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当好主管助手
21世纪全方位专业助理应俱备的条件 外交官的圆滑 骡子般的耐力 光线般的速度 修女般的忠诚 犀牛般的厚韧 爱因斯坦般的头脑 母亲般的温柔与耐久力 课 程 大 纲 第一单元:专业助理的成功展望 第二单元:如何提升工作效率与效能 第三单元:如何成为上司得力助手 第四单元:专业助理的形象塑造 第五单元:专业助理之礼仪与应对技巧 第六单元:结语 单元1-专业助理的成功展望 助理概述 助理的业务 助理的条件 助理的概述 在许多人眼里,助理仍是一种即让人熟悉又不被人了解的职业。助理的辅助和参谋作用在该职业特征中最具代表性,他们是领导的左膀右臂,是领导与公司上下保持沟通的桥梁 ,为此,他们必须全心全意并准确无误地提供支持与服务,从而体现出其自身价值。优秀的助理会使人想到干练、精明、繁忙的处事作风,联想到待人接物时彬彬有礼的仪态;联想到在他们脸上那一惯展现胸有成竹的样子. 助理的业务 助理在一天的工作间中,有三分之二是做下列业务: 助理业务的分类 资讯管理业务 事务业务 公关业务 综合业务 助理的必要条件 助理的知识与技能 助理的工作经验 人际关系的技巧 助理的资质 条件1:助理的知识与技能 助理的专业技能 实务方面的技能 专门行业业务知识 条件2:工 作 经 验 专门知识与技能,虽然非常重要,但理论需要配合实务。 有经验的助理,不必主管交待,就能以其经验,正确的判断力,冷静而审慎的处理事务,以其积极主动、随机应变的能力,圆滑的推动其工作,若加上其纯熟的技能,就是一位非常优秀而受欢迎的助理了。 条件3:人际关系的技巧 认明助理并非具“特别身分” 条件4:资 质 助理十大特质: 准 确 性 如果遵循下列四步骤,就能做出准确的工作: —小心完成每件工作。 —小心核对每个细节 —小心改正所有错误 —小心检查修正过的细节 好 判 断 力 要有好的判断力,可遵循下列四个步骤: 第一步骤:想想看你正在做什么 第二步骤:看看是否该采取行动。 第三步骤:研析各种因素。 第四步骤:当机采取行动 好判断力实例 《情况一》 主管交待助理去写一封信。当助理在写信时对于时间问题没有十分肯定。经过判断后,再去请示主管,原来主管弄错了。助理的正确判断,省下很多麻烦,也获得主管的赞许。 《情况二》 主管感冒在家,有位很重要的客户打电话来。急着要与主管谈一笔生意。助理判断分析,觉得良机不可失,况且主管只是感冒而已。所以,助理决定去电告知主管,但首先准备客户的齐全资料,以备主管询问。最后,主管称赞助理的好的判断力。 工 作 效 率 有效率的助理在收集资料做报告时,会向各可靠的来源获得资讯并取下列的步骤: ─把整个资料分成许多单元 ─把每单元资料分别写在纸条上 ─把每单元依其来源来分类 ─把纸条依系统排列 ─把相关的单元归类成档 机 智 性 案例:有位主管想找一份资料,但在档案里,找遍找不着。助理由档案里得知资料来自当地的专业协会会长,就决定去找这位会长,但即发现电话簿没登记。所以助理打电话到他家,间接得知他办公室的电话号码,再打给他的助理,而获得那份资料。其实助理早就可以放弃了,但没有。机智是设法找出不同的解决办法,直到成功为止。 主 动 性 主动性即是能预见该做的事。没有指使,便主动地去做。所有助理工作皆需要主动性去完成:指定的工作、例行工作、流程业务、及创意的工作。 主动性可分为二种方式: —为主管的方便。(服务性) —为主管分忧解劳。(业务性) 条件4:资 质 助理十大特质: 考 虑 周 到 以下的例子,显示出如何恰当地表现考虑周到: 如果认为主管可能会急需要你的帮助时,就留在自己的位置上。(考虑周到) 在主管处于山穷水尽时,提供他有效的策略;当他感头疼时,帮他倒一杯凉水。(同情心) 主管不在办公室时,才打私人电话。(以主管方便为主) 总而言之,一位考虑周到的人,先考虑别人。 圆 滑 性1 由下列的原则,可以练习圆滑性的技巧: 小心选用字: —不妥:你什么时候可完成那工作?(语气强) 佳:你在中午前可完成那工作吗?(委婉) —不妥:现在帮我打字。(命令式) 佳:你介意现在帮我打字吗?(客气) —不妥:你明天要来上班。(命令式) 佳:你明天打算来上班吗?(尊重对方) 圆 滑 性2 助理在打好信后,发现有个错误,是主管的疏忽所致。 当主管有错时: 听到有人批评,或听到主管与他太太谈到私人的事情时: 责 任 感 助理的责任感可归纳为四方面: ─努力达成主管上司交待的任务。 ─尽力去执行助理的例行业务。 ─努力去完成主管上司未交待但必须做的任务。 ─发挥协调的功能并以本身工作态度
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