THKC200记录控制程序OK.docVIP

合肥安景物业服务有限责任公司 文件编号：AJWY200 页 数： 5 记录控制程序 A/0 初版 曹可松 葛宜山 2013年05月01日 版次 修订说明 编制 审批 生效日期 分发号 目 录 1.0目的 2.0适用范围 3.0名词定义 4.0职责和权限 5.0程序 5.1记录分类及范围 5.2记录的形式、拟制、填写及审批要求 5.3记录的编号 5.4记录管理与控制 6.0记录管理 7.0相关文件 7.1《文件控制程序》 8.0衍伸文件 8.1《文件标识规定》 9.0附件 9.1《记录清单汇总一览表》 1.0目的 对管理体系及活动规定的记录进行管理和控制，以提供服务产品符合规定要求和管理体系有效运行的客观依据，特制定本程序。 2.0适用范围 本程序适用于公司管理体系及与活动相关的记录的管理和控制。 3.0名词定义 无 4.0职责和权限 4.1综合管理部负责管理体系运行中规定的记录的建立、登记、编号和检索的管理和控制。 4.2各部门、管理处负责各范围内有关的记录的拟制、建档、保持及管理与控制。 5.0程序 5.1记录分类及范围 5.1.1管理体系设置的记录：管理评审记录、人力资源控制记录、内部审核记录，文件控制记录，培训记录，检查、测量和试验设备的检定记录，设备管理记录，信息反馈记录，纠正和预防措施记录等。 5.1.2活动设置的记录：合同评审记录，供方评价记录，采购物资检验记录，过程检验记录，库存品检验和测量记录，不合格品处置记录，产品标识及追溯记录、数据分析与统计技术应用记录、运行记录、培训记录、计划相关记录，顾客服务、回访及投诉记录等。 5.2记录的形式、拟制、填写及审批要求 5.2.1记录的形式可以是卡片、标签、表格、图表、报告、记录等。亦可以是拷贝、软盘或磁带等。 5.2.2记录的式样（格式）、内容可详见各相关文件中规定，其规范的格式样本由综合管理部统一保存和控制。 5.2.3记录的填制应及时、正确和完整，文字应清晰、工整、不得随意涂改，签批应齐全，日期应确切。 5.2.4记录格式的审批和更改应按《文件控制程序》执行。 5.3记录的编号 体系设置的记录和质量活动设置的记录必须按《文件标识规定》规定，由综合管理部实施统一编号和登记，应确保一文一号，不可重号和一文多号。 5.4记录管理与控制 5.4.1各部门应对本部门使用的管理体系记录和活动记录及时的填制、汇集、整理和保持，并应确保同一记录编号的流水顺序号和日期的正确、准确以及页码的连续性,以便于查阅和检索。 5.4.2各部门使用的记录应每月收集、整理一次，装订成册，在封面标注记录的名称、月份和使用部门，每年进行汇集归档。 5.4.3记录的有效保存期限见《记录清单汇总一览表》（附件1），在有效保存期限内的记录，各相关部门应妥善保存，不得丢失、损坏和随意销毁，愈期的记录，由保管人提交书面报告申请销毁，并注明记录类别、名称、日期、数量，由使用部门负责人审核、管理者代表批准后执行。 5.4.4记录应保存在安全、干燥的环境下，便于查阅和检索并应注意做好防灾、防虫蛀和防潮等工作。 5.4.5记录的借阅和检索参见《文件控制程序》。 5.4.6如合同中有规定，经综合管理部负责人审核后，相关记录可提供给顾客或其代表现场查阅。 6.0记录管理 按照本程序规定的要求执行。 7.0相关文件 7.1《文件控制程序》 8.0衍伸文件 8.1《文件标识规定》 9.0附件 9.1《记录清单汇总一览表》 合肥安景物业服务有限责任公司 记录清单汇总一览表 AJWY200-01 序号 记 录 名 称 记录编号 保存部门 保存期限 备注 编制： 时间： 批准： 日期： 合肥安景物业服务有限责任公司 文件编号 AJWY200 版 本 A/0 记录控制程序 页 码 第 1 页 共 5 页 生效日期 2013.05.01 合肥安景物业服务有限责任公司 文件编号 AJWY200 版 本 A/0 记录控制程序 页 码 第 2 页 共 5 页 生效