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地方高校人事档案利用现状与思考 　　 [摘要]高校人事档案利用工作是人事档案工作的一个重要环节,在高校师资建设和人才开发中起着不可估量的作用。本文结合地方高校人事档案利用服务实践,论述了高校人事档案利用服务现状与存在的问题,指出了改进高校人事档案利用服务的新途径。 　　[关键词]地方高校;人事档案;利用服务;现状;思考 　　 　　人事档案利用服务是人事档案工作的一个重要环节,人事档案的收集、整理和保管,其最终目的是为了利用服务,通过利用实现人事档案的价值,也体现档案工作的意义所在。本文以湖南科技学院人事档案室为例,对高校人事档案利用现状进行分析,并根据人事档案利用的情况和特点,提出提高人事档案利用服务的新途径,使高校人事档案在高校师资建设和人才开发中a发挥实实在在的作用。 　　一、我院人事档案利用现状 　　湖南科技学院是一所地方性本科院校,学校全体教职工人事档案都归口人事处统一管理。现库存在职职工人事档案956份,离退休职工人事档案160份,死亡人员人事档案167份,“无头档案”45份。库存总计为1 328份。 　　(一 )总的利用情况 　　经统计,在2006―2009年的四年间,我院人事档案室共接待利用者1 286人次,平均每年约322人次;共提供档案1 155卷,占馆藏总量的87%,平均每年约289卷次,占馆藏档案总量的22%。 　　(二)利用方式 　　利用方式有查阅、借阅、复印、制发证明、提供人事信息采集卡及信息库等6种。随着2006年我校人事档案信息库的建立和完善,人事档案利用由实体为主转向以检索信息库为主。 　　(三)人事档案服务对象与利用范围 　　高校人事档案利用工作,主要以室藏人事档案为服务内容,其主要服务对象是本校各职能机关部门和一部分教职工,也兼顾社会。我院人事档案利用者利用目的主要用于如下几个方面:组织部门对教职工进行考察了解;组织人事部门办理职工职务、职称呈报和审批;人事部门办理员工的工资、福利、待遇及办理退休手续;组织部门审批教职工入党、入团、参军、出国等事宜;人事部门核实审定教职工的“三龄一历”;纪检、监察部门对党员及其他教职工违纪、违法案件的审查事宜;人事处办理教职工的调动事宜;各职能部门对死亡教职工撰写悼词;教职工在每年一度的职称评定时利用考核表;各类评估工作对师资队伍的各类信息需求;教职工对其出生年月、参加工作时间、入党时间等基本信息提出疑义时的核查;教职工考研、考博复印成绩单及论文评议表;以及外单位对考取公务员的教职工进行查档政审;编史修志提供死亡教职工的个人经历和社会实践情况等。从上述利用范围可以看出,党群、行政部门利用人事档案频率是最高的,约占利用总量的71%,其次是教职工本人利用约占利用总量的21%,外单位约占14%。 　　二、人事档案利用中存在的问题 　　目前我校人事档案利用工作普遍存在着以下问题:第一,人事档案工作意识有待加强。不管是单位领导还是人事档案工作者对人事档案“说起来重要,忙起来不要“的意识并没有消退。第二,重保存保密、轻服务利用、自我封闭状况较为严重,这点从服务对象主要以组织人事部门为主可以看出来。第三,人事档案内容可利用面偏窄,服务方式被动,提供方式仍然是按利用部门的需要进行被动服务,没有主动提供编研资料为学校师资建设提供参考资料。 　　三、改进策略 　　第一,转变服务观念,摒弃“重管轻用”的思想。做好某一件工作,没有正确的指导思想是做不好的。目前,还有许多人,甚至包括人事档案工作者仍然把人事档案工作看成是“看门守摊”、“取取放放、装装订订”的简单的事务性工作,只要管好不失密、不丢失、不损毁就行了。单位随时用其他行政工作占据人事档案业务工作时间等。这些现象说明还不能从根本上认识到人事档案工作是为组织人事、为党和国家各项工作服务为目的,没有真正重视高校人事档案是高校干部建设、人才开发的重要资源。因此,人事档案领导者要高度重视人事档案工作,工作人员要更新服务观念,明确工作的意义与目的,树立新的服务观,才能卓有成效地开展人事档案利用工作。 　　第二,树立超前服务意识,变被动服务为主动服务。在相当长的时期内,人事档案提供服务方式往往都是他人需要什么,我们就提供什么,简单的“进进出出、翻翻摘摘”的被动服务方式,虽然这种被动服务方式是常有的和必要的,但在现阶段,仅仅满足于被动服务方式是不够的。如果把人事档案总是闲置在档案柜中,档案的生命力得不到充分体现,人才资源得不到充分利用,只会造成了人力、财力及信息的浪费。因此人事档案部门应在做好被动服务的同时,树立超前意识,充分发挥主观能动性,变被动服务为主动服务。所谓主动服务是指在没有接受到任何领导或部门的指令的情况下,档案部门在提供利用工作中,根据实际工作的需要,而将档案信息及时地、主动地提供给需要的利