外文图书验收登记外包工作流程规范.DOC

全院统一自动化系统采编用户手册 外文图书采访 本手册专为全院统一自动化系统外文图书采访通用工作编制。如研究院、研究所有自己单独的采访工作流程和特点，可根据自己的工作特点使用本手册。 本手册以图书馆员订购外文单册图书为例，详尽介绍订购业务工作如何通过ALEPH系统操作完成。其它途径和方式的采访只是重复本手册中步骤的部分或全部。 目 录 ALEPH系统外文图书采访工作手册 1 1 工作流程图 1 2 操作步骤 2 2.1 登录图书采访拟订系统 2 2.2 书目上载 4 2.2.1 文件上传转换 5 2.2.2 拟订库查重 8 2.2.3 正式库查重导入 10 2.2.4 导入拟订库 14 2.3 采访拟订 15 2.3.1 普通手工拟订 15 2.3.2 普通批拟订 16 2.3.3 生成拟订单 16 2.4 采访审订 18 2.5 采访发订 18 2.6 输出正式订购报表 19 3 客户端服务 21 3.1 登陆客户端服务系统 21 3.2 图书验收登到 21 3.2.1 建立总发票 21 3.2.2 单本图书验收登到 22 3.3 输出财产账 23  工作流程图 操作步骤 ALEPH图书采访拟订系统，主要功能是完成书目的上载转换采访拟订、采访审订、采访发订、输出正式订购报表等工作在本模块完成。 登录图书采访拟订系统 采访工作人员通过户端登录ALEPH采访/连续出版物系统系统。在此系统上工作应具有工作权限，打开工作用机浏览器，登录，进入ALEPH图书采访拟订系统。点击开始菜单，找到客户端安装路径，点击Acquistions Serials； 输入用户名和密码，点击确定，进入客户端系统。 点击客户端系统菜单栏中ALEPH，点击下拉菜单中WEB综合服务，进入【Aleph Web综合服务】界面； 进入【Aleph Web综合服务】界面，并选择APSM专著采访拟订系统，进入【ALEPH图书采访拟订系统】。 进入【ALEPH图书采访拟订系统】通过用户名和密码进入后，先创建新的工作列表； 先按规范的命名规则设置本次任务批次号（命名规则详见《全院自动化系统参数设置》）注意下面说明文字； 任务描述：简要描述一下本次任务的工作内容，如订单发订、订单查重等，注意下面说明文字。 书目上载 采访工作人员在书目上载模块中，完成文件上传转换、查重操作。 进入ALEPH图书拟订系统页面点击书目上载进入【书目上载】界面。 文件上传转换 文件上传前格式转换 将书商、出版社提供的外文书目按参数设定的Excel表格格式，或USMARC格式上载书目。 Excel上载书目标准格式见下表： 作者 ISBN 书名 丛书名 中文题名 出版社 出版时间 价格 学科分类 读者对象 图书获奖信息 内容简介 点击浏览键，选择拟上传书目文件，拟上传的文件大小不得超过10M，如果文件超过10M可拆分成两个以上的文件分别上传。 选择拟上传的文件类型： 系统允许上传的文件类型有：EXCEL2003、EXCEL2007、USMARC、CNMARC格式，根据本次上传的文件格式类型，选择上传文件类型框内相应的文件格式。EXCEL2003选择EXCEL文件(XLS)；EXCEL2007选择EXCEL文件（XLSX,OFFICE2007）；USMARC和CNMARC格式文件选择文本文件（TXT/CSV）。 编写本批拟上传文件的书目批次号： 按参数设置中的书目批次号命名规则编写拟导入的书目批次号（命名规则详见《全院自动化系统参数设置》），长度为17位。 举例：a11001zs 国科图总馆张三2013年2月1日第二批。 转换过程： 在转换过程栏选择本批书的转换格式，上传的是EXCEL 2003或2007格式选择ECL_U8_U1外文EXCEL文件格式转换；上传USMARC或CNMARC格式，选择B_MRC_ GBKMARC文件格式转换。 上传文件语种： 在上传文件语种框选择外文； 书目状态框选择13内订； 在MARC扩展类型选择外文标准扩展。 以上七项都选择好后，点击确定进行数据转换。 点击查看结果和日志，查看文件上传转换日志： 点击查看日志和结果，系统弹出【文件上传日志】界面。 点击进行拟订库查重或直接正式库查重，进入下步拟订库查重。 拟订库查重 文件上传转换的书目数据在拟订库中进行查重，查重后的拟订书目数据待进入正式库。 点击左上方工具栏中的拟订库查重，进入【拟订库查重】界面； 拟订库查重文件：选择已上传文件名称； 说明：拟订库查重文件名称按照上传先后顺序由上之下排序 拟订库匹配脚本：外文图书选择拟订库外文匹配脚本； 查重结果EXCEL输出模版，外文图书选择外文默认模板； 点击确定按钮执行查重； 点击查看运行日志和结果：查