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环保文件与资料记录管制作业程序 版本：A/1 编制: 审核: 核准: 文件编号： XC-RP-201 发布日期:2009年12月25日 实施日期:2009年12月25日 1.0目的： 为确立公司危害物质过程管理体系文件的发行、修订、废止、收回能遵循一定程序进行，以达到各文件之有效正确的管制功能。 2.0范围： 与本公司环境质量管理系统的有关文件均适用。 3.0名词定义： 3.1外来文件：外来文件包括国际和国家标准、客户标准、产品规格书（含供应厂商）、工程规格、机构图等技术数据。 3.2 DCN文件变更。 3.3本公司文件类别区分： 3.3.1危害物质过程管理手册（一阶文件）：叙述公司危害物质管理政策的文件。 3.3.2程序文件（二阶文件）：危害物质过程管理手册体系相关的所需程序文件。 3.3.3支持文件（三阶文件）：作业指导书、检验规范及标准书。 3.3.4记录（四阶文件）：所使用的各类记录，质量记录图表等。 4.0权责： 4.1文件的制订与修订：危险物质管理委员会及相关单位； 4.2文件的审核与核准：四阶文件、三阶文件可由部门主管审核与核准；二阶文件需由委员会审核，危害物质管理负责人核准；一阶文件由危害物质管理负责人审核，总经理核准。 5.0内容： 5.1 系统文件（指系统文件一/二/三/四阶）制订： 5.1.1危害物质过程管理手册（一阶文件）： 为本公司危害物质过程管理体系运作的准则，由危险物质管理委员会拟定，危害物质管理负责人审核，总经理核准后发行实施。 5.1.2环保程序（二阶文件）： 委员会审核，危害物质管理负责人核准后发行。 5.1.3记录（四阶文件） 凡应用于环保管理系统中的各类环保程序、作业管制做环保记录的表格，由相关文件制订单位制订随同文件一并会签发行，并列入管制，其相关记录的保存参照《受控文件汇总表》规定，由相关权责单位保存。 5.2文件与数据之修订、废止： 5.2.1 DCN变更： 5.2.1.a系统文件（一至三阶）需要修订或废止时，各单位提出修订及废止之意见，并详细记录于该份文件的变更记录表上，经委员会审核，管理者代表核准后，由文控中心管理制发行。 5.2.1.b 系统文件（一至三阶）的修订期间，文件的旧版本仍为有效版本，直至文控中心于书面形式发行新版本并将旧版本回收为止。 5.2.1.c 新版本文件发行后，各单位如欲查询旧版本文件，可文控中心查询。 5.2.1.d 记录（四阶文件）的变更由现行单位填写《文件变更申请单》，经单位主管审核，危害物质管理负责人核准后交由文控中心做统一更新动作。 5.2.2文件与资料的修订或废止时，文控中心应于修订或废止的文件与资料的文件更改单上注明，回收的发行旧版文件由文控中心加盖红色“文件作废”章后直接作废。 5.2.3文件制订/修订流程： 各单位提出数据需求------会报文控中心-------各单位拟定需求文件------经单位主管和委员会审核--------危害物质管理负责人最终确定-------原稿转至文控中心--------文控中心依需求分发与旧版回收-------文管日后追溯。 5.2.4 系统文件（一至三阶）的发行，除文控中心须保留一份原始书面文件外，于将核准后的文件统一用书面形式每份加盖“受控文件”章发行到相关单位，并将分发及回收记录记录于《文件分发、回收登记表》所有文件发行未盖“受控文件”章一律无效。 5.2.5为确保各单位使用之文件为最新版次，文控中心应建立一份《文件管制总表》当有制、修、废时，均须更新《文件管制总览表》中。 5.2.6文件首次发行版本为A0，首次变更为A1，第二次为A2------，一直编至A9，后为B0，再至B1，以此类推。 5.2.7新制订或修改文件时，制/修订单位于每份的日期及版次变更，且无论修改文件的任何页次，其版次均须整份文件变更，包括《文件封面》。 5.2.8文件的保密性只能为保密原则其中之一，主管以上调阅权不限，员工仅限低保密及以下，生效日期以发行日起为生效实施日。 5.2.9一份文件只允许一个编号，当一份文件有多份子文件时，应将具体子文件名称记录于《文件管制总览表》，所有文件、数据