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项目会议的组织 5 档案管理 档案管理的NTL原则 5 公文写作 信息整理 多用数字陈列，让别人明白你的逻辑 1、轻重逻辑 2、因果逻辑 3、结构化逻辑 几类文体的区分 “请示”的写作结构： 1、WHY：为什么做 2、HOW（选择题，比较列表） 3、筹码：附加永久性对策，“为防止同类事件再次发生，已规范各部门职责与任务” “总结”的写作结构： 1、环境分析 2、业绩回顾 3、存在的机会与问题 4、改善计划 “业绩回顾”的结构 项目类业绩回顾 1、情况分许 2、目标陈述 3、行动内容 4、结果汇报（数据） 任务类业绩回顾 1、目标陈述 2、行动内容 3、结果汇报 事物类业绩回顾 1、罗列事物 2、数据 3、分析 4、对比 谢 谢！ 决策的类型 会前准备的3-3-3法则 出席型会议的3-3-3法则 1/3 领导开场时间 1/3 提问时间 1/3 领导总结、答疑、重申要点时间 参与型3-3-3法则 1/3 会前沟通协调 1/3 重要议题讨论 1/3 对于未解决事项的会后专项会议 会议角色 会议主持的技巧 1、开场白三句话：我们的XX会议马上就要开始了，现在我介绍会议的计划、议程及嘉宾介绍，下面（导入议题） 2、主持的4P技巧 pace 循序渐进 Probe 探测 Poll 投票 put in writing 记录 3、会议结束的三个问题 涉及了那些要点 指定了那些任务 实现了那些目标 会议异常状况的处理 1、迟到及延时：视乎公司的文化而定 2、发言过长（独占发言）：提醒，语言/非语言。让她概括，让你概括，记下来，会后讨论 3、争执：记下来，会后讨论 4、反对意见：反问法、折射法、记下来，会后讨论，汇报 5、冷场：找托，托必须需要持中立态度 6、打瞌睡、听手机、开小会：点名、重申记录 会议记录 会后跟进 1、会后跟进 任务 完成时间 衡量标准 责任人 跟进人 2、秘书跟催记录表 　 　 　 　 　 　 3、 数据分析： 根据完成情况 根据部门情况 未完成原因分析（饼图、柱状图） 序号 工作内容 跟催记录 合计时间 备注 归类 　 　 　 　 　 　 4 时间管理和 计划管理技巧 时间管理的几个法则 百分之80的时间做琐碎的事情，百分之20的时间做重要的事情。 A、B、C 法则 紧急对策； 永久性对策 需占据45%的工作时间 多去部门坐坐 制定读书计划 位尊者先挂电话 3-6个重点工作是时间非配最合理的，多于6个以上则有项目分配 时间少于10%. 黄金时间法则 把最难解决的事情放在周三、周五解决 办公室5S管理 将要物规范放置，使寻找时间为0 使工作环境变得无灰尘，干净整洁 保持前三个S，制度化，规范化 形成习惯，提高整体素质 区分要去与不要物，将不要物处理掉 5S推行步骤：推行、检查、考核、评分 事物性工作安排 1、每天安排好自己及领导的六个小时工作内容 2、按照重要程度排序下来 3、数据分析（平衡Ａ｜Ｂ｜Ｃ事项的比例） 5 事务性项目活动 的组织和管理 项目活动的组织流程 秘书技能培训 总经办 事务性项目活动的组织和管理 时间管理和计划管理技巧 会议管理 高效沟通 角色认知 公文管理 1 角色认知 1、从素质冰山模型来认识角色 能力素质需要在员工的日常行为中体现 行为表现 知识 能力 职业素养 特质 自我概念 动机 可见的 渐层的 隐藏的 深层的 1、行为表现 2、知识 3、能力: 通用能力 （人与人之间之有程度差异，没有本质差异） 水上部分 1、从素质冰山模型来认识角色 水下部分 1、能力： 2、专业能力（本质差异、程度差异） 3、职业素养：价值观、人际敏感度 4、特质 5、自我概念：角色认知 6、动机 秘书：发展自己的一技之长，打造自己的品牌，让自己的角色无可替代. 人才类型 秘书职业要求 2、秘书的感觉 秘书工作内容模块化 RR 五步法 2、秘书事物内容 角色定位案例 秘书角色定位 角色定位案例 职业生涯规划 22岁 26岁 32岁 45岁 22岁—26岁：试错期 26-32：上升期，32岁至公司中层及以上 32-45岁：鼎盛时期，45岁达致顶峰 2 高效沟通 沟通视窗 沟通的基本过程和手段 沟通的基本过程和手段 当别人在情绪中时，要认同别人的情绪。 4 说的内容取决于知识面，可为增加共同话题,需多修炼时事、圈子热事、冷笑话等 2 为增加沟与通的百分比，听者可适当重复别人的话；听完后以自己的语言解释一次，让对方检核是否正确 3 人跟人的大