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对搞好标准文献管理工作建议 　　笔者一直从事标准文献工作，根据工作实践，归纳了几点对标准文献管理工作的建议： 　　标准，是对重复性事物和概念所做的统一规定，它以科学、技术和实践经验的综合为基础，经过有关方面协商一致，由主管机构批准，以特定的形式发布，作为共同遵守的准则和依据”。标准是由一个公认的机构制定和批准的文件。它对活动或活动的结果规定了规则、导则或特殊值，供共同和反复使用，以实现在预定领域内最佳秩序的效果。那么，如何搞好标准文献管理工作呢？笔者认为必须做到以下几点： 　　 　　一、对标准文献管理全过程要进行受控管理 　　（一）把好采集新标准的“源头关” 　　标准文献来源于标准化活动，并且在标准化活动中随着社会的进步和科技的发展，一方面吸收信息、充实和修正自己，另一方面又向标准化人员提供信息。对标准文献不断地修订、补充、完善及更新，使标准的有效期缩短，即标龄简短，继而使标准作废代替的步伐加快。相对于作废被替代标准，现行有效标准是技术先进、经济合理、科学可靠的，标准文献的“弃旧用新”决定了其是动态性管理。标准文献管理的主题应该是确保用户最大限度的使用现行有效标准，预防作废被代替标准在检验方面滥伐滥用而造成隐患，为达到此目的，必须对标准文献管理的全过程进行受控管理。 　　采集标准是满足用户需求和丰富馆藏的主要途径与物质前提，也是标准管理的首要环节。因此，标准管理人员在订购标准时，要广泛征集用户的意见，这样做既提高标准的利用率，也避免资金浪费。与此同时，对用户的反馈意见也要进行第一次“过滤”，即利用浙江质量网、国家技术标准信息服务系统进行核对，订购代替后的新标准，以免用户采用作废标准，从采购源头上，预防因用作费标准而造成的质量隐患。 　　（二）对新购标准把好入库新标准的下发关 　　新购标准除入库馆藏之外，依据工作性质还需要下发到检验室。对下发的新购标准在封面加盖下发章、受控章和本单位的标准章，在《标准下发登记本》上进行登记编号，检验室兼职资料员签名接收后负责登账、保管和流通使用???对新购标准进行“零缺陷”管理，防止下发标准的“滥发”及去向不明，保证作废标准的回收。 　　（三）对外来标准把好外来标准的“注册关” 　　对于因开会、出差、培训学习、赠送、设备随带以及外协单位提供等非统一采购的外来标准，标准管理人员应建立“外来标准注册登记本”，责成有关人员进行注册登记。把好外来标准的“注册关”，确保在标准管理范围内，不能有未被管理到的“自留地”，全方位严禁作废标准失控而造成质量隐患。非统一采购的外来标准注册后，同统一采购下发及复制的标准一样接受控制管理。 　　（四）对馆藏标准把好现行有效的“确认关”和上架标准的“复制关” 　　标准作为特种科技文献的范畴，具有严格的时效性，有现行有效与作废替代之分。馆藏标准在流通使用期间，过了使用有效期，现行标准就会成为作废被代替标准。标志管理人员及时了解和掌握标准降级、升级、更改、代替和作废等变更信息动态，并在作废标准载体上表明作废原因。从某种意义上来说，标准管理人员就是信息处理员。对馆藏标准要及时准确的查新和现行有效性确认，目的在于将现行有效标准和作废被替代标准清晰地区别开来，确保用户流通使用现行有效标准，从而保证检验工作科学可靠，预防使用作废标准而造成的质量隐患。 　　对于确因工作需要增发馆藏标准，标准管理人员依据《标准复制申请单》承办复制之后，同采购的下发新标准管理程序一样必须经盖章、《标准下发登记本》编号登记、签收后流通。复制标准仅限于现行有效标准。把好上架标准的“复制关”，目的在于禁止复制作废标准，杜绝私自复制，预防使用作废标准而造成的质量隐患。 　　（五）把好作废标准的“回收关”和“归档关” 　　对下发的标准和注册的外来标准随时进行跟踪监控，过了有效期的作废标准应按照《标准下发登记本》和《外来标准注册登记本》上发放的份数、单位及签发人立即回收，同时对回收作废标准在其封面上进行醒目的盖章标识，严禁现行有效标准与作废标准混用，预防作废标准的滥用而造成质量隐患。 　　尽管现行有效标准是技术上先进、经济上合理、科学上可靠的，但是作废标准也不是“废纸一堆”，它在检验产品质量和新标准的修订等方面，同时发挥参考和技术依据作用，因此，也具有保留价值。基于这些原因。我院既馆藏大量的现行有效标准，也保留一些有参考和技术依据作用的作废标准，对于从馆藏清理和回收的作废标准，标准管理员应该广泛听取单位领导、技术专家等方面的意见，决定弃留；对于有保留价值的作废标准，也是保留一到两份，保留作废标准专柜专账管理；其他多余的废标和无保留价值的作废标准，建立《废标销毁账》，经过领导的批示，进行销毁。把好作废标准的“归档关”，可以优化馆藏，合理配置和利用资源信息，更好的体现标准管理为用户服务