XX集团有限公司会议管理规定.docVIP

XX集团有限公司 公司会议管理办法 版次：EH004-200910(T0) 修订： 编制：综合管理部 审核： 批准： 目录 范围 2 职责2 范围 第一条 本制度规定了会议的组织原则、分类方式、管理要求及组织会议的相关人员的职责、权限等内容。 第二条 本制度适用于天津滨海世盛商贸集团公司会议管理。董事会、股东会、党委会等按有关章程规定执行，不受本制度约束。 职责分配 第三条 会议主持者的职责 ◆ 根据会议的规模、性质和内容，做好会前准备，指定专人进行会议记录。 ◆ 会前宣布会议纪律，会中维持会议秩序、把握会议主题、控制会议时间、得出会议结论，会后监督、检查会议决议、决定的落实情况。 ◆ 坚持民主集中制原则，营造民主气氛，引导与会人员围绕主题积极发言。 第四条 会议召集者（或部门）的职责 ◆ 组织确定会议时间、地点及参加人员、会议议题、安排会议议程，下发会议通知（例行会议可免发通知）； ◆ 准备会议所需材料和文件； ◆ 布置会场及安排其它会务工作，协助主持者维持会议秩序，检查考核会议纪律及决议执行情况； ◆ 配合主持者开展与会议有关的其它相关工作。 第五条 参会者的职责 ◆ 根据会议议题作必要的调查研究，准备发言材料。 ◆ 在规定的时间内充分发表自己的观点和意见。 ◆ 遵守会议纪律，倾听别人的发言，协助主持者完成会议议题并形成决议。 ◆ 按要求及时传达和执行会议精神，并及时向会议主持者和召集者（或部门）汇报决议执行情况。 第六条 记录者的职责 ◆ 熟知会议记录的基本格式和要求，了解会议议程。 ◆ 认真做好会议记录，整理下发会议纪要。 会议的组织原则 第七条 公司各类会议必须遵循以下原则： ◆ 信息准确性原则：与会者有义务保证会议议题所需信息数据的准确性和完整性，为会议作出决议提供良好的信息数据基础。 ◆ 优化原则。会议的内容、规模、时间、参加人数必须是能够达到预期目的的最佳选择。 ◆ 紧迫性原则。会议应突出其时效性，选择最佳时期召开，并在预定时间内结束。 ◆ 效率原则。会议必须以最小的人力、物力和时间投入获取最好的效果，会议组织者必须高度重视单位时间内的效率和会议决策的正确性。与会人员的发言出现超时、偏题等现象时主持人必须立即给予制止。 ◆ 信任原则。与会人员必须在相互尊重、相互信任的前提下商讨问题。 ◆ 约束性原则。会议一旦形成决议，未经同级或更高级别的会议做出修正或更改，任何人不能改变会议决议。 会议的分类及组织方式 按会议召开方式的不同可将会议分为两类。即：定期会议和不定期会议。 定期会议（例会）的管理办法： ◆ 定期会议，指按一定规律和方式，周期性组织召开的会议。为确保例会的适宜、有效。例会的确定应本着精简高效的思想，尽量少开。 ◆ 公司级的定期会议应该在综合管理部进行备案 ◆ 例会数量的增减或会议召开的周期需变更时，会议召集部门必须提前（至少5个工作日）报公司级主管领导批准。 ◆ 新增的例会，在第一次会议召开前应明确召开时间、地点、主持人、召集人、参加单位或人员、议题、发言顺序、总时间控制等事项，并报综合管理部备案。 ◆ 本企业现已批准召开的例会，见附录 A“公司级例会内容及相关规定”。 第十条 不定期会议的管理办法 ◆ 不定期会议是指有突发问题需要协调处理或出现特殊事项需要组织研究、协调、探讨、决策时临时组织召开的会议。 ◆ 公司级不定期会议由综合管理部在会议召开前一天下发会议通知，紧急会议可临时电话通知。 会议安排会议安排会议安排会议安排 第十一条 安排会议坚持小会服从大会，局部服从整体的原则。各部门组织的不定期会议应服从统一安排，会议的时间、地点和主要参会人员等不应与公司确定的例会冲突，在会议召开前，会议召集部门应及时向综合管理部申报，经确认无冲突后及时做好会前准备，确保会议顺利召开并取得良好效果。 公司内各部门需要使用会议室时，应严格按照公司办的统一调配使用，任何部门未经允许不得擅自使用会议室 。 第十三条 会议室的使用者应爱护会议室的设施，保持会议室清洁；用后应及时锁好门窗，任何人不得将会议室的桌椅、茶具、烟缸等设施带出会议室。 检查/考核 每次会议应做好会议出席记录，因故不能出席会议者，必须提前向会议主持人请假，未经批准不得擅自不参加或委托他人代参加，否则按旷工处理； 会议必须切实解决问题，形成明确决议，会议记录和出席记录应提交综合管理部备案； 会议结果应在会后3个工作日内形成会议纪要，参会人员或部门各一份，并向上级主管呈报一份。总经理办公会、经营管理月会的会议纪要应抄送董事长。 第十七条 会议期间，任何人手机一律调到振动位置，并不得接听。确有特殊情况时必须征得主持人同意。 会议一旦形成决议，