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第二章 公文管理 第一节 公文的概念与分类 一、公文的概念 二、公文的分类 三、常用公文文种 思考：大街上的小广告是不是公文 一、公文的概念 公文，即公务文书，是国家机关及其他社会组织为处理公务、行使职权而按规范体式形成的具有法定效用的信息记录。 理解：（一）公文是由法定作者制成的 （二）公文具有法定的权威和特定的效用 （三）公文具有法定的规范格式 （四）公文具有规定的处理程序 （五）公文、文件、文书的区别和联系 （五）公文、文件、文书的区别和联系 公文专指国家机关和社会组织在公务活动中形成的文件材料。 文书通常指公务文书和私人文书。 文件不仅包括了文书和公文的全部内容，还包括电子文件等。 联系： 都是存储信息的载体，都能传递信息， 二、公文的分类（了解） （一）从行文方向上，分为上行文、平行文和下行文。 （二）从公文的来源上分发文、收文和内部公文三种。 三、常用的公文文种（了解） 第二节 公文的格式与稿本 一、公文的格式 二、公文的稿本 思考 定本与存本是否具有法定效用 一、公文格式（了解） 二、公文的稿本 公文的稿本是指公文文稿和文本的统称。 稿本 （一）草稿 不具备正式公文效用，不用归档 （二）定稿 价值不亚于正本，具备正式公文效用，必须归档 文本 （三）正本 对外发出，具备各种生效标志，有正式公文效用，由收文单位归档保存 （四）存本 与正本同时印制，不对外发出，只限于发文机关存档备查 （五）副本 依据正本复制，供备查、知照、传阅，不存档 ? 第三节 公文处理 公文处理指公文拟制、办理、管理以及整理、归档等一系列相互联系、相互衔接的工作。 一、公文处理工作内容 二、公文处理工作的基本要求 三、公文办理工作程序 四、公文日常管理有关规定 公文办理和公文管理工作的目的 一、公文处理工作内容 公文办理：收文和发文管理 公文管理：收集、利用和归档管理等。 二、公文处理工作的要求 （一）基本要求 公文处理工作应当坚持实事求是、精简高效、做到及时、准确、安全。 （二）具体要求 集中统一管理 准确周密 及时迅速 安全可靠 精简高效 三、公文办理程序 四、公文管理的有关规定 （一）公文要实行统一管理 （二）翻印上级公文，需本机关领导同意，并注明相关项目。 （三）传递秘密公文，要有保密措施。 （四）复印件作为正式公文使用，需加盖机关证明章。 （五）机构撤并、人员变化时，公文要做相应的处置。 （六）不具备存档价值的公文，经批准，应定期销毁。 第四节 公文整理 一、公文整理的含义及整理原则 二、公文整理工作的组织实施 三、公文整理方法 思考 为什么进行公文整理工作 公文整理是公文处理的最后一个环节 一、公文整理的含义及整理原则 （一）含义 是指将办理完毕的，具有查考利用价值的公文，按照一定原则对其进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目，使之有序化的过程。 对公文整理的含义可以从以下方面理解： 1、必须是办理完毕的公文才能进行整理 2、必须是有查考利用价值的公文才有必要进行整理。 3、整理公文时必须遵循公文形成规律，保持公文内在联系。 （二）公文整理原则 遵循公文形成规律，保持公文之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。 对公文的原则可以从以下方面理解 1、遵循公文形成规律 2、保持公文之间的有机联系 主要体现在公文的来源、内容、时间、形式等。 3、区分不同价值。按照公文的重要程度和使用价值大小进行确定，保存价值大的重点整理和保管，没有保存价值的剔出销毁。 4、便于保管和利用。 二、公文整理工作的组织实施 （一）确定归档范围 要求综合档案室档案员充分了解本单位和各科室的职能，制定齐全完整的归档范围。 （二）确立整理方式 即公文整理在哪个部门进行。 集中式，把需要归档的文件集中到档案室统一整理，这种方法适用于人员少，机构少，形成文件少，办公集中的单位。 分散式，即需要归档的文件由文件形成部门进行整理，这种方法适用于内设机构多，各科分工明确，公文数量大且兼职档案员能够承担整理工作的部门。 集中与分散结合式，这种方式适用于文书档案形成量较少，业务性较强的部门。 （三）公文整理注意的问题 1、本单位形成的是重点； 2、保证齐全完整； 3、加强登记； 4、国家有关公文整理的规定。 * * 第一节 公文的概念与分类 第二节 公文的格式与稿本 第三节 公文处理 第四节 公文整理 第五节 公文归档 *