文件管理制度64829072.doc

文件管理制度 第一章 总则 第一条 为使公司的文件管理进一步规范化、制度化，使公文处理准确与及时，提高公文处理的工作效率和文件质量，结合公司实际情况，特制定本制度。 第二条 本制度适用于全公司范围。 第二章 管理职责 第三条 行政人事部是公司文件运转的归口管理部门，负责确定文件管理标准，规范文件运转程序。 第四条 文件拟稿部门即文件主办部门，是对文件报批内容确定及批准后的执行部门。 第三章 文件类别、格式及编号 第五条 公司各类文件，是指公司在管理过程中形成的具有特定格式的文字材料（包含纸质载体材料和电子载体材料），它是传递指令、沟通信息、档案管理的重要见证材料，是实现公司管理的重要工具和手段之一。 第六条 公司文件包含以下类别：请示、报告、签呈、通知、通报、纪要、决定（决议）、合同（协议）、制度、流程、函件、证明、授权委托以及制式表单等。 第七条 公司所有文件应按照公司文件格式规定进行排版，文件格式包括：上行文、平行文、下行文三种，上行文主要包括请示、报告，以及需要上级部门审批下发的通报、通知、制度流程等；平行文包括发给管理架构中平行的部门的通知、纪要、流程、函件等；下行文则包括上级部门对下级部门的决议、授权书、制度等文件。签呈则主要用于下级部门针对某事项向上级部门发出请示或申请。签呈的流转按照签呈所涉及领导逐级传递，审批。 第八条 公司文件应按文件编号规定予以编号，各类文件编号应确保其唯一性和易识别性，不得混淆。根据公司的管理架构的实际情况，各发文单位采用相应的缩写，并进行单独编号，具体如下： 总经办：“力总字【2010】第xxx号” 财务部：“力财字【2010】第xxx号” 行政人事部：“力行字【2010】第xxx号” 货场部：“力专字【2010】第xxx号” 客服部：“力客字【2010】第xxx号” 综合业务部：“力综字【2010】第xxx号” 第四章 发文程序 第九条 发文的程序为：拟搞、审核、签发、下发、存档。 第十条 拟稿 各部门撰文要做到内容准确，格式正确，符合文件行文要求。 第十一条 审核 各部门将拟好的文件初稿交行政人事部对内容进行审查核对，审核以原稿为准，非承办人不得擅自改动原文。对文档中存在的语句不通或措辞不当需修改时，应与原告拟定人商议确定后方可修改。审核完毕后送总经理签批。 第十二条 签发 总经理对文件批注签发的意见并签署姓名及日期。所有文件均应由公司总经理或其指定职务代理人(总经理外出或出差时指定)签字方可生效，指定职务代理人在签批文件时应电话告知总经理文件内容，并附注“xx总电同”字样，签署“xx代”，明确文件的发受范围、阅读范围；标注文件的紧急性、保密等级；规定印刷份数、印刷和发出时限。 第十三条 下发 签发后文件，根据总经理批示确定的收文部门，发文范围，及时将文件下发到指定部门或单位，并履行收文签字手续。 行政人事部负责公文的鉴别、清点、核对、检查，部门收文时应履行签字手续。对于较重要事物需各部门负责人在文件上签字确认的，在签收文件的同时应在文件原稿背面进行背书。 对于距离较远的门市、货场，除发送电子邮件外，仍需递送纸质文档，由送货驾驶员负责递送，门市、货场在收到纸质文件后，应立即于收到文件后一个工作日结束前在QQ群上回复确认。 第十四条 存档 公文办理完毕后，公文原件要及时送交行政人事部行政专员整理存档，个人不得私自保存文件。已签批文件原稿由行政人事部统一保存，下发文件均为复印件。 各部门需要借用文件原稿时，须经行政人事经理确认后。并履行相关手续方可借用。借用完毕后应立即归还。 流程图： 附图1、纸质文件发文流程 附图2：电子文件发文流程 第五章 文件整理 第十五条 各部门工作中形成的文书，包括文件、会议记录、决议、照片、图表、录音带、录像带等有保存价值的资料，都必须由经办人收集齐全，于次年一月内送交行政人事部档案室归档，各部门、各经办人不得越期自行留存应该归档的文件。各部门收到的文件复本应妥善保存，以备检查。 第十六条 文书基本分类，根据文书的性质不同来进行基本分类，同时对于文书保密级别进行特殊处理，若文书为机密时，应将文书单独存档，在文件袋上贴条注明密级程度，并锁入文件柜中。 A类：公司内部需做保密处理的决策性文件，如：机密性的通知、通告、薪酬改革方案、年终奖金分配方案、高层决议、会议机要、高层人员异动令等（存档期在2年以上）； B类：普通的通知、通告性文书，会议记录等（存档期1年）； C类：签呈类文件（根据签呈文件的种类而定，一般为6个月）； D类：照片、图表、录音带、录像带、视频光碟等音像制品类文件（做永久性保存）。 第十七条 机密文件，需贴封条；公司下发的文件、通告，保存期为一年，要定期检查； 没有存档价值和复查必要的公文，由行政人事部、总经理鉴别、登记后，在保存期超过