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《国家行政机关公文格式》需注意的问题 一、搞清党政公文格式的区别（一）在格式名称上：党的机关对红色反线以上部分称“版头部分”；行政机关称“公文眉首”。党的机关对主题词及主题词以下部分称“文尾部分”；行政机关称“公文版记”。（二）在格式设置上：行政机关公文要求用A４型纸；党的公文要求用A4型纸，也可用16开型纸。行政机关的秘密等级、保密期限，紧急时限都标在首页右上角；党的公文要求标在首页左上角。行政机关公文的红色反线是一条与版心等宽、中间不间断的红色反线；党的公文红色反线在中间断开处点缀一个红色五角星。单一行政机关制发的公文一般不署机关名称；党的机关公文要求除决议、决定、条例、规定、意见、会议纪要等文种外，正文后不得省略发文机关名称。行政机关公文成文日期要用汉字，“零”写为“O”，党的机关公文既可用汉字，也可用阿拉伯数字书写。行政机关公文必须使印章与正文同处一页，不得标识“此页无正文”；党的机关公文可以标识“此页无正文”，位置在该页首行顶格标识。行政机关公文在格式的内容上较党的机关多“批（按）语”、“附注”、“红色反线”；党的机关公文格式在内容设置上较行政机关公文多“发文机关署名”和“印发传达范围”。二、确定眉首部分的“发文机关名称” （发文机关名称由发文机关全称或者规范化简称加“文件”组成）的位置，要注意以下四点： 　　（一）“发文机关名称”的上沿至眉首顶部25mm，使用小标宋体字。字的大小要求≤15mm×22mm（因国务院发文机关名称字号是这么大，其他单位公文发文机关名称字号不能大于此字号。下级机关发文机关名称字号不大于上级机关发文机关名称字号，上行文发文机关名称字号一般采用宋体１号字；下行文发文机关名称字号一般采用宋体初号字。（二）上行文“发文机关名称”上沿比下行文下移55mm，使之与眉首顶部距离保留80mm。（三）如机关名称较长，要分行标识，但“文件”二字在二行居中标识，字体略大于机关名称。（四）联合行文时，主办机关名称排在前。如联合行文机关过多，必须保证首页显示正文。也可用主办机关一家版头，在标题和公文主体尾部标明联办机关名称。　三、发文字号要求由发文机关代字＋年份＋序号组成如北京市平谷区人民政府2004年1号文件则为:京平政〔200〕1号。在这里易出两个方面的错误：（一）多无关的字。如上例写成京平政发〔200〕1号或京平政〔200〕第1号或京平政通字〔200〕1号。　　（二）序号需位或简写。如上例写成京平政〔200〕001号或京平政〔0〕号四、标题要规范一般由发文机关名称＋公文主题＋文种组成。需注意两点：（一）文种切忌混杂使用，如“请示报告”、“批复意见”、“方案的请示”等，都是错误的。（二）标题中不宜出现“关于”的连用和“通知”的连用。　　如《国务院办公厅关于转发民政部关于进一步加强生产救灾工作报告的通知》应改为《国务院办公厅转发民政部关于进一步加强生产救灾工作报告的通知》；××区教育局转发《市教委转发国家教委关于加强中小学思想品德教育的通知的通知》的通知应改为：××区教育局转发《国家教委关于加强中小学思想品德教育的通知》的通知。五、确定主送机关要注意三个方面（一）一般通知、报告、请示、批复、函用主送机关；而决定、公告、会议纪要、意见等不用主送机关；其他文种酌情而定。（二）确定主送机关要同时考虑行文关系和文件内容两个方面。（三）确定上行文主送机关的原则是：主送一个机关，按隶属关系逐级主送（别越级、别多头）；不以机关名义向领导者个人行文。六、成文日期和机关印章。用印是使公文具备法定效力的关键环节，同时也是易于疏漏和忽视的环节；必须严格按《国家行政机关公文格式》印制标准第七条（六）执行。七、关于版记有关内容的提示（一）“抄送”是相对“主送”而言；（二）“印发机关”不一定是“发文机关”；（三）印发日期不一定是成文日期。 公文词语1．词意符合客观实际。经反复核查证明，张某、李某曾在?1987年?9月间收受过?XX公司的巨额贿款（每人分别收受现金?50000元），已构成受贿罪。案发后，二人还与XX公司业务负员X?X订立攻守同盟，妄图掩盖。2．词语的褒义词、贬义词和中性词。如 “在某些领导者的下”和“在某些领导者的下” 3．同音异义带来的歧义。独联体国家2002年世界杯足球赛。4．搭配正确如：???他们从实际情况出发，在农业生产中，因地制宜，不断创新，终于出一套农业各项生产的经验。　“在这个车间里，勤俭节约的精神日益浓厚。”（主谓搭配不当）“这项主体工程也是本省化工行业中最大最先进的一项节能措施。”（主宾搭配不当）“这场技术竞赛是在酷热的气温中进行的。”（定语与名词中心语搭配不当）词语的搭配合乎事理、合乎逻辑，同时又要符合语言习惯。上下文的词语需要相互照应配合；有时为避免不必要的重复，必须使用不同的词语。如：　“对于未按标准交