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第14章打印基本报表和邮件标签 本章要点 ? 理解窗体和报表之间的关系? 向报表添加计算控件 ? Access 报表类型的分类? 对齐和格式化控件并调整行间距 ? 用报表向导创建分组报表? 传统报表的边距调整和打印 ? 使用A c c e s s的报表窗口? 防止出现孤立的记录 ? 使用自动套用格式和自定义报表样式? 将多列报表作为邮件标签打印 ? 修改基本的报表向导报表? 疑难解答 ? 删除、重新部署和编辑现有的控件? 现实世界—虚拟的无纸办公室 14.1 理解窗体和报表之间的关系 大多数数据库应用的最终结果都是产生一些报表。A c c e s s可以将表、查询甚至窗体中的数 据结合起来生成可以打印的报表，并且可以将它们分发给需要它们或者请求它们的人们。有 些报表只有单一的一页，例如订单确认、发票、图形或者图表。多页Access 报表，以目录、 常规底账和财政综述为代表比单页报表更为常见。许多多页报表和进行了打印优化的连续窗 体相似。 在第1 2章“创建和使用窗体”和第1 3章“设计自定义多表窗体”中学到的许多创建A c c e s s 窗体的方法同样也适用于报表。下面几段对报表和窗体之间的主要差别进行了详细总结： ? 与窗体不同，报表就是为了打印，而窗体是设计来在窗口中显示的。当在打印预览下浏 览一个8 1/2- * 11 -英寸的报表时，其内容不是那么清晰易读。在放大(整页)视图中，打印 预览窗口只能显示报表的一部分。 ? 报表的后台数据值不能像窗体中那样用工具箱中的控件对象进行修改。在报表中， A c c e s s将不处理用户通过组合框、选项按钮、复选框等等控件所进行的输入。但是可以 使用这些控件来显示查找的值并且用多选项列表中导出的值指示Ye s / N o选项按钮、复选 框和字段的状态。 ? 报表不提供“数据表”视图。只有“打印预览”和“报表设计”视图可用。 ? 也可以创建不链接到数据源上的未绑定报表。未绑定报表可以作为绑定到不相关数据源 的各个子报表的容器。 ? “页面设置”对话框控制着报表打印的左右和上下边距。如果一个报表小于可打印页宽 度，则报表的设计将决定右边距。通过将打印字段向显示的左边距右边摆放，便可以增 加左边距的默认设置。 ? 在多列报表中，列数和列宽以及列间距都是由“页面设置”所决定的，与在“设计”模 式设置的属性或者添加的控件没有直接关系。 A c c e s s报表和窗体具有许多共同特征，包括： ? 报表向导可以创建三类基本的报表：单列，分组/总计和邮件标签。可以根据需要修改 “报表向导”创建的报表。报表向导的功能和第1 2章中讨论的“窗体向导”相似。 334 第三部分设计窗体和报表 ? 包含报表页眉和页脚的节只在报表的开头和结尾处出现一次，而页面页眉和页脚在所打 印的每一页的顶部和底部都会出现。报表页脚常常用来打印重要的总计。报表节和窗体 的节在名称上对应，用法上相似。 ? 报表的分组节作为一个整体是由窗体“主体”节的等价物构成的。分组常常称为带 （b a n d s），处理分组的过程叫做分带。可以添加包含每个组的组标题的分组页眉，分组页 脚可用于打印每个组的组总计。可以在页眉和页脚节放置静态(未绑定) 图形，在组的节 中放置绑定的图形。 ? 从A c c e s s工具箱将控件添加到报表之上，然后通过其句柄进行移动和缩放。 ? 子报表可以被集成到报表中，就像往主窗体添加子窗体控件那样。 14.2 Access 报表类型的分类 A c c e s s创建的报表可以分为六种基本的类型，也叫做布局，下面对它们进行详细描述： ? 单列报表在很长的一列文本框列表中列出了表或者查询中每个记录的每个字段值。字段 的名字用标签指示，而值则用标签右边的文本框提供。单击工具栏上的“自动报表”按 钮，Access 2000的“自动报表”功能便会创建一个单列报表。单列报表很少用到，因为 这种格式太浪费纸张。 ? 表格式报表为表或者查询的每个字段都提供了一列，并且在列标题下将每个记录的所有 字段值都打印在一行上面。如果列数太多，一页放不下，将使用额外的页依次进行打印， 直到所有的列被打印为止；然后再打印下一组记录。 ? 多列报表由桌面印刷和字处理应用的“报纸”或者“迂回”列阻止方法从单列报表中创 建而成。在第一列中放不下的信息转到第二列，依次类推。多列表的格式较为节约纸张， 但是其使用也很受限，因为列对齐有时并非与期望相吻合。 ? 分组/总计是最常见的一类报表。A c c e s s的分组/总计报表对记录组进行合计，然后在报表 的末尾添加重要的总计。 ? 邮件标签是一种特殊的多列报表，它以组的形式打印地址和名字(或者其他多字段数据)。 每个字段组构成网格中的一个单元。为打印而设计的常备胶粘标签决定了在一页上打印