系级读者交流会总结.docVIP

交流会： 前期系列赛： 11月28号-12月8号：制作、收集作品 12月13日：在逸夫楼和大瑞一餐厅门口进行封面设计大赛投票 环节遇见问题： 宣传不彻底，导致收集作品日期，作品的数量和质量都没有达到预期的效果，导致作品收集时间一再推后。 投票现场发现部分选手拉票情况，导致部分作品和其他作品统分后差距很大，使比赛失去公正、客观性。 早上环节的投票结束之后，在发现1、2、3三份作品与其余作品票数相差很大，却没有在下午的投票环节将各个作品的号数从新安排，导致下午投票结果仍旧是相差很大。 投票场地和具体细节，换场交接工作在安排原来工作时没有具体分配好，导致在现场面临问题。 反思后解决方法： 策划通过，正式开展比赛时宣传方式可以更多样化，班级代表开会宣传、相关技术组织邀请参加(尤其是技术部)、海报至少四天宣传，同时可以发送比赛通知到达各个班级群、组织群。扩大比赛的宣传力度。 高调的宣传比赛开展，低调、严谨对待作品的评选过程。参与公共投票的投票者，范围最佳设定在全院的师生，保证投票结果的公平、公正。且在不同场地，投票作品应打乱顺序，防止选手拉票影响评选结果。 安排的人员和场地因在活动的前两天确定。保证活动当天的顺利进行。 座谈会阶段： 环节遇到问题： 与会人员与邀请人员相差很大，许多邀请的班级和组织代表没有及时到场，导致已到现场的老师同学等待了二十多分钟才正式开始座谈会。 准备座谈会的水果等道具，没有按照预定的与会人员情况采购，照成多次采购，费时费力。 没有及时的通知和安排将封面作品评选环节要用到的PPT提前拷贝到电脑，现场考材料时，电脑中毒，使得座谈会所要的PPT出现问题。且发现此材料没有准备备份。 座谈会现场交流中，一度出现冷场的情况，许多与会人员没有发言，主持人也没有及时的将话题引入正常的交流重点之中。 反思后解决方法： 邀请的班级和组织代表对于交流会的内容和形式没有了解，很容易理解成一次严肃的开会，才导致了现场的已邀请的代表没有参加会议。对于班级、组织的与会人员邀请，可以使用正式的请帖发送到各个邀请班级、组织，在请贴上简要注明交流会内容，也可标上号码，写明到会场之后依靠请帖进行抽奖，提高代表参加交流会的热情。 准备的实物材料在座谈会前一天准备好，做好清点工作。电子材料，各种PPT文件等，至少准备两份备用。 及时收取反馈表和部门内部问题，总结成若干问题。在交流会冷场时，及时抛出问题，缓解气氛，也能最大程度上解决部门编辑过程中问题。