秘书工作电话课件.pptVIP

第二章 秘书工作 秘书工作是以为领导决策和领导工作运转服务为宗旨，通过办文、办会、办事等工作为领导者担当参谋和助手的业务活动。综合辅助性服务和管理是秘书工作的本质特征。 第一节 电话事务 一、电话基本技巧 （一）要有愉快的工作心情 （二）态度认真，声音清晰明朗 （三）重要的第一声 （四）注意自己的语言 （五）认真清楚地记录 三、打电话时应注意的方面 充分利用电话，采取主动： 1.会面前积极电话联系；2.迟到、请假由自己打电话；3.外出办事，随时与单位联系；4.外出办事应告知去处及电话；5.延误拜访时间应事先与对方联络；6.用传真机传送文件后，以电话联络确认。 * 二、接电话礼仪 （一）迅速准确的接听 最好在三声之内接听。“您好！××公司”。 （二）对方拨错号码，礼貌告知对方。 （三）对方认错了人，应马上告之。 （四）倘若被找的人外出—— （五）了解来电话的目的，如自己无法处理，认真记录，不致误事。 （六）代接电话时，当场记录并复述。然后贴到相关人员的桌子或者电脑旁。 （七）自己不能处理的电话，坦白告诉对方，马上将话筒交给能够处理的人，并先把对方所谈内容简要转告接收人。 （八）一般应由打电话的一方提出结束电话，彼此礼貌道别，恭候对方放下电话后再挂电话。如果对方占用时间过长，不得不让其“适可而止”时，要提醒得委婉、含蓄。 （一）斟酌方式 要考虑电话能否解决问题，是否有必要以电话讨论这些问题。 （二）理清思路，妥善组织通话内容　 可以在脑海中设想一下，有时候应该开列电话提纲。 特别重要的事项，最好事先把有关资料（如报告文本）传过去。 （三）斟酌通话时机，做好记录准备 （四）立即表明自己的身份。比如说：“你好！我是某某公司的某某某。请问某先生在吗？” （五）要确认对方正是要通话的对象。然后称呼对方的名字或职位，以便让对方了解到你知道其名字，缩小你们的距离感。 （六）拨错了号要道歉。 （七）确定对方是否具有合适的通话时间。 可以在开始讲话时向对方问一下： “您现在接电话方便吗？” “您现在忙吗？” “您现在有时间同我谈话吗？” “这个时候给您打电话合适吗？” “您能抽出点儿时间听听我的话吗？” 如果对方说“现在不行”，则不宜坚持。“请问我什么时候再和你通电话比较合适呢？”等等。 如果不得不在对方不方便的时候去打搅，应当先致歉并说明原因。 *