Aisino网络协调办公系统工作流应用详解.doc

Aisino 网络协同办公系统工作流使用详解 一、概念篇 随着企业管理信息化进程的不断深入，协同应用软件的概念已深入人心，而工作流系统正是协同应用软件的核心。通过应用IT技术来规范工作流程、提高工作的执行效率和准确度，是工作流系统主要解决的问题。 工作流系统相当于一个“万能模块”，其应用范围是非常广泛的：可应用于行政、财务、生产、研发、销售、人力资源管理、档案管理、客户服务等企业管理的方方面面。 通过OA管理员进行合理的工作流程设置，以及对员工进行基本的操作培训，熟悉并掌握好这个强大的工具，可对我们的日常办公和企业管理提供极大的便利，可以使得企业运营更加高效、规范、稳健，事半功倍。 Aisino 网络协同办公系统内置的工作流子系统，依据通用化设计原则，经历多年的发展与完善，将国际通行的工作流理论模型与中国企业用户的实践完美结合，充分适应中国国情。可实现业务或公文的申请、审批、会签、登记、操作等环节的管理，可将协同工作过程的记录，便于日后审核与查询。并实现业务数据的规范化录入、查询、统计和存档。 简单来说，工作流就是把一项工作化解为多个步骤，由多人协同来完成。这里所指的工作是形形色色的，在办公室里进行的很多不同类型的工作，都可以用工作流系统来表达，Aisino 网络协同办公系统的工作流由表单 和 流程这两个重要因素构成： 表单：在工作流系统中，与工作相关的数据都可以通过“表单”来体现，“表单”是数据的载体，相当于现实工作中的各类纸制或WORD工作单；在表单以外，还可以通过附件文件来传递数据与信息。 流程：在工作流系统中，工作过程都可以通过 “流程”的定义来体现，“流程”是工作过程和环节的描述，代表了一种制度或规范。 Aisino 网络协同办公系统工作流的一些概念： 1、工作流就是多人协同完成一项工作，简单而言，就是几个人按次序填写同一张“表单”，或者填写会签意见、传递附件。 2、表单可以由软件用户自行设计（一般由OA管理员设计好）。 3、Aisino 网络协同办公系统的表单格式可以用Dream Weaver、Front Page等网页设计工具或Word设计，设计好后复制、粘贴到OA的“表单智能设计器”中，再添加表单控件就可以了。 4、每个流程对应一个表单，不同流程可以共用同一个表单。 5、流程分为固定流程和自由流程两种，固定流程由固定步骤组成，用户事先需定义好，自由流程无需定义流程步骤，但需要指定新建权限。 6、固定流程的每个步骤都需要设定经办人、可写字段、下一步骤、转入转出条件等信息。 7、固定流程第一个步骤设定的经办人，才有权新建该流程的工作；自由流程也需要设定好新建权限（如果您发现自己不能新建工作，就是由于没设置好第一个步骤的经办人）。 8、执行中的工作和已完成的工作，都可以通过工作查询功能进行查询。 9、任何流程都可以指定监控人员和查询人员，监控人员可随时转交下步或终止流程（自由流程），监控人员和查询人员都可以查询该流程全部工作。OA系统管理员，可以查询所有流程的工作。 二、实战篇 下面以一个实际的“工作流程”的定制过程为例，详细介绍工作流功能的使用。该流程为软件内置的样例流程：人事 分类下的 出差申请。 主题一：表单设计 设计表单基本样式 首先，使用Word或网页设计工具设计好表单基本样式，比如用Word设计表单如下： 出差申请单 申请日期 部门 交通工具 出差时间 出差地点 出差事由 审批人 审批日期 审批结果 审批意见 建立表单 进入OA系统的“系统管理-〉工作流设置-〉设计表单”, 新建表单如图： 填写表单名称，保存。 然后点击“表单智能设计”，打开表单智能设计器。把Word制作好的表格全选后，复制/粘贴到表单设计器。如图： 这样，表单的基本样式就制作好了。 为什么我的表单类别处于“未分类”？ 答：如果用户新建流程后，选择使用该表单，则该表单会跟随流程的分类，就不会再出现在未分类表单中了。 3、宏控件的使用 为了方便用户操作， OA智能表单设计器提供了丰富的宏控件，宏控件可以代替手工输入，实现根据用户指定要求进行自动取值，使得工作流的表单填写更加智能与方便，下面举例进行说明： 表单中的“部门”项要求实现一个部门的下拉菜单效果，可以使用宏控件。具体操作是这样：把光标定位在表单的合适位置，然后点击宏控件按钮，进行宏控件设定，如图： 点击确定，在表单上就生成了该控件，实际工作过程中，填写表单时，就可以选择部门了。 宏控件其它类型的使用方法，与上面的例子基本类似。下面重点介绍一下来自SQL查询语句的宏控件。 来自SQL查询语句 宏控件 来自SQL语句的宏控件，因其定义格式比较复杂，需要具备SQL语言的专业知识，并了解OA系统数据库结构，建议在技术支持人员指导下完成。可以参照以