高校“学生类”档案构建与服务创新.docVIP

高校“学生类”档案的构建与服务创新 　　《高等学校档案管理办法》(教育部27号令)(以下简称新《办法》)已于2008年9月1日正式实施，新《办法》的亮点之一就是在高校文件材料归档范围中增设学生类，与原十大类各类别并列管理。 　　与学生紧密相关的文件材料是高校提供档案利用服务最为频繁的信息资源，新《办法》的实施，是将“人本”管理理念贯穿于高校档案管理体系的突出体现。但在学生类档案与原十大类档案统一管理的前提下，由于缺乏针对新《办法》的实施细则，而在实践中学生个人档案又独立于高校档案管理体系之外，鲜有高校按照新《办法》精神开展学生类档案管理的实践案例。当前，如何有效区分学生类档案与学生个人档案，如何科学整合、构建、管理学生类档案成为阻碍高校档案服务创新的重要业务瓶颈。 　　 　　学生类档案与学生个档案的区分 　　 　　1　内容构成 　　新《办???》规定，学生类档案主要包括高等学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。但长期以来，高校学生个人档案管理―直被视为学生管理的环节之一，并未被纳入到档案部门统一管理，而是参照我国干部人事档案的归档范围进行收集和整理的，如毕业情况登记、成绩登记、体检、党团组织关系、政审、学历学位、出国、人事任免、奖惩材料等。 　　从内容构成看，新设置的学生类档案与原学生个人档案相同或重叠部分较多，但也存在一些不同之处，主要体现在学籍档案的构成上。高校学籍档案是学生在校学习和社会实践活动期间形成的，能综合反映学生在招生录取、入学登记、成绩考核、学籍异动、奖励处分、学历学位、毕业派遣等方面的文件材料。因此，学生类档案包括原教学档案中与学生个人紧密相关的各类材料，内容较之原学生个人档案中的学籍档案更为丰富、齐全。正因为这些内容上的差异，才使得学生类档案的增设显得更有意义。 　　 　　2　服务对象 　　档案工作的一切出发点和落脚点都是为了实现档案的利用价值，这也是档案工作的核心价值目标。就学生类档案来说，因其所涵盖的信息资源??为系统集中、丰富多样，其服务对象也较为宽泛，可以为学生本人、用人单位以及其他社会组织或个人提供利用服务；而由于学生个人档案的管理模式基本参照人事档案，由用人单位进行管理和利用，本人没有条件接触自己的档案材料，因此学生个人档案的服务对象仅为用人单位。从这一点看，学生类档案的建立更有利于档案信息的充分利用与共享。 　　 　　3　管理形式 　　高校办学历史较长，形成档案的门类、数量较多，同一门类档案的来源也较为复杂。为提高馆藏档案的质量，促进档案成分和结构更加丰富、充实、优化，目前高校普遍采取由档案部门归口管理，统一制定本单位各门类档案的管理组织和业务工作规范，负责接收(征集)、整理、鉴定、统计、保管、开发利用本单位的各门类档案及有关资料。作为高校专业门类档案之一，学生类档案也被纳入到集中统一管理的范围，这类档案大多因其查考利用频率较高、具有长久保管价值而存放于高校。而原学生个人档案一般由学校的学工部门、研究生管理部门负责收集、整理和转递，因其本身固有的管理属性(档随人走)，高校只是学生个人档案的暂时转入地，随着人事关系的变动，学生个人档案也随之发生转移，流动性较大，档案在频繁转移过程中容易丢失。相比之下，学生类档案的实体与信息安全性更高。 　　 　　4　信息输出方式 　　与学生紧密相关的学生类档案向来是各高校提供档案服务的核心信息资源，它在学生升学深造、出国移民、征兵人伍、学历认证、身份核查、工作政审、社保福利，以及学校的档案宣传(如举办本校著名校友的个人档案展览)等诸多方面，都承担着档案信息输出与传播的重要职能。由此可见，学生类档案是开放性与多向性兼具、主动性与动态性并融的信息输出模式；而相比之下，学生个人档案的信息输出就显得较为封闭、单向、被动、静态。从信息传播学的角度来说，设置学生类档案更有利于保证高校档案信息的传播效果、信息与对象的交互作用；从信息资源管理的角度来说，设置学生类档案更有利于高校核心档案信息资源的整合、加工、开发与提供利用。 　　 　　学生类档案的构建与管理 　　 　　如何着手构建学生类档案并对其进行科学管理，这关系到能否实现相关档案信息资源的充分整合，为社会各方面提供更加集成化、专业化、个性化的档案利用服务。 　　 　　1　档案的收集与整理 　　学生类档案由个性信息和共性信息两部分构成。(1)个性档案信息。包括原学生个人档案中的个性材料信息(档案信息源一)和原教学类档案中的个性材料信息(档案信息源二)。前者包括学生的高中档案、体检表、个人自传、政审、党团组织关系等材料，后者包括入学(学籍)登记表、成绩登记表、毕业生登记表、优秀毕业论文、奖惩记录、学籍异动等材料；