第一章 工作基本准则.ppt

成功的工作准则 成功的工作准则 ——员工自我管理与培育手册 第一章 工作的基本准则 1 指示 · 命令 ①上司呼叫自己时，应以对方能清晰听见的声音回答：「是」，然后携带备忘用纸和文具，迅速走向上司。 ②站在上司办公桌前，轻轻点头后，再移向距离上司一步的左侧，挺直背脊站立。 ③接受指示时应一面记录，直到最后。 ④指示内容应澈底理解。 ⑤上司指示完毕后才能发问。 ⑥需将指示内容复诵一次。 ⑦当指示内容无法和现在的工作配合或如期完成时，不可擅自判断，应请示上司，以免出错。 ⑧若非直属上司的指示，需向直属上司报告，获其同意。 2 报告 ——报告宜趁早、简洁、正确 ①要亲自向下达指示的上司报告；不可由他人代劳，那是错误的态度。 ②报告必须争取时效。 ③应依「结论」→「理由」→「经过」的顺序报告。 ④事实与意见必须清楚区别。 ⑤内容较复杂时，需添加适切的资料，使上司易于理解。 ⑥配合报告内容的紧急度、难易度、重要度等，选择作口头报告或书面报告。 ※【报告的种类】 ①中间报告——工作进度、发现问题等的报告。 ②结果报告——工作完成的报告。 3 记录——工作时应随身携带记事本 ※【应记录的事项】 ①出席会议时，会议中讨论的过程及决定、指示的事项，都必须记录下来。 ②在自己部门里，若有商议或研讨，其内容亦需作成记录。 ③上司呼叫时，应携带记事本前往，写下指示或连络的内容。 ④因公外出或前往拜访客户时，也应将过程的重点摘录下来。 ⑤有客人来访时，需将对谈的内容简单记下。 ⑥看报纸时，记事本应摆在手边。遇到公司的报导或业界的动态消息，应随手记录或作成剪报。 ※【5W2H】 ①时间（When）——调查日期、决定日期、举行日期、开始日期、期限等，都应正确记录。 ②地点(Where)——场所、会场等，必须记录清楚。 ③对象(Who)——无论传达者或接受者，只要是主词都需记载。 ④原因(Why)——原因、理由等。 ⑤目的(What)——文件的目的。 ⑥手段(How)——方法、做法。 ⑦数量(How Much)——预算、经费等。 时间观念——守时是工作的基本准则 ※【提前上班】 ①一天的工作是从早晨上班开始，应该于规定时间五分钟前抵达公司，迅速做好工作前的准备。提前抵达公司，不但时间上比较充裕，心情也较轻松，工作起来自然就顺利多了。 ②坐下后，应先看看当天的日程表。对于会议、访客、连络等事项所约定的时间，尤需遵守。 ※【应等下班时间到了后再准备下班】 ①桌上必须整理干净再下班。 ②重要文件应收放于规定的保管场所。 ③先确认好翌日的预定业务。 ④翌日需外出或出差时，应先向上司报告，然后在日程登记板上写下外出地点。 ⑤最后一个离开公司时，需检查电灯、火源、水龙头、各种机械的电源、锁等，已否切断电源或上锁。 5 休假 · 请假 · 外出 ※【休假 · 请假】 ①事前需征得上司的同意（需考虑工作的繁忙状况）。 ②事出突然，无法上班时，应于开始上班的时间，打电话向上司报告，上司不在则与同事连络。 ③有时（清晨或紧急时）亦可打电话至上司住处报告。 ④长期休假时，应向上司说明自己的连络地点、电话。 ※【直接在外洽公】 ①应先向上司报告。 ②前一天并需在日程登记板上，载明洽公地点及预定返回公司的时间。 ※【洽公后直接返家】 ①应先向上司报告。 ②要在日程登记板上载明洽公地点及直接返家理由。 ③业务办好后，应和公司连络。 ※【外出时】 ①纵使外出办理的事，上司早已知晓，但仍应向上司报告：「为商量○○，必须到◎◎」，并在日程登记板上载明洽公地点和预定返回公司的时间。同时也要告诉同事。 ②外出后，最迟半天要与公司连络一次。 ③变更预定行程时，必须与公司连络，并托同事代为修改日程登记板上的登记事项。 6 公私分明——公私分际不可混淆 ※【绝对禁止因私事外出】 ※【友人突然来访时】 ※【不能打私人电话】 ①私人电话必须在休息时间到公共电话去打。 ②不管有多紧急，若是私人电话，都需经上司同意，才能离开位子，到公共电话去打。 ③即使对象是公司内的同事，只要是私事，也应在休息时间利用公共电话连络。 ※【不必要的私人物品不可带至办公室】 ※【禁止闲谈或耳语】 7 工作环境的整理——开始工作前应先整理环境 ※【办公桌】 ①工作忙碌时，桌上容易显得凌乱，所以，工作中最好随时保持桌面的整齐。 ②抽屉内也要整理。认为看不见的地方就不必整理，是个大错特错的想法。 ③离开座位或下班时尤需注意。即使是离席片刻，桌面也要略作整理。太散乱容易被认为「邋遢」。 ④下班时，桌上不可残留任何物品。 ⑤离