供应商沟通函管理办法.doc

供应商沟通函和图片管理办法 为优化内部管理，加强与供应商沟通，促使供应商与商场共同提高品牌管理，促进销售提升，特制定此办法。 一、供应商沟通函管理办法 供应商沟通函是以月度、季度、半年、年度为时间单位，以销售情况分析、营运情况反馈、商场沟通建议及供应商回函为主要内容，定期发函与品牌供应商沟通。通过沟通函与部分管理或销售有异常问题的供应商及时沟通，将商场经营情况及品牌现场表现反馈给供应商，提高品牌对本商场的重视程度及协同程度，帮助品牌供应商对货品的投放效果及商品质量、标价、陈列进行有效的评价，激励品牌员工的工作热情，通过双方的力量加强商场日常管理，以达到提升管理和销售的目的。 1、沟通函的主要内容： 第一部分　品牌本期销售结构：包括品牌销售同比环比情况、消费结构、品牌排名情况、本期同品类销售前二十名排序等方面。通过对销售数据的分析，使供应商了解品牌的经营状况，从而对下一步工作的计划和实施起到指导作用，使得工作思路和方向更加明确。 季度、半年、年度沟通函中，要结合门店实际，增加本期销售分析及门店该品类商品平均同比变化的图表解析，通过曲线图等图示直观地将同品类商品销售趋势展现给供应商，使供应商了解市场信息，从而准确进行品牌定位。 第二部分　销售管理：总结本期商场、品牌销售情况，与供应商沟通下期工作重点及档期内品牌营销活动测评。通过分析，使供应商把握商场动态信息，从而及时调整经营策略，为供应商提供营销决策的依据，改进促销方式，从而促进整体营销目标与计划的实现。 第三部分　现场营运情况：包括货品QMPC及库存陈列、员工管理、设施设备安全及经营管理异常变化情况等供应商最为关心的问题，从商场的角度为供应商提升终端管理提供准确、可靠的依据。 第四部分 沟通建议及信息回复：从商场的角度，对商品供货、库存、质量、促销活动及员工管理等方面提出切实可行的建议，并就下一步工作重点情况，提出需要供应商配合的事项。 第五部分 季度、半年、年度沟通函中，招商部驻店买手对品牌在本商场的经营表现进行总结，并对供应商的配合提出意见及建议。 第六部分 供应商回函：供应商就商场提出的要求及配合事项进行意见回复，并指出工作中的困难及需商场支持、改进的事项。 2、供应商沟通函的格式 供应商沟通函的格式统一按照营运本部下发的格式执行，具体见附表。 3、供应商沟通函的适用范围 供应商沟通函的适用范围是所有百货店，由百货店各商场根据本商场供应商协同情况，有重点的选择，主要针对一些管理或销售有异常问题的供应商开展沟通。 沟通函须在每月初10日前统计完毕发往各品牌供应商，沟通方式可以通过发传真、电子邮件等书面形式，接收人一般为品牌总经理或主要负责人。 4、注意事项 沟通的内容尽量量化、数据化，言简意赅，突出重点，注意把握向供应商沟通的内容范围，避免商场内部资料外泄。 实行供应商沟通函要切实起到实际效果，避免流于形式。 尽量以建设性的建议代替负面的批评。 为保证向供应商通报内容的准确、有效，需要商场加强内部日常管理，注意收集整理基础管理数据，分析发掘品牌销售中存在的问题。 供应商沟通函的回函商场要进行汇总和保存，电话回函需做相应的记录，对管理和销售有促进作用的建议，可根据实际情况采纳落实。 每半年应与所有品牌供应商至少沟通一次。 二、品牌图片管理办法 图片管理是商场帮助品牌店面陈列提升的重要手段，也是增强视觉营销的有力措施。 1、图片管理实施办法 每月由商场主管负责拍摄品牌货区陈列图片，图片内容主要为上、下两旬货区布局及新品上柜、换季时货品陈列情况，随沟通函一起发往品牌供应商，要求品牌供应商根据图片对店面陈列进行指导。 随沟通函至少附带10张图片，多多益善。 索要和收集品牌优秀店面陈列图片，与本店进行对比，并对品牌提供的图片进行保存。 根据品牌供应商提出的意见及与优秀店面陈列的对比结果，对本商场品牌陈列做出调整。 商场主管根据供应商提供的陈列图片，将发现的本专柜商品款式配送问题及时反馈给商场，由商场经理与供应商协调，保证本店的商品配送及库存。 2、图片管理要达到的效果 从供应商角度讲，可以直观地了解商品陈列及配送情况，及时根据图片对陈列和配送情况进行调整，保证本店陈列、配送与品牌总部一致，为销售提升奠定基础。 从商场来讲，通过对比品牌优秀店面陈列图片，更加直观地了解到与其他百货店在陈列、配送方面的区别；提高管理人员的业务水平和工作效率。 3、图片管理方式适用范围 图片管理方式对穿着类、箱包类、床品类等陈列要求比较高、品牌形象突出的商品效果显著。针对的品牌主要是厂家直营或实行大区管理的供应商，这些供应商对门店品牌管理、指导不及时，需要门店主动通过图片管理方式及时与供应商沟通，获取专业指导，以提升门店的销售。 三、本办法自公告之日起施行，由门店营运部监督执行。