利用条形码技术实现文书的电子签收.docVIP

利用条形码技术实现文书的电子签收 一、目前文书签收中存在的问题。 随着信息化的发展，虽然我局的很多涉税或办公资料逐渐实现电子化，但由于各种原因我局还是存在大量的纸质文件需要流转，而目前我局的纸质文件的流转并不做登记处理，大部分纸质文件的传输，必须通过传统的登记本进行手工登记、签收，完全是原始的手工作业的模式，由于人员配备少，文件、信件、公文流转量大，在纸质文件流转过程中，依然存在着手工登记签收责任不清、劳动强度大、数据不准确、保密安全性差、查询统计困难以及文件实物流和电子信息流“非同步”现象等问题。所以如何对文件尤其是大量的纸质文件进行有效的管理，使得纸质文件能和CTAIS等信息系统中流转的电子版本对应、同步，仍然是我局的棘手问题。 为了解决流转和签收的存在问题，我们应引入新的技术手段来代替目前的手工操作，实现流转和签收的信息化和电子化。 二、实行电子签收的业务流程和优点。 操作员在接受纳税人的一份涉税资料，或生成一份内部流转文书后，首先把一个具有号码唯一性的条形码粘贴到相应的文书上，并把该文书的概要信息和条形码的号码都登记到电脑里面。进行流转和签收时，发送人把需要交接的文件通过条形码阅读器逐一读入到电脑里面，签收人只需要输入自己的工号和密码，通过系统验证即视为已经签收， 无需进行任何的纸质签名。 实行电子签收，不但加快了签收的速度，减轻了工作量，减少了因为签收引起的纸质浪费，也把文书的流转过程全程纳入电脑的管理和跟踪。需要查询时， 可通过设置单项条件进行查询或通过多项条件组合查询，例如通过纳税人识别号，事项编码，所属时期等， 快速查询到文件的流程和去向。 三、系统实现的关键问题 （一）识别技术的选择 目前在物流和商场中标识和快速识别物品的成熟技术有条形码和RFID(无线射频识别) 两种。其中条形码的优点技术成熟，成本低的，缺点是需要进行识别时需要手持扫描器进行逐一扫描。而RFID 是本世纪最有发展前途的信息技术之一，具有技术先进，可以实现无线识别和成批识别的优点。2004年，我国金卡工程也把RFID产业发展与行业应用列为今后工作的重点，但RFID缺点是价格较高。 目前我局条形码技术的应用已经具有一定的基础，在办税过程中就是通过条形码技术实现纳税人识别号的快速录入，每个分局均购置有条形码打印机，每个征收前台均配置有条形码阅读器。因此就成本而言目前我局适合使用条形码技术来实现文书流转电子签收 ，但随着RFID技术的成熟和成本的降低，适当时候也可以把系统升级到RFID技术，以实现更高的流转效率。 （二）条形码号码的唯一性 为了实行通过条形码阅读器就能识别文书，实行条形码号码的唯一性是系统的关键所在。具体方法可以通过系统事先用条形码打印机打印好大量具有唯一性的条形码，并把条形码粘贴在文书上。从经济上考虑另外也可以采取外包的形式，在外面采购已经打印好的条形码，但前提是该条形码的号码具有长期的唯一性。 （三）如何实现电子签名。 实行电子签收除了确定签收的文书外，还需要确定签收人的身份。目前电子签名的安全和不可抵赖的常用方法是采用硬件+密码的组合，即在电脑上插入硬件UKEY，并输入UKEY所需要的密码，但这样需要较高的硬件投入和较大的开发工作量。所以目前建议采取简单的密码认证的方法，即在系统中输入自己的工号和密码，通过系统的验证即视为该操作员的安全和不可抵赖的签收。 （四）如何和CTAIS中的流转信息实现接口和同步 目前在CTAIS等信息系统中已经有相当多的数据实现电子流转，但在实际上存在纸质资料和电子资料流转不同步的问题，而且CTAIS中也没有纸质资料签收的功能。为了有效的利用好CTAIS的电子数据实现电子签收，减少数据的二次录入，可以考虑把CTAIS中的文书受理信息自动导入到签收系统，并在此基础上登记号相应资料的条形码号码的信息后，就可以实现电子签收。除此之外，还可以考虑把CTAIS中的流转信息也导入到签收系统，做到电子流转和条形码流转的同步和双向监控。 作者：信息中心—陈沛