第三部份资财系统管理轨制.doc

第三部份：资财系统管理制度 采购管理规定 资财系统架构图 采购权限：公司原物料、辅助材料、办公材料采购权限统一归属采购部。 原材料采购：公司原木、板材等原材料采购，由总经理跟据仓储部原材料库存报表、生产部生产情况、业务部市场动态信息反馈做出综合评估，确定采购品种的数量，采购部执行采购。 辅助材料采购：公司生产部、仓储部根除材料消耗状况订立【辅助材料安全库存表】。仓储部每周根据仓库实际库存对照安全库存表发出【辅助材料请购单】，经总经理核准批审后采购部执行采购。 办公材料请购：各部门因应办公需求需请购办公用品或办公设备时，填写通用【请购单】，经总经理审批后采购部统一采购。其中日常办公用品由行政部统一请购，大件办公用品如电脑、办公桌等由使用单位请购。 生产物料请购：当生产部接获销售下达的内部订单时，依照产品用料明细表查核相关的材料及其材料库存状况，核算并填写【生产物料请购单】作出订单物料专项请购，经主管审查、总经理核准后采购部执行。 采购计划：为防止采购原材料、辅助材料、办公用品、生产物料采购不准确造成库存积压或短缺影响生产，下列单位每月定期向总经理报送【采购计划表】，方便总经理在批准各单位《请购单》时做为决策依据。 采购计划表填报单位及类项 部门 填报日期 计划类项 请购类项 采购部 月初1-5号 原材料计划 【原材料请购单】 仓储部 月初1-5号 辅助材料计划 【辅助材料请购单】 生产部 月初1-5号 生产物料计划 【生产物料请购单】 行管部 月初1-5号 办公用品计划 【请购单】 其他 月初1-5号 其它 【请购单】 采购部依据核准后的请购单填写【采购订单】，注明规格、数量、单价、交期、品质要求并将采购订单发往供应厂商，跟催厂商之生产完成并交货，采购订单必须经总经理核准后采购部执行。采购部自存一份存档，仓库一份验收，财务一份报帐。 验收入库：采购部采购物料交货时，依进料检验办法执行检验，若出现不良则依《不合格品管控制程序》执行，对于不合格品依不合格品之状况进行批退或部分退货。由物管开退库单并执行扣款处罚。若合格时，依原物料收发仓储出货管理办法执行仓储管理作业。 特裁：品管部对原物料进行进料检验时，如检验不合格则填写【不合格品通知处理单】，交采购反馈给材料供应商。如果生产部门急需此材料可供应商又无法在规定时间内提供良品时同时，此不良缺陷在制造过程中可以挑选，则原则上可以申请此批原材料的特采。特裁产品及数量经总经理批准后方能执行，入库时要量情扣款。 报销管理：一切采购报销，必须附外来原始凭证如：发票、送货清单等，和自制原始凭证如：经仓库管理员和品管员签字验收入库的【材料入库单】、经总经理核准的【请购单】等，否则财务有权拒绝报销。 常用表格： Yft882 月采购计划表 序号 计划单位 计划品类 计划采购物品名称 规格型号 数量 交期 估价 金额 备注 单位主管 制表 Yft883【原材料请购单】 请购单位 请购人 请购日期 供应商名称 供应商地址 联系人 联系方式 序号 材种名称 原产地 材种规格 目前 库存数 预计可用天数 请购数 预估单价 总额 总经理批准 请购 Yft884【辅助材料请购单】 请购单位 请购人 请购日期 序号 名称 规格 安全 库存量 实际 库存数 预计可用天数 请购数 预估单价 总额 总经理批准 请购 Yft885【生产物料请购单】 请购单位 请购人 请购日期 序号 名称 规格 单位 用量 毛 需求 净 需求 库存数 请购数 需求日期 实际交期 备注