第四单元-会后工作.pptxVIP

第四章 会后工作她们在干嘛……清退会议文件资料清理会场做好与会人员的返程工作做好会后文书工作做好会务工作总结本章任务任务一 清退会议文件资料掌握清退会议文件资料的范围和要求能够按要求清退会议文件资料任务目标1、为什么政策还未通过，民众就上访不断呢？2.案例中的秘书处在会议文件资料的清退工作存在哪些不足？清退会议文件资料目的： 1、收回需要保密的文件，防止泄密 2、为会议文件的立卷归档做准备案例导入P91确定清退文件的范围。印制清退目录。包括文件号、文件名称、文件份数，以及清退人姓名、工作单位、职务及联系方式等。确定收集清退文件的重点对象。一般为会议领导人、小组召集人、记录人。清退会议文件的准备工作P92会议立项性文件：召开会议的请示和批复。会议筹备性文件：筹备方案、通知等提交会议审议批准文件：工作计划、报告、各项决议的草案等会议期间使用的文件：开幕词、闭幕词、讲话稿、总结报告等会议参考性文件：调查报告、统计报表等会议管理性文件：会议通知、日程表、参会人员名单等会议记录、简报会议宣传性文件：会议精神、会议纪要、决议、新闻报道等会议的照片、录音、录像等资料清退文件的范围P92会前列出会议文件清退目录要注明清退的时间、地点及收集文件的工作人员文件的发放和清退要有记录认真检查文件资料是否有缺件、缺页、缺损的情况清退文件注意事项P93序号文件名称清退时间清退地点工作人员文件清退目录表下列哪些文件在座谈会结束后要清退？请编制清退的目录表。座谈会的通知 领导的工作总结报告座谈会的会议记录 参会人员的签到表座谈会参会人员的名单 座谈会的录像座谈会主持人发言稿 会议提出的修改草案座谈会通过实施的方案 座谈会简讯参会人员带来的宣传单 参会人员小王的旅行计划书任务二 清理会场了解清理会场的基本程序掌握清理会场的要求能结算会场开支费用任务目标请阅读案例“会场的清理”，思考：案例中签约仪式结束后，秘书小刘在清理会场的时候都清理了哪些物品？案例导入P95一、清理会场内物品二、归还所借物品（归还前检查是否损坏）三、取走指示牌等临时性物品四、与会场管理者交接五、结算会议开支费用会场清理的程序P95 清理会场内物品：1、先重要后次要，先贵重后一般，先整理涉密资料、后整理其他物品。2、注意不能利用的纸张要销毁。3、发现遗失物品要妥善保管，及时联系失主。会场清理的程序P951、以小组为单位讨论，会议结束后如何 清理会场？2、如果有一名与会人员公文包遗失在会 场，如何处理？练习P96任务四 做好会后文书工作会议期间为反映会议进展情况、会议发言中的意见和建议、会议议决事项等内容编写简报。为了与会者能更了解会议的整体情况，如分组讨论时的重要发言或提案。重要的会议往往通过多期连续性的简报将会议进程中的情况反映出来。会议简报P104会议简报的特点（一）真：反映情况要客观、真实。（二）新：当天讨论的情况第二天一早就要印发到与会人员手里。（三）简：文字精练，篇幅短小。（四）精：重点突出，提炼概括。简报格式P104（一）报头（约占首页三分之一的版面）简报名称：套红大字，居中排布。期 号：“第X期”，简报名称正下方。密 级：简报名称左上方。编发单位：简报名称左下方。印发日期：年月日齐全，简报名称右下方。 （二）报核P105标题：写法类似于报纸上发表的新闻的标题。正文：导语和主体。据介绍会议的过程和主要内容。结尾：总结全文，阐明意义。 （三）报尾P105 简报报尾在简报最后一页的下三分之一处，用间隔线隔开，包括：简报的发送范围：“报XX、XX、XX”、 “送XX、XX、XX”、“发XX、XX、XX”。简报的印发份数：（共印X份）拟稿人核稿人或责任编辑姓名会议简报.doc简报范文任务三 做好与会人员的返程工作了解与会返程服务工作的内容和流程做好暂不返程人员的服务工作任务目标某公司召开了为期两天的全国经销商会议。在开会之前，会务组逐一和计划到会的客商进行了联系，登记了他们对返程票的需求并专门安排了3个人来负责返程票预定服务。 会议报到时，有客商就要求会务组发放返程票。但是由于报到的人数比较多，而且时间很集中，会务组工作人员忙不过来，于是就告诉大家等到会议结束后统一发放返程票，并且一再向客商保证票都订好了，不用担心。案例会议结束后，外省客商找到会务组要取回返程票。大多数客商都顺利拿到票启程了，但是距离很遥远的某省3名客商却被告知没有订到他们所需要乘坐的那趟火车。会议工作人员解释说：“去订的时候，那趟车已经没有票了，只能买第二天的。当时想和你们商量一下看能否晚一天回去，但是后来忙起来就忘了。”客人心里很不高兴：“没什么可商量的，那就晚一天