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沟通日记一封邮件引发会议
沟通日记一封邮件引发的会议
我们常常以自我为中心,看问题时总是“我以为”,带着有色眼镜去看事物。如果不以客观事物为依据,那么一切都将停留在表面,对解决问题无益。沟通,需要抛弃幻想幻象,以事实为基础进行交流
身处电子消费品行业的公司,财务与业务如何有机结合是一个课题。部门间的工作矛盾每天都有发生,有时解决得好,有时则处理得不理想,其中,沟通的因素占据很大成份。
先入为主
“五一”加班时,由于信息的缺失,导致采购方面会计核算无法顺利进行。一想到采购部门只顾自身到料而不管业务后端的情况,心中便火冒三丈,随即以激动的心情拟就一封邮件。
邮件内容多是对采购部门的指责,如“我们目前最简单的单据收集都是问题,竟需要供应商来提供,这意味着自身管理能力低;如果我们习惯于此,说明这个管理团队已经丧失了积极性和敏感性。”。
同时,邮件也述及了相关的规范建议,如“采购员除对物料实物跟踪外,更重要的是对所负责订单整体信息的跟踪和维护,包含订单的种类(加工还是采购)、订单的价格、来料信息的准确性、订单的完结(是否超单)等所有信息以及对供应商的考核,如送货的准确及时性、单据的完整准确”,等等。
当然,其中也免不了发泄一番,如“好的制度,可以让坏人变好,不好的制度,可以让好人变坏。现在我们处理的是这个制度问题,如果制度确定了,操作人员不去执行,那就是态度问题,阻碍公司发展就只能被搬掉了。”
当然,冷静下来之后,并未将此言辞激烈的邮件广泛发出,只是给了采购部长、财务部长和总经理。因为有三个方面的担心,一是如果自己一家之言导致回复的更过激情形,从而影响面过大,局面就难以收拾;二是如果公司管理层面没有一致意见,那么对于事情的解决是没有利处的;三是思维的分歧不宜扩大到执行层面,将矛盾解决在未爆发的阶段。
发送完邮件,已近半夜零点。自忖自慰,至少在天时和地利上占了先机,毕竟大家都在玩乐,而我在工作。
由远及近
第二天,早早来到办公室,忐忑地打开??箱,不知道性格中偏于火爆的采购部长会如何回复。恰巧网络故障,更增添几分紧张。费力打开后,回复的邮件里只有几个符号“...!!”
对此,不追随时尚的自己有些百思不得其解,于是回复一封邮件。
内容方面,首先是提出问题:“没明白这几个标点符号的意思???” 。然后,为了证明一切从公出发,强调自己的公心,指出:“好的制度,可以让坏人干不了坏事;不好的制度,可以让好人变坏。我相信这些都是因为我们的制度原因导致的,相信大家都愿意做好,只是做好的标准没有统一,造成了认知的差异,而非故意去捣乱。”
其实,沟通中多说几句和少说几句,有时效果是截然不同的。
第三天,收到总经理回复邮件。内容是要求与采购部长一起,安排两个部门(财务部与采购部)开一个会;同时,总经理强调:“前提是就事论事,互相体谅对方的困难,充分沟通,不要偏激,并希望你们头和尾两个部门的配合能够成为其他部门工作配合的?模。”
对于自己,这封邮件无异于一颗定心丸。有时,在解决矛盾的沟通过程中,有了总经理的表态,事情往往就会好处理得多。
第四天,找机会与总经理谈论业务。据总经理介绍,在看到采购部长回复的邮件时,也感觉莫名其妙,于是与其进行了严肃的谈话;在从工作谈到职业发展的谈话期间,采购部长因为工作压力等问题而数次落泪,总经理希望她能在解决不断出现的问题的过程中得到提升。于是,有了第三方(总经理)的协调,双方的出发点就很容易趋向一致,未来的沟通也会变得顺利。
恰逢当天总经理生日,晚上大家去饭店庆贺。席间,采购部长借酒兴对我坦诚了一些想法,很谦虚的说,是自己的思想瓶颈导致工作不力。于是,我变得无言以对,因为这与预想中对方的火爆表现截然相反。
可见,在沟通中,我在思想上犯了先入为主的错误。至今,我还为当晚自己顾忌面子没能表示歉意而愧疚,在相互平等的沟通中,我已经输了一步。
和风细雨
于是,我开始反思。毕竟,对于同一件事情,人人都有自己的看法,对全局尤其是人心的掌控能力恰恰是我的弱项。
定好会议日期后,给所有相关的同事发了邮件。这时,邮件内容侧重于以换位思考的方式提出会议议题,不是站在财务的角度或者采购的立场上,而是从整个采购大流程的层面去提出问题,并恳请大家针对如何完善业务进行思考。
会议进行时,由于采购会计迟到,我借题发挥地指出,会议通知是基于大家共同认识的基础上,也就是说会议通知不会有认识误差;既然这个规则已经制定了,而采购会计还是姗姗来迟,因为一个人浪费了全部人的十分钟,这是不遵守规则产生的后果。
接下来,由对自己部门人员的不庇护,再将问题延伸到工作上。这时,我尽量让言语简单轻松,避免
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