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文书档案管理 四川大学公共管理学院 何 玲 ◆档案与档案工作概述 ◆文书档案管理 ◆电子文件管理 ◆几种专门档案的管理 第一部分：档案与档案工作概述 ◆档案概述 ◆档案工作概述 ◆从事档案工作应注意的几个问题 一、档案概述 1、档案的起源及演变 （1）档案的起源 档案的产生与文字有密切关系，它是人类社会发展到一定阶段的必然产物。 （2）档案的演变 古老型载体档案：甲骨、金石、简牍、缣帛档案。 传统型载体档案：纸质档案。 新型载体档案：感光材料与磁性材料形成的档案，如影片、照片、磁带、磁盘、光盘等。 （3）档案的名称 商代：册 周代：中 秦汉：卷、案 唐宋：文案、案卷、簿书 清代：杨宾《柳边纪略》 “边外文字，多书于木，往来传递者曰牌子，以削木片若牌故也；存贮年久者曰档案，曰档子，以积累多，贯皮条挂壁若档故也，然今文字之书于纸者。亦呼为牌子、档子矣。” 2、档案的定义及含义 （1）定义 档案是国家机构、社会组织和个人在社会活动中直接形成的，保存备查的文字、图表、声像及其它各种方式和载体的历史记录。 档案的记录方式和载体——多种多样。 档案的性质——原始记录性。 （档案是国家机构、社会组织和个人在社会活动中直接形成的） 3、档案的基本价值 （1）档案的凭证作用 （2）档案的参考作用 3、我国档案工作的基本原则 (《中华人民共和国档案法》1987年9月5日第六届全国人民代表大会常务委员会第22次会议通过，?根据1996年7月5日第八届全国人民代表大会常务委员会第20次会议《关于修改〈中华人民共和国档案法〉的决定》修正)? “统一领导、分级集中地管理国家全部档案，维护档案的完整与安全，便于社会各方面的利用。” ◆统一领导、分级集中地管理国家全部档案——我国档案工作的组织原则和管理体制。 ◆维护档案的完整与安全——我国档案工作的基本要求。 ◆便于社会各方面的利用——我国档案工作的根本目的。 4、档案工作机构 ◆各级各类档案室（内部机构） ◆各级各类档案馆（文化事业机构） ◆档案行政管理部门 国家档案局：是国务院直属的掌管全国档案事务的最高职能机构。1954年经第一届全国人民代表大会常务委员会第二次会议批准成立。 ◆文件中心（介于单位和档案馆之间的过渡性档案管理机构） ◆档案寄存中心（由国家综合性档案馆设立） ◆档案科研和教育机构 ◆档案宣传、出版机构 档案室——基础 档案馆——主体 档案行政管理部门——组织指挥中心 档案工作辅助机构——档案工作发展的条件 三、从事档案工作应注意的几个问题 1、档案与文件的关系问题（文件是档案的前身，档案是文件的归宿） 2、反映基本职能活动的档案与其它档案的关系（突出前者） 3、档案的“动”与“静”的关系（档案具有潜在价值） 4、档案工作同资料、情报、图书工作的关系（一体化） 5、档案室与档案馆的关系（积累输送、无偿进馆） 6、传统管理与现代化管理的关系（人员素质、电子文件、双套制） 7、管理工作中人与物的关系 第二部分：文书档案管理 ◆档案的收集 ◆档案的整理 ◆档案的鉴定 ◆档案的编研与利用 ◆档案的统计与保管 第二部分：文书档案管理 一、档案的收集 1、机关内文件的归档——档案室收集工作的主要途径。 归档制度主要内容：归档范围、归档时间、归档案卷的质量要求、归档手续。 （1）归档范围 国家档案局《机关文件材料归档和不归档的范围》（1987）（已废止） 《归档文件整理规则》(DA/T22—2000) 国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（2006.9.19） 四川省档案局关于施行《归档文件整理规则》的几点意见川档发〔2001〕24号 2001.4.9 GB9705《文书档案案卷格式》 DB51/T171-93《四川省文书立卷与案卷构成的一般要求》 凡是反映本机关工作、生产活动，有查考利用价值的文件材料，均属归档范围。本单位文件是归档的主体。 （2）归档时间： 一般在次年上半年向档案部门移交。 国家档案局《机关档案工作条例》（1983） （3）归档案卷的质量要求 遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。 （4）归档手续 案卷目录的移交，交接双方签字。 2、归档的组织工作：档案部门指导和协助文书部门作好归档工作。 3、平时收集 3、立卷 立卷工作的内容：组卷、拟写案卷标题、卷内文件的排列与编号、填写卷内文