【管理学】秘书学 第三章 秘书机构ppt模版课件.pptVIP

第三章 秘书机构 职能与工作要求 ?要求： 了解秘书机构的含义、地位与性质以及设置原则 了解秘书机构的职能与工作要求 了解秘书部门与人员的管理培训 本章重点在秘书机构的地位、性质的认识以及秘书机构职能及要求的掌握。 第三章 秘书机构 职能与工作要求 第一节 秘书机构的设置第二节 秘书机构的地位与性质第三节 秘书机构的职能与工作要求 第四节 秘书部门和人员的管理 第一节 秘书机构的设置 一、秘书机构的含义与名称 二、秘书机构的组织形式 三、秘书机构的设置原则 一、秘书机构的含义和名称 秘书机构亦称秘书部门，是从属于各级领导机关，直接为各级领导机关提供综合辅助性服务的办事机构。它是各级机关、单位的重要组成部分。有广义和狭义之分。 广义的秘书机构： 与广义的秘书工作内容有关，是指秘书长或办公厅主任领导下的承担所有广义秘书工作的机构。由机关、单位或首长名称+办公厅（室）两部分组成。如国务院办公厅、湖北人民政府办公厅、华夏银行总经理办公室等。它们统辖政策研究、日常行政与机关事务三大方面，发挥参谋助手职能，进行沟通协调、办理文书、事务和日常管理。 狭义的秘书机构：与狭义的秘书工作内容有关，仅指办公厅（室）统辖之下以秘书或文书、文秘命名的机构，如秘书局、处、科、股等。它们以文牍性工作、办文办会、联络接待工作为主。 本课程研究广义的秘书机构。主要是综合性的机关办公厅、办公室。 典型的秘书机构——办公厅(室) 办公室，一个常用的很普通的名词，如果具体分析，却有着以下多种不同的含义。 弄清——办公厅(室)的含义 办公室的种种含义 1.广义的：泛指一切管理人员和文职人员的日常办公场所。有办公桌椅、文件、文具电脑和其他设备；区别于用于教学的教室，用于生产的车间等；工作特点主要是脑力劳动和室内操作，而不是露天操作。 2.狭义的：是指某一类职业人员或某一级职务人员的办公场所。譬如：教师办公室，护士办公室，院长办公室等； 3. 专指的：某种专门事务的工作机构。如国务院台湾事务办公室，上海市浦东新区征兵办公室。 4.特指的：党和政府机关、企事业单位内的综合办事机构。级别高的称办公厅，如中共中央办公厅，上海市人民政府办公厅；中级的或基层的称办公室，如江苏省昆山市人民政府办公室，三星公司办公室等。 本课程研究的“办公室”，已经不是简单地指办公场所，而是特指办公厅（室）主任或秘书长领导下的综合性办事机构，是承担整个机关日常事务管理和综合信息辅助的办事机构。它由办公人员、设备设施、工作场所和各种管理实务、职能构成的一个有机的整体，是直接隶属于各级领导机关或机关首长，为他们提供辅助性服务的综合办事机构。 二、秘书机构设置的组织模式 由于秘书工作内容任务不同，其机构设置的数量和组织形式也不一样。 有的秘书机构——办公厅，其下设的部门齐全，层次分明，分工细致，人员众多，如党中央、国务院办公厅，下面还设置有秘书局、档案局、信访局、后勤管理局等； 有的机关却事无巨细，由一个秘书机构或一两个人包揽，如乡镇政府或较小单位只设置一个办公室，总理各种综合性服务工作。 这些差异性是由机关级别的高低，所负职责大小，工作任务的繁简难易等因素决定的。 反映在秘书机构设置的组织模式上就有 综理制和分理制的区别： 综理制与分理制 综理制办公室设置：两种模式 敝开式：就是将秘书集中在一间大的办公室里，按照工作流程，以工作台为中心进行排列。敝开式办公室又可分为对称型和不对称型两种，这是目前世界各国比较流行的排列模式，它便于集中管理，能节省办事时间，节约行政开支，有利于相 互合作，但容易相互干扰，也 有碍于身体健康。 半封闭式：即在敝开式的办公室内用组合式家具或其他材料，将分工不同的秘书部门的小单位和人员隔开，形成以工作台为中心的若干个“工作单元”。其长处便于集中管理，能节省时间和行政开支，有利于相互合作，缺点是经费开支较多，也不便于管理和监控。 分理制——职能分工型模式 又称“分散式”：就是将秘书部门的各小单位和人员分散地安排在机关、单位领导人办公室周围的专门房间里，从事其职责范围内的秘书职能活动。 这是我国传统的工作方式，它有利于密切与领导的辅助服务关系，有利于分级管理，也有利于保持工作环境的安静，但它不利于信息沟通，不便于工作协调，不便于监督检查，也不利于提高整体工作质量和效率。 三、秘书机构设置的原则 秘书机构是从属领导机关并为领导机关工作服务的辅助机关。秘书机构的设置形式和人员配备都应根据领导工作、机关规模、业务性质、工作量大小等的实际需要来考虑。 一般说来，秘书机构设置应遵循如下原则