办公室管理 自考小抄（简答加选择）.doc

1.什么是受意?受意有几种?办公室人员应怎样运用受意方法? (1)受意是文员接受和领会上司意图。 (2)一种是直接受意，另一种是间接受意。 (3)文员要善于领会上司意图，按上司意图办事。但要防止把上司酝酿过程中的意图当作上司的授意，把上司的质疑、设问误认为上司的指示。要做到：备好记录本，记录下指示要点。注意倾听，用心判断指示的用意。必要时可以提问，直至明了意图为止，但不要打断谈话。 如有不同意见，可以公开提出，但要言之有理，并要注意方式、态度。接受指示后，要不失时机地贯彻实施。 2.公文的完全格式包括哪几项? （1）版头、发文字号、印刷顺序号。(2)密级、紧急程度。 (3)签发人姓名。 (4)公文标题。 (5)主送机关。(6)正文、附件。(7)发文机关、成文日期、机关印章。(8)注释、阅读(发送)范围。(9)主题词。 (10)抄送单位、印发说明。 3.文员进言是指什么?进言具有什么作用?方法和要求是什么? (1)进言是指文员主动对上司提出意见、建议、批评或规劝； (2)参谋作用； 补缺作用；增进关系作用；(3)方法和要求：适事。紧急的事，重要的事，上司需要知道的事；适时。考虑时机；适地。看场合；适度。要注意掌握分寸。 4.单位印章主要有哪些？印章的刻制和使用有哪些规定？ （1）单位印章主要：单位印章、套印章；钢印、领导人签名章、其他印章； （2）刻制公章有两种情况；一种是由上级主管机关刻制颁发；另一种由法人代表申请，经主管部门批准，公安部门登记后由专门刻制厂刻制； （3）公章一般由指定的文秘人员统一使用，其他印章也应专人专用；加盖公章，是哪一级的公章，须经哪一级 的负责人批准，并审核签名；将盖用文件名称、编号、日期、签发人、领用人、盖章人等项详细登记；加盖印章必须做到用力均匀，使印章端正、完整，不歪斜、更不能颠倒；凡以单位名义发出的公文、信函等都必须加盖单位公章方能有效。 5.国务院规定的行政公文共有几类几种？ 命令（令）；决定；公告；通告；通知；通报；议案；报告；请示；批复；意见；函；会议纪要。 6.来信受访的范围包括哪些?受理与处理的程序和基本要求是什么? 受理的范围是：国家机关、主管部门或新闻单位转来的信件；职工、群众直接给机关、单位领导的信件。 程序和基本要求：（1）及时拆封。拆封时，不要损 坏邮票、邮戳和其他书写内容的地方。对急信、要信，或有过激言语的来信，要处理及时，报告上司，还要以有效方式通告有关单位紧急处理。拆开后在装订时，信纸在前、信封在后，要一并装订。(2)认真阅读。把握信中的主要内容，也可用颜色笔为领导标明信中的重点，或在信纸的空白处注明“参阅某卷宗’’或“可与前信印证”等。提供领导复信所需要的资料。 (3)逐项登记。用钢笔将写信人的姓名、职业、单位或住址、写信时间、收发日期、主要内容、要求、收信单位(人)以及承办后的情况、结果 和立卷存档号等详细记载，便于统计、查找和催办。(4)认真处理。处理信伺：应该按照“分级负责、归口办理”的原则，进行转办、交办或自办。(5)及时复信。复信是取信于职工群众的有效措施，增加职工群众对组织的信任。复信可采取收信人(单位)复信，或承办人(单位)复信两种方式进行。 7.文员所作的口头报告的基本方法是怎样的，有什么要求? (1)不要失去报告的适当时机。报告时机原则上最好是在完成被指示工作之时，但有时也要在尚未完成之时先作期中报告。有时因上司太忙，不妨预先约好时间。 (2)不要弄错报告对象及顺序。要直接向指示工作的人(上司)报告； (3)报告的顺序基本上是先说结论，接着依照必要说明理由及经过，如：“结果是这样，理由有三个，一是…… （4）一定要简短、扼要、流畅； (5)如报告过于复杂，应事先以5W2H 的原则检查是否有遗漏； (6)如果觉得仅仅以口头报告对方，对方不易明了，或者报告项目很多时，可以制作“报告备忘录”提出来。 8.文员根据单位需要向外或向内发文,需要一系列程序即为发文处理过程。请说明这一系列过程。 （1）拟稿；（2）核稿；是指以拟稿人员的上级负责人对初稿的审查和核实。（3）签发；是指机关领导人员对文稿的最后审定、签字发出。（4）编号；已经签发的文件，由文秘人员统一编排发文字号。（5）缮印；对已经签发的文件定稿进行誊清、复印或排版印刷。（6）校对；指将文件的誊写稿、打印稿或清样按定稿核对校正。（7）用印；是指在完成的文件上加盖机关印章。（8）登记；（9）分发。指对准备发出的文件进行分装和发送。 9.文员受上司指示，向对方要求约会时应注意哪些要点？决定时间地点时要注意什么？ （1）要获得上司的许可；（2）如果用写信的方式，在等到对方收到信后，再怛大会给对方的文秘人员以确认；（3）要正确告知对方赴约者的姓名、职务、目的、时间、地点、方式、所需要的时间等等；（4）约定好以