4-采购与付款管理.pptVIP

采购结算 采购结算也叫采购报账，在手工业务中，采购业务员拿着经主管领导审批过的采购发票和仓库确认的入库单到财务部门，由财务人员确认采购成本。 在IT环境下，由于各子系统之间实现数据共享，因此，系统提供： “自动采购结算” “人工辅助采购结算” 自动采购结算 将发票中的单价与采购订单文件中订货单价和暂估入库单价相核对 发票中的数量与入库单文件中收货数量相核对 如果核对结果完全相符，生成结算表，并在入库单文件、采购发票文件、采购订单文件中做采购结算标志（思考账务处理） 如果不完全相符，提示采用手工辅助采购结算 手工辅助采购结算 手工辅助采购结算模块的功能是计算机根据采购订单号自动从采购订单文件、存货子系统中的入库单文件中选择出与正在录入的发票相关的数据进行核对。当发现暂估入库货物的暂估单价与发票单价不相符时，将反映该笔先入库后报销的采购入库业务的入库单、采购发票、以及采购订单数据显示在屏幕上进行审核 。 采购结算表示例 付款管理 付款管理模块的功能： 从采购发票文件中筛选出特定付款到期日未付款发票 用户根据企业情况选择将要付款的发票 系统自动生成准备付款通知书，供出纳使用 自动付款 有些先进的应付处理模块根据付款准备通知书文件自动开支票，并生成付款凭证： 借：应付账款－XX供应商 贷：银行存款 传递到总账子系统，记账时自动更新发票文件的已付金额字段。 一般付款 一般情况下，出纳接到准备付款通知书后，手工签发支票，编制付款凭证，再通过总账子系统的凭证录入模块将付款凭证送入计算机，记账时自动更新总账子系统中相应数据文件，同时更新发票文件中该张发票的已付金额。 付款单示例 采购、付款业务和财务的一体化策略 总账子系统是总括反映企业经营活动全过程信息的子系统，因此，采购与付款业务都必须转化为会计信息--记账凭证，传递到总账子系统。 为了实现采购与付款业务与财务的一体化策略： 首先应该建立采购与付款业务和财务联系的纽带---凭证模板，并将其保存在动态会计平台中； 在日常采购与付款业务发生时，系统通过动态会计平台自动将业务单据转化为记账凭证 思考采购结算过程、付款过程应当编制什么样的凭证模板 自动转账过程示意图 主要内容 第一节 采购与付款循环的核算与管理需求分析 第二节 IT环境下采购与付款子系统的流程分析 第三节 采购与付款子系统总体结构设计 第四节 采购与付款子系统的初始设置 第五节 请购与采购管理 第六节 采购发票、采购结算与付款管理 第七节 账表输出和统计分析 账表输出和统计分析 账表输出采购执行表 采购明细表 入库明细表 采购结算明细表 在途明细表 采购综合统计表等 分析表 存货价格分析 供应商价格分析 采购类别结构分析 采购资金比重分析 采购货龄综合分析 采购管理日常业务操作流程 有采购订单管理需求的企业，可以根据与供应商签定的采购合同或协议，按本系统规定录入进计算机，没有采购订单的采购业务可以不必录入采购订单，但我们建议：对于采购周期比较长、有到货时间规定的采购活动，应根据传真单或电话记录等单据建立模拟采购订单，以便对该定货活动进行监控与管理，因为有了采购订单档案后，可以根据该订单存货的入库情况进行订单执行情况统计，对拖期的订单，可以发出催货函。 采购货物验收入库时，那么根据实际入库数量填制入库单，取得供货单位的发票后，在本系统中输入采购发票，进行该项业务的采购结算工作。 用户可以随时查询：采购订单执行情况、没有取得采购发票的暂估入库统计信息和明细数据、没有货物入库的采购发票（在途货物）统计信息和明细数据、已进行采购结算的采购入库统计表和明细表；可以随时查询采购台账。 主要内容 第一节 采购与付款循环的核算与管理需求分析 第二节 IT环境下采购与付款子系统的流程分析 第三节 采购与付款子系统总体结构设计 第四节 采购与付款子系统的初始设置 第五节 请购与采购管理 第六节 采购发票、采购结算与付款管理 第七节 账表输出和统计分析 　 进行采购订单处理，动态掌握订单执行情况 处理采购入库单、采购发票，并根据采购发票确认采购成本 随时掌握存货的存量信息 处理各种付款单，随时掌握采购业务的付款情况 形成与供应商的的往来账，正确进行往来结算 对应付账款进行账龄分析 形成各种会计凭证，并传递给总账系统 采购与应付系统的主要功能： 采购与付款子系统的功能结构 采购与应付系统的编码 供应商编码 存货编码（在存货子系统） 结算方式编码 部门编码（在公共信息管理） 人员编码（在公共信息管理） 制定编码原则 按照一致性原则、层次性原则、易用性原则等设计供应商编码。 一致性原则：供应商是来自全面各地甚至不同国