档案管理培养训练班讲稿-赵玲.ppt

* * 三、编制依据和原则 编制依据（略） 编制原则 1.文件材料归档的确定原则 凡是纪录和反映分沂入沭扩大工程建设管理过程，包括从项目提出、可行性研究、勘测设计、招（投）标、施工、监理到验收（包括分部工程验收、单位工程验收、合同工程验收、阶段验收、专项验收、竣工验收等各种验收活动）、试运行等过程中形成的、具有保存和利用价值的文字、图纸、图表、声像、电子文件等不同形式与载体的各种历史纪录材料，都应收集并归档保存。 2.分类细则的编制原则 本实施细则是以分沂入沭扩大工程建设管理过程中产生的全部应归档文件材料为对象，在遵循文件材料自然形成规律和保持文件材料之间有机联系的前提下，紧密结合该工程建设和管理的实际特点编制而成的。 * * 四、文件材料的组卷原则 遵循工程文件材料的形成规律，保持案卷内文件材料的有机联系，并便于档案的保管和利用。 五、文件材料的整理要求 为保证工程档案案卷质量的标准化、规范化，各类文件材料的立卷和整编要求一律按照国家质量技术监督局《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T1182-2000)及参照《山东省治淮东调南下续建工程档案管理办法（试行）》（鲁治淮东调南下建管字[2006]19号）附件4及本办法的补充规定的内容要求进行立卷和整编。根据国家有关规定，应立卷归档的各类文件材料由其形成的单位分别按照本细则进行收集、整理、立卷和归档。 * * 六、档号结构、模式和标注 （一）档号的组成 分沂入沭扩大工程档号由分类号、案卷顺序号和间隔号组成。 （二）分类号的标注 为了揭示本分类细则的体系结构和各级类目的从属与并列的关系，分类号分别采用代字（缩写大写英文字母）和代号（阿拉伯数字1、2、3……）表示。分沂入沭扩大工程项目分类号由分沂入沭扩大工程项目名称代码（FYRS）和单位工程代号（阿拉伯数字）、分沂入沭扩大工程项目归档文件材料大类分类表组成。分类号各部分代字、代号祥见附表1、2。 * * （三）案卷顺序号的标注 为了便于工程档案的管理和利用，案卷顺序号采用阿拉伯数字1、2、3……编制流水号。 （四）间隔号的标注 为醒目易读和便于区别分类号上下位类的关系以及识别分类号与案卷号，分类号用“.”隔开，分类号与案卷顺序号之间用“—”隔开。 （五）档号标注示例 例1：综合类 FYRS. ZH — 01、02、03… 说明：在分沂入沭扩大工程建设管理中形成的综合的文件材料归入此类。 * * 例2：施工类 FYRS. 01. SG — 01、02、03… 例3：监理类 FYRS. 01.JL 1— 01、02、03… 说明：(1)根据监理工作实际情况，本分类细则增设监理综合文件材料，代码字母为ZH，属于单位工程的监理材料标注其单位工程代号。(2) 分沂入沭扩大工程监理1标标注为JL 1；监理2标标注为JL 2。 七、声像载体档案的分类编号 （一）声像载体档案主要包括照片（01）、录音带（02）、录象带（03）、幻灯片（04）、光盘（05）、计算机软盘（06）等不同载体的文件材料。它与纸质载体的文件材料同为工程档案的重要组成部分，要与工程进程和纸质档案同步收集归档。 * * （二）声像档案的形成和反映的内容、作用是纸质档案的另一种表现形式，按照国家有关规定另行排列放置。 （三）分沂入沭扩大工程声像档案由分类号、保管单位号、间隔号组成。声像档案档号的模式为： 分沂入沭扩大工程声像档案档号=分类号（分沂入沭扩大工程项目名称代码+声像载体档案代号）+保管单位号+间隔号 保管单位依不同载体而定，可以是卷、册、盒，也可以是张、件。保管单位号依载体代号编流水 举例：FYRS.SX.01—01、02、03… 档案管理工作程序 第四部分 * * 档案管理工作程序 1.到招标代理单位领取中标通知书时，同时递交符合归档要求的投标文件的电子版。 2.签定项目合同时，出示中标通知书并领取《山东省治淮东调南下工程档案管理办法》光盘。 3.支付工程预付款时，提交《档案管理一览表》《档案管理框图》《档案工作计划》；核实投标文件电子版递交情况。 * * 4.合同单位提出工程进度申请时应提交的有关资料 (1)、砼工程项目： ①配合比实验报告； ②原材料实验报告； ③砼工程单