企业文档FNF第五章 秘书 素养[企业文档].pptVIP

B、服务高尚观 C、以苦为乐观 第二节 秘书的智能结构 秘书的知识结构; 秘书的能力结构; 秘书的基本技能。 作为秘书，办公桌上应尽量备齐各种适用工具书。 1.一本字典。起码有一个新华字典，若备上《辞海》更好。其他各类词典根据情况准备。机关工作，需要经常查字，有个不说话的老师在身边可以省很多事。 2.常用的政策规定、条令、制度等。特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存，则分类记住何单位、何时制发的，何文件号，用时，很快就能借到。 3.有关单位或所属单位的通信地址、电话号码、电报电传代号等。因地址不清，寄发文件、信函不能及时收到或成为“死信”而误事的现象屡见不鲜。 4.飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。 5.中国地图、世界地图及有关地理知识方面的手册。 6.中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日了列表备查。 7.计量单位简表，节令、气象方面的知识手册。 8.汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定等。 9.与本职工作有关的表格。例如办公室人员要准备一张本单位人员的家庭住址、电话号码一览表。 一个文秘人员的脑子不可能记住各方面的事，准备点工具书（表）等，用时查一查是负责作的表现，不是丢面子的事。 作为秘书，办公桌上应尽量备齐各种适用工具书。 1.一本字典。起码有一个新华字典，若备上《辞海》更好。其他各类词典根据情况准备。机关工作，需要经常查字，有个不说话的老师在身边可以省很多事。 2.常用的政策规定、条令、制度等。特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存，则分类记住何单位、何时制发的，何文件号，用时，很快就能借到。 3.有关单位或所属单位的通信地址、电话号码、电报电传代号等。因地址不清，寄发文件、信函不能及时收到或成为“死信”而误事的现象屡见不鲜。 4.飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。 5.中国地图、世界地图及有关地理知识方面的手册。 6.中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日了列表备查。 7.计量单位简表，节令、气象方面的知识手册。 8.汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定等。 9.与本职工作有关的表格。例如办公室人员要准备一张本单位人员的家庭住址、电话号码一览表。 一个文秘人员的脑子不可能记住各方面的事，准备点工具书（表）等，用时查一查是负责作的表现，不是丢面子的事。 美国“全美秘书协会”章程提出的秘书必备的9个条件（查看） 《中华人民共和国国家职业标准·秘书》规定： 秘书应当“具备较强的文字与语言表达能力、综合协调能力与合作能力、逻辑思维与分析能力等”。 全美秘书协会标准： 1、像心理学家一样善于观察和理解他人； 2、像政治家一样有灵敏的头脑； 3、像外交家一样有潇洒的风度； 4、有调查各种棘手问题的丰富经验； 5、有良好的速记能力以及文字功夫； 6、熟读各种商业往来中的法律关系； 7、能熟练地使用各种办公自动化机器； 8、具备相当的金融和税务方面的知识； 9、能熟练地对各种文件资料进行整理归类。 返回 美国赖特《秘书工作手册》中说：“一位秘书，常常被认为是一位‘万能博士’是一位心理学家、政治家、外交家，一位饱学之士作家，机械师，上司的私人财务出纳，跑街女郎与办公桌的清理人。 秘书要胜任工作，必须有胆识，有口才，秘书不必是哪门知识的专家，但应是具备广搏知识的“杂家”。 1991年，西方国家为联合国秘书长选定了协定的条件： 具有领导和组织众多国家职员的管理能力，能流利使用联合国两种的工作语言，具有作为领导人物感人的魅力和有沟通人际交流思想的能力。 一、 秘书人员的合 理知识结构。 专 与 博 的 兼 容 性 广 泛 的 适 应 性 强 健 的 知 识 更 新 性 1、秘书知识结构 的特点 基础 层次 (基础 知识） 中间 层次 （相关 知识） 最高 层次 （专业 知识） 最 高 层 次 中间层次 基础层次 2、秘书知识结 构主要内容 基础层次：社会科学、自然科学诸多学科。 社会科学——文、史、哲等 （以利秘书了解人生、认识社会，全面把握工作环境及其背景） 自然科学—— 数学、物理学、化学、地理、生物等学科的常识 中间层次：相关知识，指与秘书专业关系较为直接的学科 A.秘书学的”姐妹学科”即公共关系学、新闻学、组织行为学、心理学、决策科学等 B.经济、法律、管理及若干新兴学科如系统论、信息论、控制论等。