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会议管理 第一节 会前筹备 拟定会议议程、日程 会议议程的内容 会议日程的内容 会议日程就是根据议程逐日作出的具体安排，它以天为单，是会议全程各项活动和与会者安排个人时间的依据。 会议议程和日程的工作 通过了解会议议程和日程，与会者可以更好地了解会议所要讨论的问题，清楚会议顺序计划，即获得有效信息。会议议程更是一个沟通的平台，一个高效的市场管理工具。 工作程序 会议议程的制定程序 明确目标和参加者 明确目标。 在会议议程上陈述目标。 列出会议参加者。 安排各议程事项的时间 考虑会议的时间长短以及内容的顺序。 会议长短。 敏感话题。 在编排议程的时候，遵循以下两个原则： 一是按照议案的轻重缓急编排处理的先后次序。 二是每一个议案应预估所需的处理时间并清楚地表示出来。 确定每一项议程 对议程上的每一项内容，参加者应清楚了解如下内容： 目标。 准备及贡献。 时间安排。 演讲者。 提前分发会议议题。 决定会议讨论形式 典型的会议形式。 头脑风暴形式。 团队列名方法 小型团队。 决定会议决策的方式 会议日程的编制方法 制定议程表时，应注意议题所涉及各种事物的习惯性顺序和本公司章程有无对会议议程顺序的明确规定。 制定议程表之前还须明确会议活动的人员、日期和时间、地点、有关的餐饮安排。多采用表格形式。 宣布议程，然后说明一些有关此次会议事物性的内容，之后在安排讨论的问题。 尽量将同类性质的问题集中排列在一起，这样既便于讨论，也便于有关列席人员到会和退席。 保密性较强的议题，一般放在后面。 注意事项 会议议程和日程的区别 会议议程是对会议所要通过的文件、所要解决的问题的概略安排，并冠以序号将其清晰地表达出来。会前发给与会者。 会议日程是指会议在一定时间内的具体安排。 2.正确处理会议临时动议 一般情况下（紧急情况下例外）不应搞临时动议。如果有一些特殊的原因需要研究临时动议，应该先与会议主要负责人及时沟通，要考虑议题的内容、会议进度、时间、与会者对该议题的反应和关系程度等许多方面，如果确定要搞临时动议，也要和与会代表、相关人士解释清楚，尽量节省时间，控制好节奏，提高效率。 1.会议议程的样式 2.会议议程的样式 （1）会议议题的作用 1）准确具体地体现会议目标，为会议目标服务。 2）引导和制约会议的发言。 （2）会议议题的审核。\应遵循以下几条原则： 1）“一支笔”原则。 2）唯一性原则。 3）计划原则。 4）可进行原则。。 1.会议地点选择的要求 要综合考虑各种因素，选择恰当的会议地点。 交通便利。 会场的大小应与会议规模相符。 （3）场地要有良好的设备配置。 （4）场地应不受外界干扰。 （5）选择会议地点应考虑有无停车场所。 （6）场地租借的成本必须合理。 2.会议酒店的类型划分 （1）按类型划分 1）商务型酒店。 2）度假型酒店。 （2）按地点划分 1）位于市中心。 2）位于市郊。 （三）工作程序 1.会议目的与形态 2.实质上的需求，与会者的期望 3.列出选择会议场地需求的工作清单，确定会议场地 对会议地点进行确认 核对细目可以包括下列各项： 检查考虑中的全部会议室或场地。 随意抽查一个单人房间、一个双人房间和一个套房的设备。 检查会议登记部门、会议管理服务部门以及其他后勤所在地。要便于客人寻找，便于到达所有的会议地点，并有加锁的储藏处。 检查膳食供应。要求提供过去的各种菜单。 假如被指定的房间不在同一层，则需检查电梯的服务情况。应考虑到参会者来往于会议室如发生困难、造成延迟会使会议停顿的可能。 检查服务项目、营业时间，了解社交与娱乐活动的费用。 了解交通及停车设施。 签订书面合同 最终合同或协议应包括如下细节： 确定全部会议场地，包括每个房间的名称及可供使用的时间。 确定保证的客房间数，应列出参会者大多数人员的到达和离去日期、房费起算和退组日期以及不受约束的客房退房日期。 确定旅馆提供的免费商品和服务。 说明特殊设备安装或改装，是否要增加特别人员、服务或设施，并明确开支怎样负担。 确定预定和开票手续，包括组织方为并可承担财务责任的限度。 列明应向参加者个人直接收取的费用。1 指定可以取消预定而不向参会单位收费的一段时间或最后期限。 注意事项 广泛收集会议地点的信息 酒店、宾馆、会堂、礼堂、会议中心、公共图书馆以及学校都是召开会议的好地点，在网上找会议地点也很便利，也不失为一种好方法。 还可以通过查看“黄页”小红花放入“会议场所”一栏，或者使用Yahoo、Google这样的Internet搜索引擎。 实地考察会议地点的注意事项 对于亲临现场进行考察应注意一下6点： 会见能作决策的人，有利以后解决可能出现的问题 只要可能，一定要在酒店建议的日期去参观。 不要处于个人原