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浅析信息时代文秘工作与档案管理关系 　　摘要：文秘工作和档案管理是相互联系、相互促进的两项工作，随着现代科学技术特别是计算机网络技术的发展，它们的关系尤为重要。从分析信息时代文秘工作与档案管理的关系，指出二者间存在的主要问题以及对实现现代化文秘与档案管理工作规范化提出了具体的措施。其目的在于帮助文秘与档案管理人员提高认识，实现文秘工作与档案管理一体化，提高文书档案质量。 　　关键词：文秘工作 档案管理 信息时代 　　中图分类号：C93文献标志码：A文章编号：1673-291X（2011）27-0217-02 　　随着现代科学技术特别是计算机网络技术的发展，文秘工作和档案管理是相互联系、相互促进的两项工作；文秘工作是基础，档案管理便是文秘工作的实际反映和科学应用。文秘和档案工作中，从公文生成制发到归档管理的整个过程中，使用计算机管理系统，一次输入，多次输出，从公文产生到运转的每一个环节上，特别是在公文向档案转化的关键环节，都体现出档案工作的具体要求，使文档实体生成一体化，管理一体化，利用一体化，实现文秘工作和档案管理的信息共享，因此文秘工作和档案管理是紧密联系不可分割的。 　　一、现代文秘工作与档案管理相辅相成 　　现代文秘工作和档案工作的衔接主体主要是公文，它既是文秘工作的主要产品，又是档案资料的主要来源。公文是档案的前身，公文质量的好坏直接影响着档案的质量，换句话说没有高质量的公文就不会有高质量的档案，高水平的档案管理是建立在规范处理公文的基础之上的。公文成为档案之后，它就成为人们社会实践的历史记录、是历史的折射和缩影、是传承社会文明的薪火，可以说没有档案就没有历史。可见，现代文秘工作是档案管理工作的基础性工作，它们是一个整体的两个方面，既紧密相连，又相对独立。 　　1.对现代文秘工作重要性的认识。文秘工作是以领导机关工作有效运转和为领导者决策服务为宗旨的，辅助于文件、会议、办事，为其做好参谋，处理好事务性工作。文秘工作既区别于领导工作，又不同于业务部门的工作，同社会改造活动一样，文秘工作具有特定的规范性。在实际工作中，文秘及其他工作人员需要为领导思维、决策提供信息，提供方案，做好决策前准备工作等； 　　2.文秘工作是档案管理的基础。文秘工作的性质在实践中凸显档案信息的重要，文秘工作必然涉及许多上呈下传的文件材料，这些文件要及时递呈领导批阅，然后催办、归档，会直接影响整个单位的工作效率；能够使单位更好地贯彻落实好上级领导部门的精神。可以说，文秘工作的优质服务对地方的经济和社会建设都在起着不可估量的作用。因此，文秘工作是档案管理，甚至是整个单位办公室工作的基础。 　　3.档案管理是做好文秘工作的前提和保障。搞好档案管理能够保证文秘工作的科学性和全面性。重大活动重要的信息来源和物质基础直接关系到文秘工作的科学性、全面性。档案资料科学性、准确性增强，全面性、可选性扩增，是文秘工作科学、准确、全面开展的重要前提和保障。因此，建立健全档案管理体制是新形势下对文秘工作的必然要求，也是非常重要的管理手段和工作任务。 　　二、现代文秘工作和档案管理存在的主要问题 　　在实际工作中，文秘和档案实行的是分块管理制，但是这种体制在某种程度上拉大了文秘工作和档案管理工作的距离，出现了许多脱节之处。比如： 　　1.文秘人员档案意识淡薄。目前，大部分文秘工作人员习惯了现行的手工公文处理模式，在办公过程中引入计算机管理系统，一下子难以改变原有的工作方式和习惯，这样必然会妨碍办公管理系统的应用，使得文档信息化服务很难取得理想的效果，因此要做好宣传工作，提高文秘人员的信息化管理意识，转变观念、统一认识，是推行办公自动化的必要条件。 　　2.文书档案不够规范。在日常档案管理中常常会遇到归档文件版面记录不全、附件不规范、排列混乱、原始稿件不全、编号不规范、纸张不达标，装订不规范、文种使用不当、有涂改痕迹等等不规范现象，从而为正确归档留下了后患，也使公文的严肃性、美观性和档案的完整性都受到一定影响。 　　3.管理人员素质有待提高。目前大量非专业人员从事文秘与档案管理工作，文秘与档案管理人员教育水平普遍较低，素质不高，从而影响了公文的质量和档案管理工作的正常发展。从现有文秘与档案管理工作人员专业训练的情况看，在文秘与档案管理工作岗位上从事的工作人员，真正经过文档专业训练的人员很少。大量文秘与档案管理工作人员都是半路出家，其在业务方面的精度与广度远远跟不上形势发展的需要，这种状况的存在也直接影响了文书与档案的质量，也影响了“文”与“档”工作的规范化管理。 　　三、实现现代化文秘与档案管理工作规范的措施 　　1.强化管理意识。档案管理是一门专业性很强的工作，其要求管理人员既要有高度的工作责任感、良好的职业道德、办事细心的工作态度、乐于奉