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已公开现行文件服务机构设置及运作 　　已公开现行文件服务机构的设置 　　 　　 目前，现行文件公开服务正在全国许多城市展开，其表现形式多种多样，但大致可以归纳为三种基本类型：第一类为现行文件阅览中心，如北京市昌平区、海淀区和山东省济南市的现行文件阅览室等；第二类为文档服务中心，如江苏省常熟市与南通市的文件服务中心、深圳市的文档服务中心；第三类为红头文件服务中心，如湖南省株洲市的红头文件利用中心等；第四类为现行文件服务中心，如大连市的现行文件服务中心等。尽管在实际工作中可能并非如此，但仅从字面上比较分析，可以看出，第四类比较恰当。首先，第一类受服务方式的局限；第二类把档案也涵盖进去了，无限拓展了其服务范围；第三类则恰恰相反，用“红头文件”这一种概念来表达“文件”属概念，使服务范围过于狭窄。所以，把现行文件公开服务机构称为“现行文件服务中心”不失为最佳选择。 　　关于现行文件服务中心的性质与职能，结合各地的实际做法，笔者认为如下表述比较恰当：是集中收集、保管党政机关、社会团体、企事业单位形成的现行政策性、法规性、公益性、服务性文件的信息库；在收集、整理政府机构现行文件的基础上，以政务信息公开为基本任务，方便社会各界，特别是普通公民查询、了解政府在社会事务管理方面现行政策规定的机构，①是新形势下国家地方综合档案馆的内部机构，是档案馆职能的延伸。其基本任务是通过现行文件报送网络体系，负责收集各种单位形成的政策性、法规性、公益性文件。进行科学规范的整理、编目与保管，建立与之配套的管理制度和检索体系。为社会各界提供方便、快捷的现行文件服务。② 　　 目前，在我国建立现行文件服务中心，无论哪一种类型，毫无例外的都设置在当地同级档案局（馆）下，这是因为：其一，档案馆本来就是保管和利用档案的基地，具有管理文件的成熟经验和独特优势。现行文件服务中心既弥补了馆藏不足，又延伸了档案馆工作职能，两者互为补充，相得益彰。其二，档案部门与各文件形成单位本身有着密切的联系，对不同层次、不同范围和不同内容文件信息资源的形成规律、使用价值、处理程序、管理状况等，都比较熟悉，对齐全、完整地收集有关职能部门的现行文件有一定优势，同时还可以对各单位文件报送工作进行监督指导，便于建立收集网络。其三，档案馆具有保管利用现行文件的良好环境和物质条件，拥有完备的管理设施和对外开放服务体系。其四，档案馆有一批精通业务的专业管理人才，能够胜任文件服务中心赋予的各项任务。其五，依托档案馆建立服务中心符合文档一体化趋势，更为有利的是，档案馆拥有广大的利用者群体。③ 　　 　　 已公开现行文件服务的运作 　　 　　 现行文件公开服务的运作主要应解决以下问题：在实际操作过程中，法律容许公开什么？不容许公开什么？公众需要公开什么？文件的公开由谁来审批？由谁来实现？现实情况下如何开展现行文件公开利用服务？等等。这些问题不是一篇文章就能解决的，在此，笔者仅仅就其中几个重要环节提出几点看法。 　　 １．收集、了解文件内容。现行文件服务中心所提供的信息资源主要是未到进馆期限的，即近１０年内形成的各种文件，特别是近一二年的文件，主要包括三个方面的内容：一是档案馆内已有的现行文件。将档案馆内仍然有效的、已经通过新闻媒介等形式公开的各类文件，可以筛选其中与当前中心工作有密切关联的内容。二是地方党委和政府有关当地经济和社会发展的文件，包括政策、意见、办法、规定等（保密的除外）。三是政府所属各部门所形成的现行文件。④四是除了公共行政文件以外的其他形成者产生的各种非“红头文件”。这样，现行文件服务中心提供的信息与档案馆原来提供的信息互为补充。 　　 ２．调查公众需求，确定公开重点。传统的档案利用服务更多地站在历史的角度，而现行文件服务，一定要强调现实性，要了解利用者的需求，研究近年档案馆来访者的利用目的。北京市海淀区利用档案实践表明，现在的利用者除了工作查考外，大多数是个人查找６０―７０年代的工龄、婚姻档案，５０年代的土地情况档案，而更多的是一些老百姓为征地、产权、工资和矛盾纠纷等查找现行文件作为依据，另外，企业也有查找政府对企业的优惠政策等现行文件，这些需求大部分在档案中难以满足，必须以现行文件进行服务。 　　 确定现行文件公开服务的重点也很重要。据北京市昌平区档案馆等有关单位的统计，目前在“现行文件阅览室”查阅利用现行文件的重点主要集中在四个方面，即政府在城市建设、危房改造、群众在占地、搬迁方面的政策和有关规定；政府在外地人口进京方面的政策规定；引进外资方面相应的优惠政策规定；和老百姓切身利益相关的其他方面政策规定等。北京市昌平区的统计结果并不一定具有普遍性，但可以为其他各地确定现行文件公开服务的重点提供参考与借鉴。 　　 ３．对公开文件进行认真鉴定，列出可以公开的文件清单。对