公司电子档案管理制度.docx

公司电子档案管理制度 公司电子档案管理制度：电子档案管理制度 电子档案管理制度 一、总则 　　1、为加强公司档案工作，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用电子档案，为公司发展服务，特制定本制度。 　　2、公司电子档案，是指公司从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史电子文件记录。 　　3、各部门及各项目承办人员应保证项目及相关文件的系统完整，项目铸结案后及时归档。 　　橡4、工作变动或因故离众职时应将经办的文件材夸料向接办人员交接清楚扎，不得擅自带走或销毁韦。 　　1、公司资料：噶规章制度、资质证书、洁宣传资料、合同档案等邢资料。 　　2、技术资间料：设计规范、产品施焙工图、项目资料。 3 4杠、学习资料：读书 三 1钨、公司指定专人负责电钥子档案的管理。 　　2仪、文件材料的收集由各韵部门或经办人员负责整躬理，严格按照本制度的亨“文件分类及编号方法研”进行分类、编号，每置周一上午将上周文件资蟹料交管理负责人进行归滇档储存。 　　3、一项钙工作由几个部门参与办区理的，在工作中形成的乃文件材料，由主办部门厄或人员收集，会议文件徊由行政部收集。 四、归浅档要求 文件的登记 　　栏1、归档前应由文件形叶成部门按照规定的项目仑对电子文件的真实性、沥完整性和有效性进行检搪验，并由负责人签署审摩核意见，检验和审核结烹果填入《归档电子文件僚移交、接收检验登记表利》。 　　2、归档电子痛文件应以盘为单位填写息《归档电子文件登记表漾》首页，以各文件夹为谰单位填写续页。 　　3抢、电子文件登记表为树簇式链接，在上级电子文搓件登记表中建立链接，浓通过鼠标点击可查看下唾级电子文件登记表。 4挟、电子文件登记表应与犯电子文件同时保存。 文腕件分类及编号方法 　　楷1、档案管理负责人按觉照“附录c”对文件进医行分类。 　　2、电子要文件稿本代码：m—草食稿性电子文件；u—非查正式电子文件；f—正茅式电子文件。 　　3、拥电子文件类别代码：t欲—文本文件；i—图像裔文件；c—图形文件??燃v—影像文件；a—声农音文件；h—超媒体链丸结文件；p—程序文件梆；d—数据文件。 文件环格式规定 　　1、文字帆型电子文件以word银、pdf、txt为通扎用格式。 　　2、扫描温型及图片型电子文件以溪jpeg、jpg为通亢用格式。 　　3、视频市和多媒体电子文件以f觅lash、avi、w劲mv、asf、mpe圾g、mov、rm、r拄mvb、wav、mi仰di、wma为通用格蜗式。 　　4、音频电子应文件以wav、mp3构为通用格式。 　　5、疵对于非以上通用格式的醒电子文件，如无法转换社为通用格式且在存档电圆脑上无法打开，则必须孙在存档电脑上安装相关贰软件。 注意事项 　　1了、档案质量总的要求是疡：遵循文件的形成规律邢和特点，保持文件之 间够的有机联系 2、归档的冰文件材料均应齐全完整竣。 　　3、档案文件材思料应区别不同情况进行址排列，密不可分的文件说材料应依序排列在一起舆，即正件在前，附件在榨后；草稿在前，定稿在础后；其它文件材料依其遗形成规律或特点，应保岁持文件之间的密切联系帐并进行 系统的排列。 五攒、档案管理人员职责 　詹　1、按照有关规定做羽好文件材料的收集、整浑理、分类、归档等工作捐。 　　2、按照归档范谢围、要求，将文件材料癣按时归档。 　　3、工孝作人员应当遵纪守法、绚忠于职守，努力维护公眩司档案的完整与安全。离 六、档案的利用 　　1讹、公司档案只有公司内停部人员可以借阅，借阅吾者需填写《归档电子文撕件借阅单》，报主管人腰员批准后，方可借阅。京未经批准，任何部门或贵人员不允许擅自复制电空子文件。 　　2、借阅锗时，应由档案管理人员喜将资料拷贝件存放在共呀享文档各借阅人专用文杨件夹，借阅人应在当天恩将借阅档案剪切另存，邻以免增加共享文档的负孙担。 3、档案不准转借昌，必须专人专用。 七、姚档案的安全管理 　　1澄、档案管理人员应对储遏存电子档案的专用电脑慈设置用户名及密码，填暮写《档案电脑用户名及越密码登记表》,并提交锈总经理备案。 2、档案喧电脑密码应3个月更改用一次。 　　3、档案管赢理人员应对涉及公司机拄密的文件夹进行加密，便填写《加密文件登记表谱》,并提交总经理备案绿。 附录a 表归档电子文隙件移交、接收检验登记舞表 公司电子档案管理制幽度：电子档案管理制度蚤 电子档案管理制度 　　循一、为了加强公司电子泰文件归档管理，保管电思子文件和电子档案的安栈全保管和有效开发利用距，更好地为公司发展服膘务，根据《中华人民共鼎和国档案法》等有关文曾件规定，结合本公司实剃际，特作如下规定： 　梅　二、建立与健全电子芹文件的管理体制和工作既职责 　　1、电子文件贴是公司开设的一种独立