立卷培训2.pptVIP

广州市地下铁道总公司照片档案立卷培训教程 总公司办公室档案资料部 2008年4月 照片档案册整理移交流程 一、照片档案移交清单 1、照片档案册 内容包括： 卷内目录 照片 照片标签（大、小两套） 主题标签 备考表 2、档案照片册光盘（一式两份） 内容包括： 照片电子文件 七个表格模版： 小标签及卷内目录、照片大标签、备考表（制作照片档案册用），光盘封面、光盘目录（制作光盘用），电子案卷目录、电子卷内目录（系统导入用）。 二、如何制作照片档案册 制作照片档案册需要使用7个表格模版中的小标签及卷内目录、照片大标签、备考表三个模版。下面讲将结合实物和表格模版，介绍如何制作照片档案册。 1、挑选照片，晒3R光面各一张 挑选照片的标准为：主题突出、构图美观、图像清晰、色彩真实，数码照片应为JPG格式，像素为2592×1944（约500万）以上。 2．将照片首先按时间先后排序，然后按照主题归类进行组卷。 3.制作卷内目录 使用“小标签及卷内目录”表格模版，根据照片排列顺序制作卷内目录。 先打开“小标签及卷内目录”表格模版 在左下角选择“卷内目录” 根据以下说明提示制作卷内目录 注：1为照片档案，8为光盘档案 ，K为科技档案 4.制作主题标签 使用“小标签及卷内目录”表格模版制作主题标签。主题标签放在每组主题照片之前，是对该组主题照片的概要说明。 先打开“小标签及卷内目录”表格模版 在左下角选择“主题标签” 主题标签要写上工程名称及主题题名，后面要注明照片张数 5.制作照片文字说明小标签 使用“小标签及卷内目录”表格模版制作文字说明小标签。文字说明小标签用于记录照片信息，必须填写片号、题名、时间、地点、拍摄者和参见号（光盘号)。 先打开“标签及卷内目录”表格模版 在左下角选择“小标签” 注意小标签表格模版的使用，只要在下面数据输入区域输入数据即可生成标签，在没有数据的表格输入“空格”即可消除标签里的“0”。如人物栏不用填写时要输入空格。 文字说明小标签内容与卷内目录一致。人物栏用于填写局级以上领导人物，填写时要把人物的职务和在照片中的位置写清楚。 6.制作照片大标签 使用“照片大标签”表格模版制作照片大标签。大标签的内容和小标签完全一样，只要将小标签的内容拷贝到大标签即可。大标签用有背胶的牛皮纸打印贴在照片背后。 本表格模版的使用与小标签完全一样，在数据区域输入数据即可在上面标签区域自动生成标签。 7.制作备考表 使用“备考表”表格模版制作备考表。备考表要简明扼要的介绍案卷情况，如案卷名，包括什么照片等。 备考表右下角要输入立卷人和审核人姓名. 8.底片处理 对于底片要进行扫描，格式为JPG，电子文件要大于1MB。 用油性笔在底片袋上写上片号。 三、填写表格模版 前面介绍了3个用于制作照片档案册的表格模版的填写，下面介绍用于系统导入的表格模版（电子案卷目录和电子卷内目录）的填写。用于光盘制作的表格模版的填写将在光盘制作章节介绍。 1.电子案卷目录 本表格模版用来制作电子案卷目录，用于将案卷数据导入档案系统及进行组卷。 模版里通常只需填写红色部分的内容，其他为固定内容，一般不需修改，复制填写即可。其中类目代码与纸质的档号K-XXXX-YYY中的类目代码XXXX相对应，只要把K改为1即可，如：1－XXXX。 注： K为科技档案，1为照片档案，8为光盘档案 。 2.电子卷内目录 本模版用来制作电子卷内目录，用于将卷内数据导入档案系统。 模版里只需填写红色部分的内容，其他为固定内容，一般不需修改，复制填写即可。 四、光盘制作 1.光盘目录 光盘目录表格模版用于制作光盘的电子目录，在导入光盘数据时使用。一般来说一个档案照片册刻一张光盘，所以光盘目录里一般只有一条数据，只有刻录多个光盘时才会有多条数据。 模版里通常只需填写红色部分的内容，其他为固定内容一般不需修改，复制填写即可。其中类目代码与照片的类目代码1-XXXX相对应，只要把1改为8即可，如：8－XXXX。 注： K为科技档案，1为照片档案，8为光盘档案 。 2.光盘封面 光盘封面表格模版用于制作光盘封面，一式两份，填写方法见下图说明标签。 3.数据刻录 所有竣工照片和7个表格模版的数据经检查无误，完成档案系统的导入以后，便可进行数据刻录。 刻录要求： 内容包括竣工照片和7个表格模版。 刻光盘一式两份。 使用我部提供的档案专用