行政办公室部门职责(已改).docVIP

行政办公室职责 是综合职能部门主要是综合、协调、督促贯彻公司质量管理体系文件有效运行。其职责是： 一、落实集团公司和物业公司各项决定决议、工作计划、工作任务； 二、负责物业公司中长期发展规划的制定工作；指导全公司所属部门、单位、专业公司的办公室工作； 三、负责本公司文件资料的起草、汇总、整理和管理； 四、负责公司后勤行政管理及总公司办公区域的安全保卫工作；负责总公司计算机网络的设计、开发、日常管理等相关工作； 五、负责公司年度大事记资料的搜集、整理、建档、管理工作； 六、配合实施维修工程项目使用专项维修资金工作； 七、负责《天通苑之友》稿件征集、编辑、印刷、分发；做好外联接待工作； 八、负责物业协会工作，与各级物业组织的联系。 行政管理办公室岗位设置及职责 设岗位分别是主任、副主任、秘书、行政主管、宣传主管、管理员、网络室主管、网络室管理员、车队长、驾驶员。 主任: 1、协助总经理组织制定公司发展战略（草案）及相关计划、纲要、文件的规范、编撰。实现文字综合汇集和处理，组织会议，掌握情况，提供选择建议； 2、在总经理领导下，提供智囊、政策研究、咨询及信息反馈。辐射公司领导意图，为公司领导指挥全局拾遗补缺； 3、安排文秘、网站信息管理、宣传、资料搜集，组织企业文化建设；做好后勤保障、经营监控、行政管理工作； 4、对各经营管理处、各专业公司行政工作行使指导、检查职权； 5、具体负责办公室团队建设率先垂范,带领团队承上启下，树立为基层服务的观念； 6、负责上级领导、主管部门和重要媒体来访的接待工作； 7、贯彻落实公司领导交办的其他工作。 副主任： 1、在办公室主任的领导下，安排、督导、检查行政后勤事务； 2、具体承担部分内外联系，接洽工作服务，处理和安排事务性工作； 3、管理公司公章，有效证件，为公司领导提供畅通的服务保证； 4、管理车辆、办公用房、宿舍、财产、低值易耗办公用品，员工食堂的后勤保障； 5、公司办公楼秩序维护。对违规者报办公室负责人审核后及时予以处理； 6、主任交办的其他事项。 秘书： 1、起草公司文件、行文上传下达、沟通协调各部门； 2、召集、组织公司级会议，整理会议记录； 3、对公司办公会决议的事项，进行跟踪、督办并及时向办公室主任汇报； 4、对各职能部门、经营管理处、专业公司的工作跟踪、协调、督办； 5、收集公司各职能部门、经营管理处、专业公司工作计划、总结。起草公司计划、总结、报告、请示等文稿； 6、负责接待政府相关部门、集团公司及相关会晤来访人员的礼仪工作； 7、编辑公司大事记；整理和保管文件档案并与档案室做好交接； 8、协调配合社区办搞好与社区各居委会、业委会的工作联系，保持良好关系； 9、受理和接待群众来信、来访，做好回复、督办、检查工作； 10、主任交办的其他事项。 行政主管： 1、负责公司物业的房屋产权证、办公用房、宿舍台帐的建立及电、水、气、暖费用的核审，监督管理员按月抄验登记。调整和分配办公用房和员工宿舍； 2、建立车辆、办公设备设施等固定资产台帐，按季度与财务部门核对； 3、按月汇总低值易耗品的物品计划并审核，按时上报； 4、根据公司不同时期的物品管理使用情况，提交淘汰、报废、固定资产和低值易耗品的登记、审核。汇总后报主任审核； 5、根据公司各部门需要，提交电脑、打印机、复印机、电话机、传真机、数字相机、空调、饮水机等办公设备的采购计划。经办公室主任审核后，报总经理批准。将总经理批准后的购置计划转材料部办理并存档备查； 6、负责对员工食堂工作的统一管理。每周对食堂本周食谱进行初审，并对食堂管理员进行培训、检查督导食堂卫生工作； 7、负责车队工作。每周检查公司车辆使用、维修保养情况，遇有交通事故要及时指导处理，并报告办公室负责人。车辆出现交通事故，要由办公室负责人及时报公司总经理。检查车辆使用，建立维修油耗台帐，实行单车核算管理办法。督促检查车队队长管理员对驾驶员的管理教育工作。对驾驶员的录用提出初步意见，报办公室负责人审核，人力资源部复审； 8、划分、调整办公区域，分配安排办公家具、设备； 6、主任交办的其他事项； 宣传主管： 1、适时撰写公司新闻稿件，向新闻媒体提供素材； 2、搜集新闻题材，开办和编辑《物业服务行业动态》信息周刊； 3、监控各网络信息动态，制定和实施自身网站发展规划。与网络室密切配合，有序的推进“物业联合网”的建设并充分发挥其作用； 4、组织和协调兼职信息员队伍的建设。依据不同时期宣传要点，布置采编工作任务； 5、负责对外新闻信息发布的把关和文字信息稿件的审核，报主任审批； 6、负责对新闻每天的有关联络和接洽； 7、主任交办的其它事项。 管理员： 1、协助行政主管调整、分配员工宿舍； 2、负责每月对员工宿舍及办公用房的水、电、气、暖表进行抄验，按实际发生额收取费用。对宿舍卫生、水