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酒店督导系列课程之三 时间管理，做一个轻松的经理 讲师：姜玲 前言 一、本课程培训目的 ◆ 学会如何使用备忘录 ◆ 做到要事第一 ◆ 学习并掌握授权步骤 ◆ 掌握赢得时间的技能 第一章 时间管理的必要性 一、时间与金钱 假设，您银行的账户每天清晨进账86,400元人民币，这笔钱任您支配，任您花，只是必须当天用完，即使没用完，过了晚间12点也不再属于您了。无论是您把当天的钱全部用完，还是分文未动，次日清晨，您的银行账户照常还会进账86,400元！ 您想每天怎样使用这笔钱呢？ 其实，这笔钱就是每天的时间！86,400秒，一分不多，一分不少，今天86,400秒过去了，明天的86,400秒又来了。人们用心管理自己的金钱，计划每一笔钱的用途，但对于一去不复返的时间却没有那么在意。高效酒店经理要像管理金钱一样管理自己的时间！ 二、时间不够用的现象 时间管理指的是时间的使用方法和使用技能。时间管理技能不高的表现就是时间不够用。下面列出了酒店经理在工作中时间不够用的一些现象。 思考：您有过这样的情况吗？还出现过哪些情况？ 酒店经理感觉时间不够用，说明您是一位有责任心的经理，也说明您的时间管理技能有待提高。提高时间管理技能的第一步是学会使用备忘录。 第二章 时间管理的技能 第一节 学会使用备忘录 备忘录是酒店经理用来提醒自己每天要做事情的记录和提示。酒店经理可使用各种形式的备忘录，有效记录和提示自己当天应该做的工作。 一、使用备忘录的形式 有效使用备忘录是酒店经理的一项基本时间管理技能。备忘录的形式有记事本、信签纸、电脑等。 记事本 ◆ 记事本可大可小，形式多种多样； ◆ 可以将每天的事务记下来，提示当天要做的工作； ◆ 起档案作用，便于以后查阅 ◆ 多用于开会、培训 ◆ 也用于记录重大事件 信签纸 ◆ 一张信签纸或活页纸记录当天事宜；也可以是印制的有固定格式的活页纸 ◆ 方便携带 ◆ 多用于检查工作 电脑 ◆ 电脑记事方便快捷，容量大，也可作档案查询； ◆ 方便那些经常在电脑前工作的人； ◆ 有提示功能，方便将事情进行分类； ◆ 可时刻了解事情的完成状态，便于对工作任务进行“轻重缓急”的分组 手机 ◆ 手机作为通讯工具随身携带，使用方便 ◆ 已经完成的工作可以作“完成”标记 ◆ 有手机的人都可以启用备忘录功能 台历 ◆ 有日期，可以用作计划，也可以用作检查 ◆ 方便经常在办公桌前工作的人使用 月历 ◆ 可记录一周和一个月之内的重大事宜，有前瞻性 ◆ 方便做周计划和提前准备 ◆ 方便做月计划，并将事情分段进行 二、使用备忘录的时间 1、当天下班前 有些经理喜欢在每天下班前使用备忘录，把第二天要做的工作记录到备忘录上，顺便检查一下当天的工作，把当天未完成的工作也记录到明天的工作备忘录中。 2、当天上班后 有些经理喜欢在每天上班时使用备忘录，把一天要做的工作列下来，下班时再拿出来检查一下，并把未完成的工作列到第二天的备忘录中。 3、工作中修订 无论是在上班之后的第一件事还是下班之后的最后一件事，在工作中都要不停地对备忘录进行修订，备忘录中没有写到的事情，实际却发生了，就需要在备忘录中进行填充；工作中已完成的事情，需要在备忘录中进行相应的标记。 三、使用备忘录的内容 备忘录记录的是当天要做的各项工作任务。那么备忘录都需要记录哪些主要内容呢？ 1、工作说明书中的工作任务 ◆ 工作说明书中每天、每周以及每季度要完成的工作 ◆ 那些履行职责所必需完成的工作任务 ◆ 工作任务要具体，不宜笼统 2、工作说明书中未标明，但需要完成的工作 ◆ 工作说明书中未标明的，但要完成的固定工作任务以及临时工作任务 3、管理层临时交办的工作任务 ◆ 未列进工作说明书中的，管理层临时交办的一些工作任务 4、与工作有关或无关的其他事情 ◆ 与工作有关的事情，如学习，培训等 ◆ 与工作无关的事情，如家庭朋友等 5、前一天未完成的工作任务 ◆ 把前一天未完成的但需要完成的工作任务加进当天备忘录中 思考：您认为在备忘录中还应记入哪些内容？ 四、案例 西餐厅经理罗杰虽然是新任经理，但使用备忘录却是在做主管时养成的习惯。表2-1，列出了经理罗杰十月二十五日使用备忘录的情况。 表2-1，西餐厅经理罗杰十月二十五日备忘录 任