工程信函管理.doc

版次 日期 章节 页码 修改范围及依据 Rev. C Rev. D 4.6 2000.4.25 全部 5.2.1 2.3 原6. 原7.3 2. 附录C 1.2.3 5.1.7 全部 5/9 5/9 6/9 4/9 9/9 5/9 根据业主监查意见和SEPC管理评审报告对组织机构名称进行了修改，并将MP修改为QMP。 对此条内容进行修改 对此条内容进行修改 内部备忘录取消 取消 删除“内部备忘录” 对此条内容进行修改 对此条内容进行修改 Rev. E 2001.5.31 全部 全部 根据业主监查意见修改 Rev. F 2001.6.27 全部 全部 根据“文件和资料更改申请单QA-D1-0160”意见修改 目 录 目的 范围 定义 相关文件 职责 程序 来函 发函 记录 附录 1. 目的 确定信函的接收、发送、传阅及归档的全过程。 范围 信函管理有收函及发函两个过程，按内容可分为工程信函和行政信函，本制度只适用于工程信函的管理，行政信函请参照内部管理制度。 本程序中的信函是指用于岭澳工程联络的如下任一形式的文件： －信件 －电传、传真 －会议纪要 －传送单 定义 无 相关文件 L-PGP-3有关通讯的一般规则 职责 文件中心负责信函的接收、发送、传阅及归档。 主办人及参阅人负责及时将“信函传阅夹 ”阅后返还文件中心信函传阅员。 程序 6.1 来函 6.1.1 信函传阅员负责所有常规岛安装合同函件的接收，并建立信函登记帐。 6.1.2 信函传阅员将收到的函件复制一份并将其归于主档F1。 6.1.3 信函传阅员在每一份原件上盖上信函传阅章，并根据文件归档分类大纲标识归档号码。 下列函件不盖收文传阅章： －给供应部的装箱单 －给经营经理的发票 －给文件中心的工程文件传送单 6.1.4 信函传阅员将已盖传阅章的函件送文件中心主任核对归档号是否正确。 6.1.5 信函传阅员将归档号无误的文件呈送项目副经理。 6.1.6 项目副经理确定“办、阅”人员，并退给信函传阅员。 6.1.7 信函传阅员将函件输入计算机。 输入计算机的内容应包括： －事由 －信函号 －日期 －归档号 －主办人 6.1.8 信函传阅员将已确定“办、阅”人的函件传给有关人员。其中主办人及当施工部、QC部、供应部、工程处被确定为传阅人时，可拷贝发放。 6.1.9 指定的经办人应在函件上签字，没有所有经办人的签字，任何信件不得归档。 6.1.10 信函传阅员将签字完备的函件归入分项技术档案。 6.2 发函 6.2.1 需要发函的部门或人员起草信函，注明所发往的单位及个人，发送业主的信函标题应译成英文，经职能部门领导审查后，送交授权签字人批准。 6.2.2 信函传阅员确定信函编号，登入信函登记帐，送打字员打印。 6.2.3 打字员负责打印好的函件送起草人审阅，由文件中心对发往业主的信函英文标题进行审查。 6.2.4 起草人负责在无误的函件上签字再送授权人签字后送还文件中心传阅员。 6.2.5 信函传阅员将签字函件复印两份，原件发出。 6.2.6 信函传阅员将一份复印件归档于主档F2；在另一份复印件上加盖信函传阅章及日期章，并确定归档号。 6.2.7 信函传阅员将已盖传阅章的函件送文件中心主任核对归档号是否正确。 6.2.8 信函传阅员将归档号无误的函件送项目副经理。 6.2.9 项目副经理确定现场传阅人并送回文件中心。 6.2.10 信函传阅员将函件登入计算机台帐。 6.2.11 信函传阅员将函件送传阅人。其中当施工部、QC部、供应部及工程处被确定为传阅人时，可拷贝发放。 6.2.12 指定的传阅人在函件上签字。 6.2.13 信函传阅员将已签字的函件归入分项技术档案。 7. 记录 7.1 信函传阅员建立发函/收函登记帐及计算机台帐。 信函传阅员建立会议纪要登记帐及计算机台帐。 附录 附录A 信函传阅章 附录B 现场归档分类大纲 附录C 通信规则及一般要求 附录A：信函传阅章 信 函 传 阅 章 阅办 A/I/C 签字 阅办 A/I/C 签字 PM SD BM CO CM FL CE DC WZX CB WSY ST XKB RS QAM TT CMD ET WPX PT LCM WT QA CT QC PS 日期： 年 月 日 归档号： 在空格中“A”表示“办”，“I”表示“阅”，“C”表示拷贝。 PM：项目经理 QA：QA部 CB：合同管理部 PT：管道工程处 BM：经营经理 QC：QC部