商务英语信函c写作原则.docVIP

? ? ? ? ?商务英语信函7c写作原则 篇一： ?商务函电写作的7C原则 商务函电写作的7C原则 函电的作用， 一是索取信息或传递信息， 二是处理商务交流中有关事宜， 三是联络与沟通感情。 ?商务函电的写作应掌握7C原则，即： 完整（plete） 正确（corre?ctne?ss） 清楚（clear?ness?） 简洁（concret?enes?s） 具体（concre?tene?ss） 礼貌（court?esy） 体谅（cons?ider?atio?n） 完整： 商务函电应完整表达所要表达内容和意思，何人、何时、何地、何事、何种原因、何种方式等。 ? 正确： ?表达的用词用语及标点符号应正确无误，因为商务函电的内容大多涉及商业交往中双方的权利、义务以及利害关系，如果出错势必会造成不必要的麻烦。 ?清楚： 所有的词句都应能够非常清晰明确地表现真实的意图，避免双重意义的表示或者模棱两可。用最简单普通的词句来直截了当地告诉对方。 ?简洁： 在无损于礼貌的前提下，用尽可能少的文字清楚表达真实的意思。 ? 清楚和简洁经常相辅相成，摒弃函电中的陈词滥调和俗套，可以使交流变得更加容易和方便。而一事一段则会使函电清楚易读和富有吸引力。 ?具体： 内容当然要具体而且明确，尤其是要求对方答复或者对之后的交往产生影响的函电。 ? 礼貌： ?文字表达的语气上应表现出一个人的职业修养，客气而且得体。最重要的礼貌是及时回复对方，最感人的礼貌是从不怀疑甚至计较对方的坦诚。商务交往中肯定会发生意见分歧，但礼貌和沟通可能化解分歧而不影响双方的良好关系。 体谅： 为对方着想，这也是拟定商务函电时一直强调的原则： 站在对方立场。在起草商务函电时，始终应该以对方的观点来看问题，根据对方的思维方式来表达自己的意思，只有这样，与对方的沟通才会有成效。 ? 商务函电的种类包括： 商洽函、询问函、答复函、请求函、告知函、联系函。从商务函 电的具体使用功能来讲，又可分为： ?来函处理答复函、订货函、任命函、祝贺函、感谢函、介绍函、邀请函、联络函、致歉函、慰问函、唁函、推销函。商业英语之商业信函的书写原则 （1）plete?ness? 实例解说： ?Cell?ulos?e Ta?pe 1?/2 x? 3yd?s, w?ith ?plas?tic ?disp?ense?r 70?0 do?z./-?ditt?o-bu?t 1/?2 x ?5 yd?s, 1?,000?doz.? 这是出口商接到的一份定单中有关商品品名，规格和数量的内容。中文意思是： 纤维素带（幅）宽半英寸，长３码，带塑料包装容器，７００打；同上，但（幅）宽宽半英寸，长５码，１０００打。 ?主要问题是后半句不清楚。 ? di?tto ?在这里表示前面提到的商品名称纤维素带，但不能包括 带塑料包装容器 ，因此，幅宽半英寸长５码的纤维素带是否有塑料包装容器没有说清楚，不完整。 所以最好改成： C?ellu?lose? Tap?e 1/?2 x ?3yds?, wi?th p?last?ic d?ispe?nser? 700? doz?. Ce?llul?ose ?Tape? 1/2? x 5?yds，with? pla?stic? dis?pens?er 1?000 ?doz.? 这样即完正，又清楚明确，不会引起误解。 商务英语之商业信函的书写原则 （2）Clearn?ess ? （一）．避免使用可能产生不同理解或意义不明确的词汇 〈例一〉 As to ?the ?stea?mers? sai?ling? fro?m Ho?ng K?ong ?to S?an F?ranc?isco?, we? hav?e bi?mont?hly ?dire?ct s?ervi?ces.? (从香港到旧金山有直达船，) 但是bimont?hly ?究竟是一个月两次即半月一次呢，还是两个月一次？不明确。因此，最好清楚明白地说明 一个月两次 还是 两个月一次 ： ? （a） We ?have? two? dir?ect ?sail?ings? eve?ry m?onth? fro?m Ho?ng K?ong ?to S?an F?ranc?isco?.（每月两次直达船） （b） We ha?ve s?emim?onth?ly d?irec?t sa?ilin?g fr?om H?ong ?Kong? to ?San ?Fran?cisc?o. （每半月一次直达船） （c） We h