行政接待事务管理.docxVIP

行政接待事务管理自从有了人类社会，就有了“接待”这种用于人们互相联系和交往的最普通的方式。广义的接待，指在人们的社会生活中发生的各种迎来送往现象。随着社会的变迁，接待行为也日益被细化。根据接待主体的不同，可分为公务接待，商务几代以及民间接待等类别；根据重要程度可分为重要接待以及一般接待……虽然接待在目的、手段、规范和层次上有很大的不同，但是其本质都是为了协调人际关系。企业的接待工作，指运用一定的接待设施和礼仪服务，来满足接待客体的精神及物质需求，协调主客体间的关系，从而实现企业经营发展的目标。在企业中，具体负责实施接待行为的主要部门就是行政部。本章内容明确了前台接待的岗位职责：列出了前台接待人员所必须具备的基本条件：又将企业的行政接待工作细分为前台接待、日常接待及重要接待三种类别。前台接待管理部分详细阐述了前台接待的工作规范和前台接待的电话礼仪规范；日常接待管理部分主要介绍了客服接待办法、参观接待办法和接待费用管理办法；重要接待部分则主要介绍了媒体接待办法、主管部门接待办法和涉外接待办法。这三个部分间既相互独立，又相辅相成，共同构成了一个完善的接待体系，在企业与外界的沟通和接洽工作中，发挥着重要的作用。本章内容还将前台接待、日常接待和重要接待的过程分别流程化，以简洁的流程图的方式使读者对其内容一目了然。最后，本章还为读者提供了《来访登记表》、《函件签收（寄送）登记表》、《来电记录表》、《员工外出登记表》、《客户来访接待记录表》、《接待申请表》、《接待费用申请表》、《月度接待情况汇总分析表》、《贵宾接待申请表》、《贵宾接待通知表》、《贵宾接待汇报表》等实用的工具表单，便于工作中随时阅读参考。前台接待岗位职责及任职条件前台接待直接归属于行政部，其具体的工作内容主要包括来电接收和转发、日常访客接待、来往函件的收发等。它是公司形象的代言人。在市场经济的条件下，前台接待在履行企业与外界的公关职能、实现企业内外部之间的信息沟通和交流等方面，均发挥着重要的桥梁作用。前台接待岗位职责前台接待的直接上级是行政经理，负责企业的前台接待工作。其岗位职责为以下几点：职责1:：负责来宾的登记、接待和引见。职责2：负责电话与函件的接收转发，以及工作信息的记录、整理与建档。职责3：负责分发公司文件与通知，做好分发记录并及时归档。职责4：协助行政主管进行通讯录等办公文件的制作、打复印工作。职责5：严格执行公司考勤制度，负责监督打卡并做好考勤汇总和员工外出登记工作。职责6：负责帮助出差人员预定机票、火车票及客房等。职责7：负责前台办公用品及办公设备的清洁保养，及前台区域的日常维护工作。职责8：负责接收，反馈，并协助行政主管及时处理工作中出现的各种问题。前台接待岗位任职条件一般情况下，前台接待以22~28周岁的女性为主。其具体的任职条件一般包括以下几个方面：条件1：具备文秘、中文、公共关系学等相关专业大专以上学历。条件2：接受过文秘知识、公共关系知识等方面的培训，有一定的接待经验。条件3：具备良好的表达能力，领悟能力强，善于学习。条件4：具备良好的组织协调能力，接受能力强。条件5：具有一定的策划、创新能力。条件6：能够熟悉的操作使用各类办公软件。条件7：工作态度积极、热情，性格沉稳，遇事冷静，应变力强。条件8：知识面广，了解旅游、公关、风俗习惯、宗教等多方面的知识。条件9：有良好的心态和团队意识，谦虚有礼。条件10：形象气质良好，能够承受较强的工作压力。条件11：身体素质良好，举止端庄，语言文明。特别提示前台接待的形象直接影响着公司的形象，因此，保持自身仪表及言行举止的职业化是前台接待人员必备的素质。日常工作中，前台接待人员除应遵循一些基本的礼仪规范外，还应注意一些礼仪方面的小细节：（1）出入无人控制的电梯时，应先进后出，控制好开关按钮，确保客人安全进电梯。因个别客人动作缓慢影响他人时，切忌大声呼叫，应用电梯的唤铃功能适当提醒客人。（2）为客人指导方向时，切忌直接用一根手指指示。正确的方法应该是将拇指以外的四指合拢，伸出手掌用指尖所指的方向示意。（3）引领访客时，应在客人的右侧行走。（4）上楼梯时，应让长者、女士先行；下楼梯时，则应走在最前面。（5）使用手势时，手势的幅度应该恰当，切忌过于夸张，也不可过于敷衍。一般手势的上界不超过对方的视线，下界不低于自己的胸区。（6）递送物品时应使用双手，以表示尊重。（7）接受物品时身体应略向前倾，使用双手接过，并表达谢意。（8）拨打国外长途电话时，应考虑时差问题。前台接待管理本节内容根据前台接待的岗位职责，对前台接待的工作规范提出了具体要求，详细介绍了电话礼仪的相关内容，并提供了访客接待和来电处理的流程图，以及相关的工作常用表单。前台接待管理制度使前台接待管理工作实现程序化和规范化，同时也从侧面体现企业整体的管理水平和文化水