会议沟通 管理沟通课件教学 讲义.pptVIP

第6章 会议沟通;格罗夫： 会议是管理工作得以贯彻实施的中介手段 ;引导案例;目录;第1节 会议的目的与类型;二、会议的目的;第2节 会议的组织; ;确定与会者构成 ;确定与会者构成 ;确定与会者构成 ;明确与会者角色职责;a)会议主席角色;a)会议主席角色;a)会议主席的职责 ;a)会议主席的职责 ;常用的介绍方法： ◆ 自我介绍 ◆ 互相介绍  ◆ 主席介绍 ◆ 名片介绍 会议中可应用的技巧： ◆ 造成“我群感”； ◆ 对所有与会者参加会议的目的进行深入、细致的研究，并对不同的目的加以分组和归类； ◆ 处理好会议的显在目标与潜在目标的关系，并在会议中尽快实现近期目标和较易达到的目标；  ◆ 利用与会者的经验、专长； ◆ 对与会者的错误采取宽容态度。 ;b)与会者的角色 ;预先分发会议资料;第3节 会议议程 “议程”一词来源于拉丁文，意为“必须做的事”，一般也就把会议议程定义为“在会议上要考虑的事务”  □ 会议时间(开始时间、结束时间)和地点 □ 会议目的 □ 会议议题的顺序 ;【案例】 会议议程实例  M计算机公司 一号项目检查会议 日期：2012年12月4日，星期五 时间：下午2：30——3：45 地点：B大厦第二会议室 会议目的：研究一号项目进展情况;【案例】 会议议程实例 –续  议程 1．公司第四季度销售情况； 2．上次会议记录；3．上次会议记录中提出的问题；4．××关于CPU进展报告；5．××关于Case设计进展报告；6．××关于软件进展报告；7．下次会议日期、时间、地点。? 附件1．软件进展报告，第7号；2．Case设计进展报告，第2号； 3．关于软件问题的短文。;第4节 会议记录;【案例】M计算机公司一号项目第6次检查会议纪录??时间、地点：会议于2012年12月4日(星期五)在B大厦第二会议室举行，下午2：30开始? 出席情况：出席会议者包括：钟楚义，周亦梅，周敏，唐婉，庄子期(主席)，无故缺席者有：李杰，张明，吴倩发来了请假条。? 上次会议记录：与会者都同意，认为这是上次会议的准确记录。??上次会议记录中提出的问题：周亦梅报告说，有关客户仍在度假，所以她没能邀请到他们来参加会议。;【案例】续 ·同意的行动：Sam在有关客户归来后邀他们参加会议。 ·完成的时限：下次会议前。??进展报告实例：周敏报告说，软件发展已在目标之列，可望在三月底前完成第二版。然而，仍存在吴倩对制图程序可行性不予协作的问题。 ·同意的行动：周敏与吴倩会谈，由唐婉解决问题 ·完成的时限：2012年12月21日??下次会议的时间，地点：下次会议：2012年12月25日，星期五，下午2：30在B大厦第二会议室举行;主持人： 角色 应具备的素质 会议秘书： 角色 应具备的素质;主持人的角色 1.提供信息 主席不但要令与会者了解信息的内容，还要避免他们对信息的曲解。 为此，主席应尽量避免以单向说教的方式垄断整个会议，最好是能腾出一些时间（比方说.. 1O％的时间）解答与会者的疑问。在这种情况下。主席又扮演了解说者的角色。;主持人的角色 2.培育训练角色：传道、授业、解惑的教师。 主席的参与程度要视课程的性质，以及与会者对课程的熟悉程度而定。 课程深奥，与会者对课程相当陌生，则主席的参与程度需要总会议时间的75％以上。 若课程适合采取专案讨论、角色扮演方式进行，主席的参与程度为5O％左右。 与会者对课程相当熟悉，且课程适合广泛讨论：2O％。;主持人的角色 3.宣传政策 目标：使与会者接受新政策 主席首先必须扮演提供者的角色 其次，扮演媒介的角色，鼓励与会者对政策发生兴趣。 再次，扮演解说者的角色，对与会者的任何疑问提供解答。 最后，扮演服的角色，设法使与会者心悦诚服地接受方针政策。 这类会议中，主席的参与度（时间）：50％～7O％;主持人的角色 4.解决问题 目标：领导与会者探索问题的最佳解决途径 5件事： 阐释问题的内涵、发生背景、解决问题的重要性 解说者角色，鼓动所有与会者参与问题解决。 控制者角色，将会议导人实现目标途径，以避免时间浪费以及无谓的意见冲突。 与会者角色（即脱离主席身份而成为与会者之一），提出自己的见解。 回复主席身份，归结会议的成果及指明未来方向。 这类会议里，主席的参与度40％～60％;主持人的角色 5.收集信息主席除了扮演陈述者与媒介两种角色，以阐明会议目标及鼓动与会者提供信息外，最重要的是：扮演聆听者角色，以搜集与会者提供的信息。 主席的参与程度