集团公司管度.pdf

档案管理制度 第一部分 总 则 第一条 为了规范全公司的档案管理，充分、合理利用档案资料为公司服务， 特制订本管理制度。 第二条 本办法所称的档案，是指公司在生产经营和管理活动中形成的、具 有查考、保存价值的各种文件（纸制和电子）、图表、音像、实物等不同形式的 历史记录。 第三条 人力资源中心及外地分子公司行政人事部是公司档案管理的职能 部门，负责公司档案管理制度的制定、检查、落实。 第二部分 档案的分类和对应保管部门 第四条 各业务部门是档案的直接使用和管理部门，负责管理在本部门存放的 档案资料。各部门存放的档案应做到分类科学、目录齐全、内容完整、便于查找。 第五条 档案的分类和对应存放、管理部门 1、各类批文、合同、协议、证照、人事档案原件存放在人力资源中心。 2、项目前期的可行性研究资料、前期规划设计中的有关资料存放在开发配 套部。 3、公司的各种财务资料、税务资料存放在财务运营中心，由财务运营中心 按国家及公司有关规定进行整理、分类存档。 4、有关工程的各类图纸、技术资料，由工程建设部和规划设计中心负责保管。 5、有关房产销售的销售合同，由市场营销部负责保管。 6、除售房合同外，所有对外签订的合同，必须按《合同管理办法》将原件 存放在行政人事部。 第六条 机要档案的处理 1、机要档案分为：绝密、机密、秘密三级。 2、机要档案的界定标准： 绝密档案包括公司发展中的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经 营决策、战略性的合作协议及金额在1000万元以上的重大合同。 机密档案包括财务资料、公司重要会议纪要、公司经营情况、人事档案、薪 资档案、劳动合同、技术资料、金额在100－1000万元的合同。 秘密档案包括重要项目资料、项目合同或协议。 3、以上机要档案须由人力资源中心存放管理。 第三部分 档案收集办法 第七条 行政部门、各业务部门要指定专人负责档案管理工作，人力资源中 心总监是全集团档案管理的领导者和责任人，各业务部门的经理是本部门档案管 理的责任人。 第八条 人力资源中心将公司所有档案目录按科学的方法统一建立电子档 案，方便业务部门查阅。 第九条 为了保证各业务部门的工作顺利开展，各类专业档案由人力资源中 心及外地分子公司行政人事部负责保管、存放，各部门负责存放档案目录的完整 性及简便查阅。 第十条 归档的文件材料应完整、准确、系统；文件书写和载体材料应能耐 久保存；文件材料整理符合规范；归档的电子文件，应有相应的纸质文件材料一 并归档保存。 第十一条 每月 30 日，各部门将本部门档案的增减情况报人力资源中，人 力资源中根据档案的增减情况更新档案目录。 第十二条 计算机数据备份： 1、各部门计算机数据备份必须指派专门人员负责。 2、各部门必须每季度对计算机数据进行光盘刻录或硬盘备份，并详细填写 《计算机数据备份表》。 3、备份标准：以计算机意外损坏、人员变动都不会影响数据的使用为标准 进行分类备份。 4、备份要求：硬盘备份要与原数据放在不同的磁盘上或不同的电脑上；光 盘备份一式两份，一份部门内部保存，一份交公司档案室保存。 5、计算机数据备份光盘每季度 10 号以前必须将上月光盘交至档案管理员 处，档案管理员及相关人员检验无误后放入档案室进行归档管理。 第四部分 档案的借阅与归还办法 第十三条 人力资源中心及外地分子公司行政人事部 根据档案的使用范 围，适当复印部分档案，供各业务部门使用。 第十四条 各部门因工作需要，查阅（借阅）不在