文档管理讲座.pptVIP

秘书办公室： 王俐：（对那位刚招聘进来的小胡）小胡，最近正值公司业务旺季，公司人手紧缺，可又不能招人太多，所以经常要加班，按照李总的意思，加班费如何计算，他让我们先拿出个初步意见来，他同意后下个通知，所以你先起草一下这个通知，注意一定按国家相关法律法规来写。 胡：好的，我马上就写。 * * 文书处理 与 档案工作 总经理工作部 第一部分：文书处理 一、文书处理的含义及原则 文书处理是指机关、单位在日常工作中围绕着文书的拟制、办理、管理所进行的系列工作。 文书处理必须坚持及时、准确、安全、统一的原则 。 “公文办理分为收文和发文。收文办理一般包括传递、签收、登记、分发、拟办、批办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序；发文办理一般包括拟稿、审核、签发、缮印、校对、用印、登记、分发、立卷、归档、销毁等程序。” ——国务院办公厅修订的《国家行政机关公文处理办法》第5章第22条 二、收文处理 收文处理5环节 收文 阅文 筛选 传阅 拟办 批办 承办 催办 立卷 归档 （一）收文、阅文 1．收文：包括签收、分类、登记3流程 （1）签收时：检查、清点无误后方可签字。 （2）对所收文件进行正确分类： a.上级机关指令性和指导性文件 b.下级机关请示、平行及不相隶属机关商洽件 c.上级机关批复件及平行、不相隶属机关复函 d.内部各部门调查性及下级机关陈述性来件 e.内部刊物、工作简报等类文书 （3）登记： 采用的不多 易混乱丢失 便于查找，一次填写多次使用，可各自装订成册。 联单式 有的中型企业单位采用 易散乱丢失，如分类当则难于查找 可多人同时登记；便于分类排列、查找 卡片式 应用普遍 不易查找 方便保存 簿册式 应用情况 缺点 优点 ? 2．阅文 阅文的基本要求：“四看清”——性质与大体内容；制发与主送机关；缓急与时限；秘密等级与保密时限。 阅文“三法”：a.泛读法； b.跳读法；c.精读法。 （二）筛选、传阅 1．筛选： 经筛选，一般将文件分为三类： （1）必阅件——领导者必须看到的文件， 亦即秘书必须呈送的文件。 （2）批办件——需要领导者审阅和批示的文件。 （3）参阅件——仅供领导者参考的文件和材料。 2．传阅： （1）传阅文件种类 （2）传阅方式： （3）传阅注意事项： （三）拟办、批办 1．拟办，就是秘书部门或秘书人员对需要办理的来文提出办理的意见和建议，供领导批办时参考。 2．批办，则是指机关负责人根据文件内容和拟办意见，对文件的办理作出批示。 （四）承办、催办 1．承办——根据领导者的批办意见，具体办理文件中提出的有关事项。 秘书承办公文的范围： （1）对上级机关来文的承办 （2）对上级领导人批件的承办 （3）对本级领导人批件的承办 （4）对下级机关请示件的承办 （5）对其他需要回复的来文的承办 2．催办 催办——秘书对有关单位和部门公文承办情况进行检查和督促，使公文及时得到办理的活动。 “送领导人批示或交有关部门办理的公文，文秘部门要负责催办、查办，做到紧急公文跟踪催办、查办，重要公文重点催办、查办，一般公文定期催办、查办。对下发的公文，应及时了解和反馈执行情况。” ——《国家行政机关公文处理办法》 有3类文件需要进行催办： （1）机关领导人指定必须催办的文件； （2）有明确的时限要求、需按期办复的文件； （3）长时间无意见反馈或处理结果回报的文件。 会议催办 催办四法 电话催办 发函催办 登门催办 （五）立卷归档 文件立卷归档，是指文书部门将办理完毕的，具有查考和保存价值的文件材料，按照它们在形成过程中的联系和规律，组成案卷，向档案部门移交的行为过程。 “公文办完后，应当根据《中华人民共和国档案法》和有关规定，及时将公文定稿、正本和有关材料整理立卷。电报随同文件一起立卷。” ——《国家行政机关公文处理办法》 1．文书处理部门立卷的优越性 （1）可以发挥文书处理部门熟悉有关业务和文件处理过程的优点，提高案卷的质量和立卷工作的效率 。 （2）可以由文书处理部门暂时保存本年度的文件，大大减少归档和调卷的手续。 （3）可以使机关档案室腾出手来，做好档案的整理和组织利用等工作，更好地为机关工作服务。 2．基本要求 （1）立卷要按照机关活动的规律，保持文件之间的历史联系 。 （2）立卷要以本机关工作中形成的文件为主。 （3）立卷的文书要齐全、完整，能