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某小区物业档案管理工作 　　某小区物业档案管理工作提要：档案的出室、入室都有严格的规定。出室必须由具备资格的人员经登记后方可借出；入室时，须由专人进行检查，如有破损 　　某小区物业档案管理工作 　　”资料的收集 　　设立档案室，采取系统化、科学化、电脑化的先进手段，聘专职档案员，直接隶属办公室。建立相应的规章制度，对所有档案进行严格管理。 　　资料的收集坚持内容丰富的原则，根据实体资料和信息资料的内容，在实际工作中从需要出发，扩大信息资料的渠道，从时间上讲是从规划设计到工程竣工的全部工作技术维修资料；从空间上讲是物业构成的方方面面，大到房屋本体、公共设施，小到一树一木都有详细的资料收集。 　　”资料分类整理 　　收集后的所有信息，统一由档案室集中整理。整理的重点是去伪存真，根据档案的、信息的内容、住处的表现形式等特点进行细分，做到条理清晰、分类合理。 　　”资料归档管理 　　归档就是按照资料本身的内在规律、联系进行科学地分类与保存。根据实际需要，”zz”的管理拟采用原始档案和电脑档案双轨制。采用多种形式的文档储存方式，便于原始档案的保存，如胶卷、照片等。档案组卷按不同业务性质、编号、造册、编辑并分柜保存，运用计算机等先进的管理手段，尽可能的把其他形式的档案资料转化为电脑储存，便于查找和调用。 　　档案的出室、入室都有严格的规定。出室必须由具备资格的人员经登记后方可借出；入室时，须由专人进行检查，如有破损，立即修复，并追究相关人员的责任，档案员需及时收回在外文件，严防文件的流失。 　　档案的管理环境必须做到”三防”，即防火、防潮、防霉变。 　　”档案的运用 　　采用先进的检索软件，建立电脑网络系统，充分发挥档案的贮存和使用价值。 　　外部网：与广大业主、住宅局主管处室进行联网，所有如住户资料、装修资料、财务状况等，随时可以查阅调用，便于工作监督和检查。 　　内部网：管理服务中心内部室联网，运用现代化办公手段和设施，对文件进行分级管理、分层使用。 　　表7-1档案资料的分类 　　名称资料内容 　　工程建筑 　　产权资料A：规划图纸、项目批文、用地批文 　　B：建筑许可证、投资许可证、开工许可证 　　c：拆迁安置资料 　　工程技术资料A：红线图、总平面图 　　B：地质勘察报告、开竣工报告、图纸会审报告 　　c：工程合同、工程预决算 　　D：工程设计变更、通知及技术核算章 　　E：竣工图：①单体建筑、结构、设备竣工图 　　消防、燃气、智能化等工程及地下管网竣工图 　　F：房屋消防、燃气竣工验收证明书 　　G：钢材、水泥等主材的质量保证书 　　H：新材料、构配件的鉴定合格书 　　I：供水、供电、电梯、消防、智能化等设备的检验合格证书，供水、供电、电梯、消防、智能化等设备技术资料 　　j：砂浆、混凝土试块、试压报告 　　k：绿化工程竣工图 　　L：其他技术资料 　　事务住户资料A：住户入住资料（购房合同、入住通知单、业主公约、装修早班、验房表、费用托收协议等） 　　B：住户家庭人员档案 　　c：住户家庭维修档案 　　事务资料A：事务值班表 　　B：事务交接记录表 　　c：物品搬出（入）物品登记表 　　D：日常事务巡视记录 　　E：事务回访登记表 　　装修资料A：装修申请表（附图纸）B：装修工程队安全责任书 　　c：临时施工人员登记表D：施工单位营业执照 　　维修资料A：维修申请单B：维修服务派工单 　　c：维修回访记录本D：公共设施维修记录 　　治安交通A：日常巡查记录、交接班记录、值班记录 　　B：查岗记录、闭路电视监控系统录像带 　　c：物资搬运放行记录、紧急事件处理记录 　　D：车辆管理记录、车辆详细资料、车位使用协议 　　事务设备A：公用设施保养维修记录 　　B：各项机电设备保养维修运行记录 　　c：设备分承包方维修保养记录 　　D：设备检查记录 　　社区文化资料A：活动计划实施方 　　　　某小区物业档案管理工作提要：档案的出室、入室都有严格的规定。出室必须由具备资格的人员经登记后方可借出；入室时，须由专人进行检查，如有破损 案、总结记录 　　B：社区文化活动图片及录像记录 　　c：传媒报导 　　D：老人活动室等设施使用情况 　　续表7-1档案资料的分类 　　员工A：员工个人资料、聘用表 　　B：员工业绩考核及奖罚记录 　　c：员工培训计划及实施记录 　　D：员工培训考核记录 　　E：员工外出考评及参加演练记录 　　F：员工住户及内务管理记录表 　　业主反馈资料A：服务质量回访记录表 　　B：业主意见调查、统计记录 　　c：业主投诉及处理记录表 　　行政文件资料A：管理服务中心部长值班及督察记录 　　B：政府部门文件 　　c：物业公司及主管领导部门文件 　　D：管理服务中心规章制度、通知、通报等文件 　　E：管理服务中心荣誉一览表