邮件处理与接待.pptVIP

邮件处理 一、邮件处理的涵义 处理邮件是指在邮件、信函的收进和发出过程中所要进行的一系列工作。 邮件分为： 通过邮政系统传递的邮件，如各类信函、电报、报刊、包裹等； 电子信函，如传真、E-MAIL等。 邮件处理 1 邮政业务 1、信函业务 国内信函、明信片、国内印刷品、国内保价信函、国际信函、国际印刷品、国际保价函件。 2、邮政包裹业务 国内包裹、国际包裹、 3、 特快专递 信函、文件资料、物品。 10.6 邮件处理 1、 邮件分类的规则  （1）、将私人邮件与商业邮件分开  （2）、将办公室邮件与外部邮件分开  （3）、把优先考虑的材料放在一起，邮局投递、专人传递的邮件、电子邮件。  分类： 比较常见的有：  (1)按邮件的重要程度，简单地将邮件分为重要邮件和普通邮件。  邮件封皮上有“机要”、“急件”、“快 递”、“保价”、“挂号”等标 记或其他带回执邮件，或落款是重要人物、重要单位的，属重要邮件，其他为普通邮件。  (2)按邮件的性质，把邮件分为公务邮件和私人邮件。  公务邮件又细分为三类：重要邮件、普通邮件(即上一种分法中的重要邮件和普通邮件)和报刊、广告、小册子等印刷品。私人邮件既包括寄给组织中具体某一个人的邮件，也包括那些封皮上标有“亲启”、 “私人”、 “保密”等字样的邮件，对于这类邮件，秘书一般都要将其直接交到收件人手里。  (3)按邮件的紧急程度，将邮件分为急件、次急件和普通件。  (4)按邮件的部门名称分类。  2.拆封： （拆邮件） 邮件分好类后，秘书便应抓紧对属于自己处理的邮件予以拆封。  拆封公务邮件，要求用剪刀、拆信器或电动邮件启封机等工具，不能用手撕，以免不小心而破坏邮件上的一些重要信息，同时也可以保持邮件封皮(如信封)的美观。  4.登记：  秘书在拆启邮件及阅函过程中，秘书还应对与组织有关的重要邮件进行登记这样既方便秘书对重要邮件的去向、来函办理情况等的掌握和跟踪，也能保证重要信函的安全归档。登记表可根据实际情况自行设计。 邮件登记表 4.资料、邮件分送 上司亲收件要立即呈送 部门信件要交到负责人手中（并请签字） 传阅资料请附上签字单（证明看过，或者附上意见栏） 5.阅函：  如果得到上司授权，秘书应及时对信函进行阅办 （1）要仔细认真，重点要画圈 （2）.长篇要适当摘要（总结） （3）.适当提出拟办意见 （4）.办完保管备查  收信件细节 1.上司或同事的私人信件应该原封递交。 2.“误拆”应该立即封口，签名，致歉。 3.裁开或者剪开封口，保持信件完整。 4.检查信封内有无单据或者名片，避免遗漏。 5.如有必要，可以登记信封信息。 二、邮件的发出 1.内容的校对（发前要检查，防止错别字） 2.信封、封皮查阅（邮编、地址等） 3.邮件的寄发 （登记什么时候发出，特别重要的还要告诉对方我们什么时候发出的，大概什么时候到，收到后请给我们个回复） 4.7 邮件处理 1 拆封 保持原封的完好，注意封内文件不能损坏。 2 登记 按收文登记簿中的内容逐项登记。 3 分类 将私人邮件与商业邮件分开 将办公室邮件与外部邮件分开 把优先考虑的材料放在一起 4 呈送 向领导呈交有阅办要求的邮件；向其他人递交邮件。 接待实务 接待工作 【知识与能力考核点】 1．接待的基本礼节 2．接待平时来访者、计划中来宾的实务 【考核要求】 一、 一般了解： 1．行为举止方面的礼貌 2．仪表方面的礼貌 二、基本掌握: 1． 接待平时来访者的实务：初见来访者、传达有关人员、向有关人员引见 2． 接待计划中及计划外来宾 接待工作的重要性 1.涉及面广（由于工作特殊性，涉及面广，对内对外，能直接影响公司形象） 2.直接影响公司的形象 一、得体的邀请 在接待工作中给对方发出一个得体的要求，让对法感觉很受尊重，很受期待是很重要的。 1.提前预约——不管什么聚会，提前预约会给对方留要准备时间，特别是大型的会议，对方可能有他的日程安排，所以要提前几周甚至1月去预约，确认日期。 2.说明目的和由你来付账的打算 3.职业化——正式会议和邀请要有请柬，还要告诉与会者会议