年结是对全系统的历史数据进行结转及新年度初始化，而结清只是对部分系统进行旧数据结清及部分初始。因此，年结功能的范围更广、更全面、更完整。 年度数据结转功能位于系统管理/系统功能之中。 年结的前提条件 要使用年结功能前 若用户有使用库存或生管成本系统，则一定要启用成本结算精灵，并且年结月份要完成月结。 若用户有使用财务相关系统（财务、帐款、固资、人薪、客服），则一定要启用期末结帐功能，并且年结月份要完成期末结帐。 年结后的年度数据库 年度数据库就是指用来存放历史年度旧数据的数据库。 系统自动将年结月份的最后一天作为年度数据库中各系统的关账日，并且该关帐日为只读。 年度数据库中的所有数据包括基本资料都为只读，用户只能进行查询、导出或打印操作，其它会影响到数据变化的操作及功能都将不再支持。 年结后的当前数据库 当前数据库就是指用来存放新年度数据的数据库。 系统自动将年结月份的最后一天作为当前数据库中各系统的关账日，当前数据库中各系统的关账日在修改时不能小于年结月份的最后一天，并且不能为空。 若某单据中的来源单或目的单在年结时在当前数据库中被删除，那么要在其来源单号或目的单号前加*号。 做完年结后，系统会自动将历史年度的期末值转成当前年度的期初值。 关键数据检查与一般数据检查 关键数据检查不通过是无法继续进行年结的，要退出年结，将资料修改完毕方能重新开始年结。 一般数据检查不通过，可由USER自行决定是否继续年结。 无论关键数据检查或一般数据检查，若无法通过，系统会将检查结果列出，USER可将结果导成EXCEL，方便USER进行资料的修改。 年结的主要步骤（一） 年度数据结转功能位于系统管理/系统功能之中。 进行年结前要选择年结的公司及登录类型。 在做数据检查（关键数据检查和一般数据检查）时，会根据USER使用的系统进行检查，没使用的系统不会检查。但是数据结转和删除是按照全部系统进行。 年结的主要步骤（二） 登录成功后进入年结的主窗体 在年结主窗体选择年结月份、所属年度和年结选项后即可开始年结。 开始年结后，系统会先进行数据库的备份。 备份完毕后，系统进行资料检查（关键数据检查和一般数据检查）。 年结的主要步骤（三） 关键数据检查不通过是无法继续进行年结的，要退出年结，将资料修改完毕方能重新开始年结。 一般数据检查不通过，由USER自行决定是否继续年结。 年结的主要步骤（四） 数据检查完毕后，系统自动创建年度数据库。 创建完年度数据库后，系统自动进行数据结转和删除、年度结转数据重置、新年度数据初始化、新年度数据重置。 在顺利完成上述步骤后： 关键数据检查（共用） 若用户有使用库存或者生管成本系统时，则要检查用户是否有启用成本结算精灵。 若用户有启用成本结算精灵时，要检查年结月有没有月结。 若有使用财务相关系统（财务、帐款、固资、人薪、客服），则要检查用户是否有启用期末结账 。 若用户有启用期末结账时，要检查年结月有没有做期末结帐。 部分单据有启用复核后生效时，要检查此类单据在年结月份及以前是否有未生效的单据 。 关键数据检查（进口） 进口到货单：检查表单日期在年结月份最后一天及以前的单据是否存在成本未分摊的单况，若有则终止年结，待这部分进口到货单全部作分摊后才可年结。 一般数据检查（订单） 列出单据日期在年结之前未全部转单，但已结案的采购或订购单。 列出年结前已全部转进货或销货，但未结案的采购或订购单。 一般数据检查（进口） L/C开证单据：检查有效日期在年结月份最后一天及以前的LC是否还没有全部赎单，同时检查开证日期在年结月份最后一天及以前的L/C是否已中止。 L/C赎单单据：检查是否有到期日期在年结月份最后一天及以前的L/C赎单还没有全部还款 单况检查：检查单据的单况是否异常。1.未结案检查：检查单据日期在年结月份最后一天及以前的单据是否存在单况为未结案而表身分录的未进数量及未生效转单数量都小于等于0。 （单据包括进口采购单、代理采购单）2.已结案检查：检查单据